Нужен ли путевой лист на личное авто в служебную командировку
Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.
Обратите внимание: хотя специалист Минфина и настаивает на применении норм, утвержденных Минтрансом, они все-таки рекомендованные. К тому же для автомобилей, выпущенных после 2022 г., нормы расхода ГСМ не установлены.
Новые путевые листы на легковые автомобили
О путевых листах на грузовые автомобили мы рассказывали в нашей консультации, где приводили также образец заполнения «грузового» путевого листа. В этом материале расскажем о форме путевого листа легкового автомобиля в 2022 году.
Однако необходимо учитывать, что данная форма не является обязательной. Организация может разработать форму бланка путевого листа самостоятельно, обеспечив наличие в нем следующих обязательных реквизитов (п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2022 № 152, Письмо Минфина от 25.08.2022 № 03-03-06/2/161 ):
Путевой лист легкового автомобиля: как правильно заполнить новый бланк 2022 года
Из этого документа он определяет кто владеет или использует машину, куда она следует и т. д. Данная информация нужна и администрации компании, чтобы определить используется автомобиль по назначению или нет.
На лицевой стороне также расположены графы для механика. Сначала он проверяет исправность автомобиля, проставляет данные спидометра и количество топлива на начало дня и заверить эти сведения проставлением подписи.
Инструкция: заполняем путевой лист легкового автомобиля
За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.
Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Следовательно, если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка быть должна. А если же сотрудник добирается до основного места работы на своей собственной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи быть не может.
Оформление путевого листа при использовании личного автомобиля для служебных целей
Для выплаты этой самой компенсации Вам необходимо подготовить целый ряд документов:
1. Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы
2.Должностная инструкция Ваших сотрудников (где четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки)
3.Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.но можно эти моменты оговорить и в трудовом договоре
4.Приказ директора об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.
Добрый день!
Когда Вы задаёте вопрос, не забывайте, пожалуйста, о правилах форума. Напомню: мы стремимся создать на нашем форуме доброжелательную атмосферу. Поэтому у нас принято здороваться, а также говорить «спасибо» и «пожалуйста». Уважительное отношение к форумчанам, экспертам и модераторам — требование правил форума.
Заполнение путевого листа личного автомобиля в служебных целях
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.Обратим внимание также на Письмо N 57 , в котором даны разъяснения об условиях выплаты и оформления компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок. Хотя это письмо было выпущено до введения нового ТК РФ, отдельные его положения до сих пор цитируют сотрудники официальных органов в своих разъяснениях и в судебных решениях.Согласно п. 1 Письма N 57 выплата компенсации за использование работниками личного транспорта производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
Во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами мы рекомендуем использовать унифицированную форму. Обратите внимание! За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, больничном, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письма Минфина РФ N 57, от 16.05.2022 N 03-03-01-02/140, МНС РФ от 02.06.2022 N 04-2-06/[email protected], от 22.02.2022 N 20-12/016776). Оформляем договор аренды При использовании личного транспорта сотрудника для служебных целей заключается договор аренды между организацией и этим сотрудником.
Бланки: Путевой лист служебного (специального) легкового автомобиля ф
3.4.3. Диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) отмечает в графе 3 «Время возвращения» в соответствующей строке фактическое время возвращения автомобиля в гараж, в графе 4 «Время в наряде» — время в наряде (по формуле: гр.4=гр.3-гр.2), в графе 7 «Суточный пробег» — суточный пробег (по формуле: гр.7=гр.6-гр.5), в графе 14 «Расход топлива по норме» — расход топлива по норме (по формуле: гр.14 = линейная норма х гр.7), в графе 15 «Расход топлива фактически» — фактический расход топлива (по формуле: гр.15=гр.8+гр.12-гр.9), в графе 16 «Расход топлива — экономия, перерасход» — экономия (+) или перерасход (-) (по формуле: гр.16=гр.14-гр.15) и удостоверяет правильность заполненных реквизитов своей подписью в графе 21 «Подпись диспетчера».
3.2.2. Диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) записывает в графу 1 «Число» — число, в графу 2 «Время выезда» — фактическое время выезда, в графу 5 «Показания спидометра при выезде» — показания спидометра при выезде, в графу 8 «Остаток топлива при выезде» — показания остатка топлива в баке при выезде.
Как правильно заполнить путевой лист легкового автомобиля
- Тип автомобиля и марка – Toyota Corolla, легковой.
- Модель прицепа, при наличии.
- Регистрационный знак, присвоенный автодорожной инспекцией – п234тп25.
- Гаражный номер. Такой номер присваивается автомобилю в том случае, если организация владеет несколькими моделями автотранспорта.
- Данные спидометра в начале рабочего дня и при возврате в гараж – 146000-146280.
- Время выезда и возвращения – 07.30-16.30.
- Данные о расходе топлива – остатки при выезде и возвращении, в сравнении с нормой.
Путевой лист – это специальный унифицированный бланк, утвержденный Госкомстатом и предназначенный для использования в бухгалтерском учете расходов. В этом документе фиксируются расход топлива и смазочных материалов, отмечается пробег автомобиля, его технические характеристики и прочие данные, которые в дальнейшем служат обоснованием затрат на обслуживание транспорта.
Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа
Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.
При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.
Порядок заполнения путевых листов при использовании личного автомобиля в служебных целях
Для целей оформления путевых листов не имеет значения, на каких основаниях служебный легковой автомобиль привлечен к деятельности организации: приобретен в собственность, получен по договору лизинга, получен по договору аренды (в т.ч. заключенному с физическим лицом, работником или неработником организации), получен по договору безвозмездного пользования (в т.ч. заключенному с физическим лицом, работником или неработником организации). Использование работником личного легкового автотранспорта не обязывает нанимателя заполнять путевой лист Однако из вышеуказанного правила существует одно исключение.
Это случаи использования работником с разрешения нанимателя личного легкового автомобиля в служебных целях. Так, на основании ст.
В сложившейся ситуации нужно будет отразить о превышении лимита в налоговом учете. Сотруднику полагается выдать разницу сумм лимита и превышения. В противном случае сотрудник должен погасить сумму превышения из собственных средств. Компенсация расходов Одним из наиболее распространенных способов стало использование личного автомобиля в служебных целях, который основан на указаниях статьи 188 Трудового кодекса. В ней отмечено, что компания должна выплатить компенсацию, если работник использует свой личный автотранспорт и интересах работодателя. Но работник должен так поступать с его согласия и ведома.
Также не установлено, что путевые листы являются первичными учетными документами. Кроме того, в путевом листе не предусмотрено наличие всех обязательных для первичного учетного документа реквизитов. Справочно: первичные учетные документы должны содержать следующие сведения (п. 2 ст. 10 Закона РБ от 12.07.2022 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»): – наименование документа, дату его составления; – наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции; – содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях; – должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи. Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
Бланк путевого листа легкового автомобиля (форма 3)
Путевой лист – главный документ, для создания первичного учета, который контролирует совместно с ТТН при транспортировке продукции критерии работы автомобиля и водителя. Помимо этого бумага позволяет правильно начислить з/п водителю, а также обеспечения итогового счета за транспортировку груза. Его выписывает диспетчер в единственном экземпляре раз за смену. Форма бланка путевого листа легкового автомобиля выглядит следующим образом:
Законодательство Российской Федерации постановило, что нужно использовать путевой лист форма 3. Это постановление было создано 28.11.97 №78. Однако, если компании неудобно пользоваться им, то они могут разработать собственный вариант. Документ содержит информацию следующего характера:
Нужен ли путевой лист при использовании личного авто
Если работник отправляется в командировку он должен указать все расходы в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках), а именно Расходы на проезд подтверждаются:
В каких случаях Можно ли признать в целях налога на прибыль расходы на выплату компенсации сотрудникам, использующим личные автомобили для служебных целей, если путевой лист отсутствует (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) Если путевого листа нет нельзя в соответствии с Письмо Минфина России от 13.04.2022 N 14-05-07/6 «О компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок»Финансовое ведомство разъясняет, что для получения компенсации работник представляет в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведет учет служебных поездок в путевых листах.
Вы здесь
Для того чтобы использовать автомобили, находящиеся в собственности или распоряжении компании, ее водителю во время поездки надо при себе иметь путевой лист автомобиля. Он не только входит в состав обязательных бланков, которые при проверке запрашивают дорожными инспекторами, но является первичной формой по учету работы автомобиля и основанием для расчета зарплаты водителю и списания топлива.
На небольших предприятиях, на которых в распоряжении фирмы находится только служебный транспорт (например, автомобиль руководителя), допускается выписка этого бланка на несколько дней. Также один документ может быть оформлен на длительный период, если автомобиль используется при командировке.
Использование служебных легковых автомобилей должно быть оформлено путевым листом
5. Заполнение всех необходимых сведений в путевых листах производят уполномоченные автомобильным перевозчиком лица. При этом реквизиты, по которым информация отсутствует или не ведется учет, можно не заполнять. В путевые листы допускается вносить дополнительную информацию (реквизиты), которая не должна препятствовать прочтению иных записей.
3. Путевой лист служебного легкового автомобиля может оформляться водителю сроком до 1 календарного месяца при условии сдачи путевого листа за предыдущий период работы. Следовательно, организация может выбирать в пределах месяца любой период, на который будет выписываться путевой лист (день, неделя, декада, месяц или другой).
Служебные поездки: нужен ли путевой лист, если автомобиль в личной собственности сотрудника
Подпункт 14 пункта 1 статьи 251, пункт 49 статьи 270 и пункт 1 статьи 252 НК РФ гласят, что расходы компании на выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника в служебных целях, произведенные за счет средств работодателя, не нужно включать в налоговую базу по налогу на прибыль.
- документами о принадлежности транспортного средства сотруднику на праве личной собственности;
- расчетными данными о суммах компенсации;
- документами о фактическом использовании личного имущества работника в интересах компании (путевыми листами);
- документами о суммах понесенных сотрудником в служебной поездке расходов.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля форма-3
Все эти листы должны заполняться по определенным правилам, оговоренным Приказом № 152 профильного министерства от 18.09.2022 г. Нормативный акт предполагает выписку документа на текущую смену либо рабочий день. Однако, практика показывает, что часто требуются документы на более длительный срок, например, для дальних служебных командировок или длительных переездов.
Водителя к заполнению не привлекают. От него требуется проверка правильности внесенных данных, что подтверждает подписи во время приемки/сдачи ТС и получении путевого листа. Новая путевка должна выписываться водителю лишь после возвращения предыдущего экземпляра в единственном числе.