Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Для каких документов можно применять факсимильную подпись. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2022). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.
Что такое факсимиле и зачем оно нужно
В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.
Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле
Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2022), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).
При этом обращаем внимание на то, что трудовое и гражданское законодательства являются самостоятельными отраслями. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений с помощью применения норм гражданского законодательства противоречит ст. 5 ТК РФ, не предусмотрено ст. 2 ГК РФ и, следовательно, невозможно. В то же время ТК РФ не содержит и прямого запрета на использование факсимильной подписи на кадровых документах.
Необходимо ли наличие личной подписи руководителя на первичных кадровых документах, либо достаточно факсимильной подписи?
Что касается иных кадровых документов (приказов о приеме на работу, об увольнении, о направлении в командировку, заявлениях сотрудников), полагаем, что использование факсимиле руководителя при их подписании законодательству не противоречит. Такой вывод подтверждается и судебной практикой. Так, например, в апелляционном определении СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 16 мая 2022 г. по делу N 33-2693 суд указал, что использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства. Вместе с тем мы не исключаем, что при возникновении спора доказательственная сила таких документов может быть поставлена судом под сомнение*(3).
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Таким образом, определенный ТК РФ порядок оформления трудового договора устанавливает, что от имени работодателя — юридического лица трудовой договор должен быть подписан либо органами управления юридического лица, либо иными уполномоченными лицами.
Указанный вывод подтверждается и судебной практикой. Так, суд обоснованно отклонил довод ответчика об отсутствии трудовых отношений с истцом, представившего трудовой договор, подписанный с использованием факсимиле. Несмотря на отсутствие в штатном расписании должности истца и сведений о начислении и выплате заработной платы, суд установил факт наличия трудовых отношений по другим документам. Судом исследовались доверенности, выданные на имя истца, определения судов, в которых истец поименован в качестве юрисконсульта организации, приказы о привлечении истца к дисциплинарной ответственности, сертификат о прохождении курса обучения, а также показания свидетелей (Апелляционное определение Московского городского суда от 24.07.2022 по делу №11–15083).
Вместе с тем, применение «факсимиле» вместо собственноручной подписи руководителя может повлечь неблагоприятные последствия для работодателя со стороны государственной инспекции труда, которая может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
Использование факсимиле при оформлении других кадровых документов
В то же время, если работник был фактически допущен или приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, то, несмотря на ненадлежащее заключение трудового договора или его полное отсутствие, считается, то трудовые отношения между работодателем и работником возникли.
А по мнению Минфина России компания и вовсе не обязана проводить почерковедческую экспертизу подписи контрагента, так как НК РФ не содержит такой обязанности (письмо от 23.04.10 № 03-02-07/1-187). С мнением финансового ведомства согласны и суды (постановление ФАС Московского округа от 16.07.12 № А40-121590/11-129-502).
Практика показывает, что наиболее частые претензии налоговики предъявляют к подписи лица, проставленной на документе. При этом в законодательстве не содержится требований к личной подписи, например, о количестве символов, наличия инициалов и пр. На что обращают внимание налоговые инспекторы, проверяя документы?
Можно ли заверять кадровые документы факсимиле?
Существуют случаи, когда наличие трудовой книжки спрашивают определенные инстанции. Например, она нужна в банке при оформлении кредита. Множество госслужб для оказания госуслуг требуют предъявить документ о занятости гражданина. В подобных ситуациях руководитель предприятия обязан предоставить заверенную копию трудовой книжки.
Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле
Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. Согласно данной норме, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Договор – это письменная форма оформления сделки между физическими и юридическими лицами, либо только между юрлицами. Этот документ должен быть заверен подписями всех сторон. Гражданский кодекс не определяет полностью возможность использования факсимиле во время оформления юридических бумаг, однако, в 160 статье ГК есть упоминание об использовании такой подписи. Согласно этой статье факсимиле для заверки любых бумаг можно использовать только если до этого стороны заключили соглашение, которое разрешает право использования факсимильной подписи, и оно должно быть подписано сторонами соглашения собственноручно.
Рекомендуемые услуги
Нельзя использовать оттиск факсимиле на налоговых документах (например, декларациях); финансовых документах (векселя, доверенности, платежные поручения, банковские карты). Также факсимиле не сделает законными заявки на гранты, участие в торгах или тендерах и документы, для этих заявок оформленные.
Можно ли ставить факсимиле в трудовые договора?
Неправильное использование факсимиле может привести к тому, что документ признают недействительным. Поэтому оформите возможность использования оттиска подписи и улучшите производительность в своей компании законно.
10 Правил ведения трудовых книжек при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются ¬подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.
Можно ли ставить факсимильную подпись в трудовой книжке
Судебные решения, упоминаемые в статье, можно найти: Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.
Оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи
Несмотря на то что факсимиле полностью воспроизводит подпись, использовать его для заверения всех документов нельзя. В статье мы рассмотрим особенности применения этого вида подписания бумаг в кадровом делопроизводстве.
Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.
Однако, подписание трудового договора при помощи факсимиле не влечет его недействительности.
Трудовой договор будет считаться заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.
Трудовой договор и факсимиле
Таким образом, сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми (хозяйственными) отношениями. В области иных правоотношений, в частности административно-налоговых, использования факсимиле не разрешено.
В Законе № 402-ФЗ в п. 2 ст. 9 обозначены обязательные реквизиты для первичной документации – в числе необходимых и подписи ответственных лиц. При этом штамп факсимильный (подпись директора или главного бухгалтера) не приравнивается к собственноручной визе. Минфин в ряде писем указывает на неправомерность факсимиле-подписи на документах, служащих оправданием по совершаемым сделкам:
Похожие публикации
в письме Минфина от 13.04.2022 г. № 03-03-06/20808 говорится, что на документах, связанных с проведением денежных операций, должны стоять собственноручные подписи директора и главного бухгалтера, а факсимиле и электронные копии не будут обладать юридической силой;
podpisanie_pervichnyh_dokumentov_faksimile.jpg
Стандартным способом удостоверения документации является проставление на них подписей руководства. Для ускорения процедуры оформления формуляров ГК РФ разрешает использовать средства факсимильного воспроизведения подписи. В ст. 160 ГК РФ указано, что в отдельных случаях допускается пользование факсимиле, юридическая сила такой подписи будет действительна при условии, что этот вариант оформления документации предусмотрен законодательством или соглашением между участниками сделки.
Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно вышеуказанной норме Кодекса не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.
Представительство в арбитражном суде
В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации» (Письмо ФНС от 07.04.2022 N 03-1-03/557/11)
Cудебная практика относительно факсимильной подписи
«В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.
Прежде всего отметим, что нормы трудового законодательства не содержат определения понятия «факсимиле», а также не предусматривают порядок или возможность его применения. Одним из немногих нормативно-правовых актов, в котором упоминается факсимиле, является Гражданский кодекс: использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
При этом по вопросу использования факсимиле со стороны работодателя в трудовом договоре существуют две точки зрения. Согласно одной из них использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, поскольку статья 67 Кодекса предусматривает именно подписание сторонами документа, то есть проставление собственноручной подписи; под факсимиле же понимается аналог подписи. Сторонники другой точки зрения полагают, что, поскольку трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимильной подписи при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно.
Факсимиле на соглашении о совмещении
В настоящее время основным документом, регламентирующим состав обязательных реквизитов, придающих документу юридическую силу, является ГОСТ Р 6.30-2022 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»*(1). Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. В том случае, если управленческая документация оформляется на машинных носителях, используется ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».