Как сшить документы на 5 дырок пошагово

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Как правильно сшить документы. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

В две дырки

1. Сделайте в стопке 2 отверстия дыроколом, шилом или толстой иглой.
2. Протяните через оба отверстия нить таким образом, чтоб оба её кончика находились сзади.
3. Натяните нить, завяжите концы двойным узлом сзади папки.
4. Конец нити (5-7 см) отведите в сторону и заклейте маленьким листом бумаги.

1. Пишите номера только арабскими цифрами.
2. Начинайте с номера «1» на первом листе.
3. Будьте внимательны, не пропускайте листы — прежде чем указывать номер следующего листа убедитесь, что не пропустили пустую страницу.
4. Количество сшитых страниц числом и прописью указывают на листочке «Прошито и пронумеровано».

Как пронумеровать сшитые бумаги

1. Пробейте шилом 3 дыры на расстоянии 3 см друг от друга.
2. Переверните листы и протяните нитку через центральное отверстие.
3. Затем проведите её через верхнее отверстие.
4. Оттуда протяните нить в нижний прокол, но с тыльной стороны.
5. Натяните нить и повторно проведите через центр на тыльную сторону.
6. Завяжите с тыльной стороны двойной узел, остаток нити заклейте листочком «Прошито и пронумеровано.

• распечатать документ, упорядочить листы;
• пробить дыроколом дыры;
• продеть нить;
• сделать узел на нитке (должен находиться не на лицевой стороне);
• из файла сшивки вырезать лист;
• приклеить его поверх узла таким образом, чтобы кончики верёвки не были полностью закрыты (они должны оканчиваться ниже);
• заполнить лист прошивки.

В две дырки

Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей неизменность документации. К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:

Как прошивать документы в три дырки

Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета. Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам.

• Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
• Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
• Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
• Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
• Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
• Нотариально удостоверенные копии и переводы;

• иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
• плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
• обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
• бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
• канцелярский клей;
• ножницы.

Подготовительные работы

Довольно часто предприниматели и предприятия сдают документы в сшитом виде по разным инстанциям. Большинство государственных организаций требуют определенный пакет документов, который обязательно должен быть сшит по всем нормам и правилам. Особенно важно соблюдение этих тонкостей при сдаче документации в налоговую, архив, регистрации предприятия, заверки документов у нотариуса. Для подготовки такой сшивки нужно владеть не только навыками и техникой сшивки, необходимо знать правила, последовательность подготовки документов.

1. Распечатать и сложить листы по порядку;
2. Использовать дырокол для образования небольших дыр;
3. Продеть нить в дыры так, чтобы оставалось место для узелка на лицевой стороне;
4. Из листа прошивки вырезать небольшой лист и приклеить его сверху узла так, чтобы концы нити выглядывали из-под него.

В две дырки

1. Выполнить иглой проделывание дырок;
2. Просунуть иголку с изнаночной стороны через дырочку номер два;
3. Просунуть нитки в первое отверстие справа;
4. После игла отправляется в два отверстия справа;
5. Затем игла отправляется в третью дырку справа;
6. После чего происходит переход на левый протокол;
7. Переход к третьему отверстию;
8. Необходимо проделать вывод на обратную сторону и зафиксировать узлом.

В четыре дырки

• Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
• Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
• Ножницы и клей.
• Дырокол.
• Иглы различных размеров, нитки, шило, веревки или шпагат.

Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

Советы по прошивке документов

Учитывается и расстояние между отверстиями. Оптимальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см. Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заранее намечают, где нужно сделать отверстия. Однако разлиновка не всегда помогает. Например, скошенные отверстия нередко возникают при подшивании очень толстых документов или журнала. В работе с ними следует применять шило и действовать крайне аккуратно. Используемую нитку лучше вдеть в иглу – она поможет правильному и точному введению.

Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись. Поверх надписи ставится штамп учреждения. Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа.

На сегодняшний день общих нормативных принципов сшивания документации по ГОСТу не предусмотрено. Главный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», содержащий в себе терминологические определяющие документооборота, не регламентирует порядок прошивки официальных бумаг.

Законодательное обоснование

Как правильно прошить и считать листы в прошитом документе? Процесс нумерации не вызывает серьезных проблем у делопроизводителя. Нумерация производится черным карандашом. Использовать чернила не допускается. Основные принципы верного указания номера заключаются в следующем:

• Сгруппированные дела занимают меньше места.
• Ими удобнее пользоваться.
• В пронумерованных и сшитых бумагах трудно заменить листы – это обезопасит компанию от мошенничества и упростит процедуру официальных проверок.
• Если бумаги прошиты некачественно, это может стать причиной для отказа в партнерской работе компании.

Пошаговая инструкция сшивания

Нить вдевается в среднее отверстие с тыльной стороны, оставляя кончик, длиной около 10 см. Иглу нужно направить в первую дырку, выведя ее с тыльной стороны, и вдеть ее во второе сверху отверстие, а затем вывести в среднее. Теперь один край готов.

В четыре дырки

Четыре отверстия нужно расположить на расстоянии 1,5-2 см друг от друга, а затем продеть нить с тыльной стороны второго отверстия. После вдеть иглу в первый прокол, затем снова второй, третий, четвертый и вывести в третье отверстие. Кончики связать между собой и опломбировать.

Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне:

Минфин «показания» довольно часто меняет, например на этот случай было выпущено письмо Минфина от 07.08.14 г. № 03-02-РЗ/39142. В нем говорится о том, что заверить можно всю прошивку, оставив отметку на последнем листе.

Как сшивать документы правильно

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

• Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм.
• При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.
• Обязательна надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____ листов», где вместо прочерка ставят количество листов.
• Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.
• Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Необходимые материалы для прошивки документов

Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Какие документы регулируют прошивание

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Постановление Правительства РФ №439 имеет общую теорию, для чего это нужно, и каким образом это происходит, однако закон РФ «Об архивном деле» описывает только обязанность всех организаций сохранять документацию, но в законе, каким образом следует это производить не указано. Приказ № 02 – 213 «По делопроизводству в ЦБ» также описывает стандарты хранения документов в архиве во всех банках. Как прошить устав для налоговой, диктует условия налоговая инспекция. Налоговая служба также контролирует сохранность документов для физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Заверить документацию обязан ответственный сотрудник, без этого не получится отдать документацию на проверку либо отправить на сохранение. При этом нельзя допускать ошибки, ведь при проверке может появиться много проблем. Поэтому лучше не упускать данный момент.

Как прошить конверт с секретными документами

Важно! Сотрудник, который подписывает документацию, берет на себя всю ответственность за ее подачу и содержание. Ответственность можно переложить на другого сотрудника, но только при наличии отдельного приказа.

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.
Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей). В некоторых случаях края оттиска печати и нити также заливаются клеем, но к такой мере прибегают только при оформлении бухгалтерских документов повышенной важности. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные.

Кто может заверить прошитые документы

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей. Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2022 год».

В четыре дырки

Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии. Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию. При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.

На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

Правила прошивки документов

Для наклейки применяется канцелярский клей (он же жидкое стекло). После этого ставятся подпись и печать, которые должны выходить за границы стикера. В некоторых случаях края оттиска и нити после этого дополнительно заливаются клеем сверху.Но это чаще делается с бухгалтерскими документами, которые обладают наибольшей важностью при отчётности.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.

Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов». Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Нумерация листов

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.