Когда составляется график отпусков на следующий год

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — График отпусков в организации: правила составления и основные нюансы, которые следует учитывать. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

На основании правил, сформулированных в абзаце 1 указанной статьи ТК РФ, утверждение графика отпусков должно происходить не менее, чем за две недели до начала нового календарного года. В случае наличия в организации профсоюзного объединения или иного приравненного к нему объединения работников, направленного на защиту интересов всех сотрудников организации, сформированный график отпусков должен первоначально пройти согласование в данном объединении.

Содержание

Правила составления

на основании специально утвержденной в организации формы графиков отпусков (утверждается специальным приказом руководителя организации в числе первоочередных документов кадрового типа).
использование специальной формы Т-7, которая была утверждена в 2022 году Госкомстатом РФ в рамках Постановления «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Порядок оформления

соблюдение требований положений статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой, составление графика отпусков является обязательным действием как для работодателя, так и для его работников;
необходимость стабилизации существующего трудового процесса своих сотрудников тем или иным работодателем с целью исключения возможных случаев остановки профессионального трудового процесса;
необходимость упорядочивания рабочего процесса для того, чтобы на время отсутствия того или иного работника полностью исключить возможность остановки того сектора экономической или производственной деятельности организации, за который ответственен отсутствующий работник.

Утверждение графика происходит после его окончательного согласования и оформления. Обычно это делает директор или иное уполномоченное лицо. На документе также проставляется подпись начальника кадровой службы, так как он является ответственным за разработку и оформление документов.

Сроки составления плана на очередной год

сбор информации о планах сотрудников по поводу ухода на отдых. Работники могут предоставлять необходимую информацию несколькими способами. Например, специалисты кадровой службы предоставляют бланк будущего графика, где вносятся данные сотрудниками и пожелания о периоде ухода в отпуск. Руководитель отдела знакомится с предварительным графиком и, если нет никаких противоречий, подтверждает его;
составление на основе собранной информации окончательного варианта графика;
утверждение руководителем;
ознакомление работников с готовым документом.

Как правильно оформить календарь отпусков по ТК РФ?

Для удобства и правильного распределения полномочий, между работниками составляется график отпусков. Общая информация этого положения помогает всем сторонам трудовых отношений понимать, как происходит рабочий процесс в отсутствие некоторых сотрудников пока они прибывают в отпуске. Как составить такой график, обязателен ли он для соблюдения?

Важный факт: согласно ст. 123 ТК РФ работодателю необходимо учитывать пожелания сотрудников относительно сроков и времени предоставления оплачиваемых отпусков. При наличии жалобы в профсоюзную организацию со стороны работников, от него может быть потребован пересмотр установленного графика.

Кем составляется график отпусков

Также существуют отдельные категории работников, обладающие правом получения оплачиваемого отпуска вне установленного графика по собственному заявлению. К таким категориям лиц относятся, например, беременные женщины, которые имеют право потребовать от работодателя предоставления оплачиваемого отпуска перед началом отпуска по беременности и родам. Кроме этого, требовать от работодателя предоставления отпуска имеют право и супруги беременных женщин на любую дату, приходящуюся на их отпуск. В таком случае, работодатель может потребовать от сотрудника документальных подтверждений наличия у его супруги такового отпуска.

Порядок составления графика отпусков

Также, сотрудник может просить перенесения отпуск у работодателя самостоятельно. При этом за работодателем сохраняется право отказать работнику в переносе оплачиваемого отдыха по собственному желанию, за исключением следующих ситуаций:

График отпусков на следующий год должен быть утвержден за две недели до наступления этого года. Получается, что для 2022 года это надо сделать в середине декабря 2022-го. Дедлайн выпадает на 18 декабря 2022 г. В Минтруда (письмо N 14-2/ООГ-9399) рекомендовали заниматься графиком отпусков заранее, чтобы не допустить просрочек.

До какого срока нужно успеть оформить

Если это все-таки случилось, и график не успели утвердить за две недели до Нового года, то на организацию наложат штраф 35000–50000 руб. Если с утверждением графика опоздал ИП, ему грозит штраф 1000-5000 руб. Точно такому же взысканию может быть подвергнуто лично руководство компании.

Кто составляет

несовершеннолетние (до 18 лет);
супруги военнослужащих;
мужчины, у которых жены пребывают в декретном отпуске;
многодетные матери с детьми младше 12 лет;
родители ребенка с инвалидностью, не достигшего возраста 18 лет;
ликвидаторы последствий аварии на ЧАЭС;
почетные доноры;
совместители — если берут отпуск на дополнительном месте работы (он должен совпадать по времени с отпуском на основном рабочем месте);
ветераны.

Ответ: нет, не обязательно, поскольку в шапке раздела «Утверждаю» руководитель оставляет подпись, которая и выполняет роль приказа. Следуя из этого, острой необходимости в дополнительном приказе не существует. Также см. «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».

В маленьких организациях практикуют предварительный опрос сотрудников, где они могут выразить пожелания относительно времени года своего отпуска. Но во избежание больших разногласий, инспекторы по труду дают рекомендации все же не довольствоваться словесным опросом, а фиксировать его документально с подписью каждого работника. Это будет подтверждением того, что он не возражает против предложенного времени отпуска. Предварительная форма графика отпусков на 2022 год доступна в Интернете, но такой заполненный документ в любом случае подлежит дальнейшему согласованию с руководителем. Далее мы также приведем пример заполненного графика на предстоящий год.

Два отпуска

Каждый работник предприятия имеет законное право на ежегодный отпуск. Во избежание остановки предприятия, в случае если все сотрудники одного профиля изъявят желание отдохнуть в одно время, составляют график отпусков. Это гарантирует работникам соблюдение их прав и в то же время защищает интересы руководства. До какой даты составлять график отпусков на 2022 год? Как его заполнить и утвердить? Расскажем и приведем образец, который вы сможете скачать.

Многих интересует вопрос, нужен ли приказ об утверждении графика отпусков? Нет, не нужен. Так как форма Т7 содержит в шапке раздел «Утверждаю», где руководитель ставит свою подпись, она сама является приказом, так что необходимости в еще одном дополнительном приказе нет.

начальник и заместитель не могут уйти в отпуск одновременно
в подразделении должно оставаться такое количество сотрудников, которое может поддерживать его нормальное функционирование
одновременно не могут уйти в отпуск специалисты одного профиля
накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей
не нужно возлагать обязанности работника находящегося в отпуске на того, кто имеет право уйти в отпуск вне очереди
распределять отпуска нужно так, чтобы не страдал рабочий процесс и сотрудники

Как перенести отпуск сотруднику?

График отпусков организации является локальным актом, в котором содержится информации об очередности отпусков работников всех структурных подразделений. Для его составления существует определенная форма, а образец графика отпусков можно найти в интернете. Каждое структурное подразделение организации имеет свой график отпусков. Так делается на многих предприятиях, и эта схема считается самой удобной: сначала руководители отделов составляют свои графики в зависимости от потребности отдела в количестве необходимого персонала, а потом уже отдел кадров корректирует поданные графики с учетом существующих льгот.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

сотрудники, возраст которых не достиг 18 лет (ст.178 КЗоТ);
матери двух и более детей возрастом до 12 лет, независимо от наличия отца и его участия в воспитании детей, отцы, опекуны либо попечители, занимающиеся воспитанием 2 и больше детей до 12 лет без участия матери (ст.1721 КЗоТ);
мужья во время пребывания его жены в отпуске в связи с беременностью и родами (статья 123 ТК РФ);
почетные доноры России (Закон № 5142-I от 09.06.1993);
лица, пострадавшие в результате аварии на ЧАЭС или получившим суммарную дозу радиационного облучения свыше 25 сЗв (Закон №1244-I от 15.05.1991 и Закон № 2-ФЗ от 10.01.2022 соответственно);
ветераны труда и войны (в т. ч. инвалиды войны);
ветераны боевых действий, происходивших на территории других стран, (в т. ч. получившие инвалидность как следствие своего участия в боевых действиях);
лица, получившие почетное звание Героя войны или Труда как в СССР, так и в РФ, полные кавалеры орденов Славы и Трудовой Славы.

Правила составления графика отпусков

Это не означает, что сотрудник волен диктовать условия при выборе отпускного периода. Руководство предприятия имеет право устанавливать время отдыха для работников таким образом, чтобы обеспечивалось выполнение производственных задач. Так, ограничения относительно количества сотрудников, одновременно отсутствующих на работе, в графике отпусков должны быть учтены.

Сроки

Любые изменения в графике вносятся на основании отдельного приказа руководителя. Вновь поступившие работники могут вноситься как в основной список (на основании приказа об изменениях в очередности предоставления отдыха), так и в дополнительный, который прилагается к основному.

Чтобы избежать штрафов – не доводите до двух лет просрочку по отпускам сотрудников. Необходимо включить эти периоды в график отпусков, согласовав их при этом с работником. Либо по письменному заявлению заменить его денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.

Когда и на какой период утверждается

Заполнение документа нужно начинать с указания полного наименования компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа от этой строки располагается поле, в которое фирмы также обязаны заносить еще присвоенный им код по справочнику ОКПО.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2022 год

График отпусков – это локальный нормативный акт, который должен быть на предприятии не только потому, что так требует законодательство, а также для обеспечения процесса непрерывного производства и недопущения остановки процесса из-за нахождения ключевых работников в отпусках.

Тем не менее, не всегда составленный документ остается неизменным в течение всего года. Могут возникнуть обстоятельства, требующие внесения в форму Т-7 новых данных (например, при приеме на работу нового работника).

Если был принят новый работник

Что делать в этой ситуации? Как было отмечено выше, по закону отдых трудящемуся предоставляется на основании графика. И составляется он за две недели до конца года. Однако часто работодатели принимают на работу новых работников после утверждения графика. Поэтому человек, пришедший в фирму, например, в январе, в документе учтен не будет (т. к. его составляли в декабре). Но через шесть месяцев принятый на работу в январе сотрудник может воспользоваться правом на отдых.

Форма Т-7

Т. к. дополнение — это приложение к основному документу, то его следует утвердить в том же порядке. Сначала его визирует начальник отдела кадров. Затем документ согласовывается с профсоюзным органом (если он есть). После этого дополнение утверждает своей визой руководитель организации.

организационные особенности имеющихся производств в компании. К примеру, конвейерные технологии, применяемые в цехах, не позволяют массовое предоставление отпусков в летний период — это может привести к снижению объема выпуска, а, следовательно, и прибыльности в целом. Или напротив, уход персонала, занятого на сезонных работах в отпуск в периоды затишья – весьма грамотный ход, способный обернуться заметной экономией ресурсов.