Расчеты С Подотчетниками С 01072022

Расчеты с подотчетниками — проводки, примеры, законы

Если по факту сдачи авансового отчета было выявлено, что сотрудник израсходовал средств больше, чем ему было выдано ранее, предприятие осуществляет доплату суммы. В случае обнаружения остатка, его сумма возвращается работником через кассу.

Практически ни одна современная организация в ходе своей деятельности не обходится без операций с подотчетными лицами. Выдача наличных на хозяйственные нужды, возврат неиспользованных командировочных средств — многие предприятия сталкиваются с этим каждый день. В статье мы расскажем о специфике работы с подотчетниками, а также на примерах рассмотрим типовые бухгалтерские проводки.

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.

• получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2022 № 29-Р-Р-6/7859);
• для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
• выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы

• Каждый факт хоздетельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозоперации (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
• Вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
• Первичка составляется непосредственно при совершении того или иного факта хоздеятельности или сразу по его завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
• Предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хоздеятельности (п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ).

• указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2022 № 3210-У;
• приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2022 № 94н;
• законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2022 № 402-ФЗ;
• КоАП РФ;
• Трудовым кодексом РФ.

Расчеты с — подотчетниками

Как все-таки решается вопрос с чеками онлайн-ККТ при оплате товаров подотчетником? Можно ли для выдачи аванса под хозяйственные нужды использовать зарплатную карту работника? Действительны ли чеки со старой ставкой НДС? Ответы на эти и другие подотчетные вопросы — в свежем номере.

Как все-таки решается вопрос с чеками онлайн-ККТ при оплате товаров подотчетником? Можно ли для выдачи аванса под хозяйственные нужды использовать зарплатную карту работника? Действительны ли чеки со старой ставкой НДС? Ответы на эти и другие актуальные подотчетные вопросы — в нашей статье.

Расчеты С Подотчетниками С 01072022

Период можно расширить. В этом случае автоматически будут просмотрены все счета-фактуры за указанный период и отобраны те из них, в которых оплата была произведена данным подотчетным лицом. На основании отобранных документов будет сформирован один авансовый отчет. В авансовый отчет в поле Дата попадает последняя дата выбранного периода.

Сегодня попробовала еще раз.
Товар поставщики привезли сами, приходую товар в магазин по ф-ре от 11.01.07, формируются проводки: 41.2-60.2 и 41.2-42.
31.01.07 подотчетник сдает АО, где по квитанции к п/о данная ф-ра оплачена 22.01.07.
В учете покупок захожу в верхней части экрана в данную ф-ру и в закладке оплата внизу экрана ввожу оплату по АО данного подотчетника 22.01.07. (А может надо 31.01.07, но тогда будут расхождения с актами сверок поставщиков. ) Формируется проводка 60.2-71.2
Вроде все правильно?
Распечатываю АО:
На оборотной стороне вижу оплаты, но в гр.2 и 3 стоят дата и № с/ф, а не п/о или чека, подтверждающего факт оплаты и суммы разносятся по каждой позиции из ф-ры, а не общей суммой п/о. Ведь платим-то общей суммой по всей ф-ре, а не за каждую позицию отдельно?
И еще:
По контрагенту на 01.01.07 была переплата 5470,00.
При оприходовании в январе ф-ры, автоматически формируются проводки: 41.2-60.2 = 10990,00 — Оприходован товар
60.2-60.2 = 5470,00 — Взаимозачет
При вводе оплаты по АО по п/о оставшейся суммы формируется проводка:
60.2-71.2 = 5520.00
А в самом АО на оборотной стороне в гр.2 и 3 так же стоят дата и № с/ф, а не п/о; в гр.4 — наименование товара, в скобках контрагент, вместо НАИМЕНОВАНИЯ ДОКУМЕНТА(расхода); в гр. 5 и 7 полная сумма по ф-ре, а не частичная оплата по п/о; в гр.9 — дебет счета 41.2, а не 60.2.
Т.е. на оборотной стороне АО распечатывается на какую сумму и куда приходуется товар, а должно быть сколько денег и на что потратил подотчетник.
Я правильно понимаю или нет. Я уже замучилась, у нас за все расплачиваются подотчетники, а я никак не могу с этим разобраться.
Помогите, пожалуйста.

Расчеты с подотчетными лицами

Обоснованность расходов подотчетных лиц подтверждается оформлением документов Авансовый отчет , которые также позволяют проконтролировать сумму перерасхода и расхода выданных в подотчет денежных средств.

• Контроль операций с денежными средствами:
  • контроль выданных подотчетному лицу авансов;
  • закупок через подотчетных лиц в разрезе целей;
  • перерасхода денежных средств подотчетным лицом.

• Контроль выданных подотчетному лицу авансов:
  • анализ суммы использованных и возвращенных подотчетным лицом авансов;
  • незавершенных операций с денежными средствами (безналичными/наличными);
  • рекомендации по дальнейшим требуемым действиям ( Оформите авансовый отчет , Оформите выдачу подотчетнику и т.д);
  • контроль остатка задолженности – суммы, за которую подотчетное лицо должно отчитаться в указанный срок.

Учет расчетов с подотчетным лицом в 2022 году

• в строке «Сумма» указывается сумма, возвращаемая работником (рубли — прописью, копейки — цифрами);
• в строке «Основание» делается запись: «Возврат неиспользованных подотчетных денег»;
• в строке «Приложение» проставляются номер и дата АО.

2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 Порядка): подписать РКО должен главбух или иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.

Что изменилось в расчетах с подотчетниками госучреждений

Все права защищены. Полное или частичное копирование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Напомним, что с 2022 года счета бухучета по подотчетникам формируют по-новому. Командировочные выплаты отражают на счете 208.12, поездки спортсменов и студентов – на счете 208.91. Что еще изменилось в расчетах, а также ответы на самые актуальные вопросы по подотчетникам читайте в материале Системы Госфинансы.

С 1 июля 2022 года подотчетники станут приносить больше онлайн-чеков

После 1 июля бланки строгой отчетности, товарные чеки или квитанции больше не будут оправдательными документами. Их заменят онлайн-чеки, которые выдают с помощью ККТ нового типа (Федеральный закон от 03.07.2022 № 290-ФЗ).

С 1 июля 2022 года применять при расчетах с покупателями онлайн-аппараты должны компании на ЕНВД при розничной торговле и общепите. Если такую деятельность ведут предприниматели на ЕНВД или патенте, то онлайн-ККТ станет обязательной, если есть наемные сотрудники.

Учет расчетов с подотчетниками

#3. Учет начислений, удержаний и выплат из зп регламентируются ТК. Основные формы оплаты труда это сдельная и повременная, а также их разновидности. Для организации учета труда и его оплаты необходимо оформить трудовые отношения между организацией и работником. Как правила трудовые отношения оформляются заключением трудового договора (может быть бессрочный или на определенный срок), кроме того работник может работать на основании трудового соглашения или трудового подряда ( в отличие от трудового договора в договоре подряда указывается конкретное наименование работы и срок ее выполнения.

Рассчитывается по ставке 13% , а если работник имеет несовершеннолетних детей, то ему предоставляется вычет на каждого ребенка в размере 1400. Этот вычет действует до тех пор, пока совокупный доход работника с начала года не достигнет 280 тыс руб.

Расчеты с подотчетными лицами

Для этого, в целях обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, организациями используется счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 2022 г. N 33н.

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки

Налоговой проверке подвергаются расчеты с подотчетными лицами. Суть авансовых отчетов это документально подтвержденные расходы наличных средств, которые выдаются сотрудникам на нужды хозяйствования. Как правильно оформлять операцию, чем подтверждаются расходы и где чаще всего находят нарушения, расскажет данный материал.

Процесс проверки позволяет выявить соблюдение требований норм выдачи наличных денег. Подотчетник составляет заявление на имя руководителя с просьбой о выплате средств подотчет, указывая цель расхода средств. Расходный документ должен быть зарегистрирован в кассе фирмы на аналогичную сумму.

Когда нужно выдавать чек ККТ при расчетах с подотчетниками

Налоговая служба разъяснила вопросы необходимости оформления компаниями и индивидуальными предпринимателями чеков ККТ при выдаче работникам зарплаты и при расчетах с подотчетными лицами (письмо ФНС от 10.08.2022 № АС-4-20/15566).

Закон 54-ФЗ не предусматривает необходимость применения онлайн-касс при расчетах между юридическими лицами и ИП (п. 9 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2022 № 54-ФЗ). Но эти положения не распространяются на расчеты посредством банковских кредитных или дебетовых карт.

Подотчет: рассчитываемся с помощью корпоративной карты

Какого-либо законодательно установленного порядка, регламентирующего выдачу средств под отчет с помощью корпоративной карты и представления отчета по их использованию, нет. Поэтому организация должна разработать такой порядок самостоятельно.

С помощью корпоративной карты можно производить операции, перечисленные в п. 2.5 Положения № 266-П, в том числе получать наличные денежные средства для расчетов, связанных с деятельностью компании, оплачивать командировочные и представительские расходы. Следовательно, работник — держатель карты вправе снимать с карты в банкомате наличные денежные средства в пределах и сроках, разрешенных руководителем организации.

Изменения в порядке расчетов с подотчетными лицами с 19 августа 2022 года

Указанием ЦБ РФ от 19.06.2022 № 4416-У внесены изменения в Указание ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Как и прежде, в данном документе содержатся правила работы с подотчетными лицами при выдаче им наличных средств.

Ранее порядок ведения кассовых операций содержал обязательное требование: подотчетное лицо имело право получить новый аванс только при условии возврата ранее выданных средств (абз. 3 пп. 6.3 п.6 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210-У). Теперь абзац с таким требованием полностью исключен из документа.

Расчеты С Подотчетниками С 01072022

К сведению:
На сегодняшний день прошел третье чтение законопроект N 344028-7 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который внесет существенные изменения, в том числе, и в Закон 54-ФЗ.
По нашему мнению, из содержания данного законопроекта не следует, что порядок применения ККТ в ситуациях, подобных Вашей, изменится.

Обоснование позиции:
Согласно п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2022 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Закон N 54-ФЗ) в редакции Федерального закона от 03.07.2022 N 290-ФЗ (далее — Закон N 290-ФЗ) контрольно-кассовая техника (далее — ККТ) применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом N 54-ФЗ.
В соответствии со ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ расчеты — прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги, прием ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей.
Как видим, из буквального прочтения данной нормы следует, что ККТ применяется не только при приеме, но и при выплате денежных средств за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги.
Случаи, при которых не применяется ККТ, приведены в ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Приобретение товаров (работ, услуг) подотчетными лицами в данном перечне не поименовано.
Следовательно, исходя из буквального толкования формулировок Закона N 54-ФЗ, можно сделать вывод, что ККТ применяется и в случае приобретения подотчетным лицом товаров (работ, услуг).
Официальных разъяснений по указанному вопросу в настоящее время нам обнаружить не удалось. При этом ряд экспертов высказывает точку зрения, согласно которой ККТ необходимо применять, в том числе, и при покупке подотчетными лицами организации товаров (работ, услуг) за наличные денежные средства.
Однако, на наш взгляд, из других положений Закона N 54-ФЗ следует, что обязанность применять ККТ все же возлагается на лицо (организацию или индивидуального предпринимателя), осуществляющее реализацию товаров, выполнение работ, оказание услуг.
Так, в силу п. 1 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ ККТ после ее регистрации в налоговом органе применяется на месте осуществления расчета с покупателем (клиентом) в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем (клиентом), за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в сети Интернет.
Соответственно, ККТ применяется при расчетах с покупателями (клиентами). Из положений п. 2 ст. 1.2, абзаца 4 п. 2 ст. 5 Закона N 54-ФЗ также следует, что кассовый чек (документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом) — абзац 9 ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ) выдается (направляется) покупателю (клиенту (заказчику)), а не продавцу (исполнителю).
Косвенно в пользу нашего мнения свидетельствует постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 12.05.2022 N 10АП-5006/17. В нем судьи также отметили, что применение лицами Закона N 54-ФЗ осуществляется при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, при этом в силу п. 1 ст. 39 НК РФ под реализацией товаров, работ, услуг понимается передача на возмездной либо безвозмездной основе права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу.
В письме Минфина России от 28.12.2022 N 03-07-11/87948 рассмотрена ситуация принятия к вычету НДС при приобретении товаров (работ, услуг) через подотчетных лиц. Здесь сказано, что особенности вычета сумм НДС в отношении товаров, приобретенных за наличный расчет сотрудниками организации, НК РФ не предусмотрены. В связи с этим суммы налога по товарам, приобретенным за наличный расчет сотрудниками организации, на основании кассовых чеков онлайн-ККТ, в которых сумма налога выделена отдельной строкой, без наличия счетов-фактур к вычету не принимаются.
Как видим, рассуждая о ситуации проведения наличных расчетов с участием подотчетных лиц, финансовое ведомство говорит о применении ККТ продавцами. Но ничего не сообщает о необходимости применения ККТ приобретающей стороной, то есть покупателем, пусть и через подотчетное лицо. Действительно, применение ККТ еще и подотчетным лицом (как представителем организации) приведет к дублированию. На наш взгляд, это совершенно излишне.
При этом в письме Минфина России от 31.05.2022 N 03-03-06/1/37141 финансисты применили осторожный подход, сообщив (речь шла о произведенных подотчетным лицом затратах), что если при осуществлении расчетов применялась ККТ, то оправдательные документы должны быть сформированы в соответствии с положениями Закона N 54-ФЗ. Но о том, кем должна была быть применена ККТ, в письме не конкретизировано.
Вместе с тем если придерживаться мнения, что чек в этом случае должен быть пробит покупателем, то логично распространить этот принцип и на иные ситуации приобретения организацией товаров (работ, услуг) — то есть не только на наличные расчеты, но и на расчеты с использованием электронных средств платежа. Однако при расчетах с использованием электронных средств платежа сторона, приобретающая товары (работы, услуги), чек не пробивает.
Стоит отметить, что действительно существуют ситуации, когда покупатель обязан применять ККТ и выдавать продавцам кассовые чеки. Так, абзацем десятым п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ предусмотрено, что организации и индивидуальные предприниматели могут производить расчеты без применения ККТ при приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней. Соответственно, при приеме от населения металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней у покупателя (организации или индивидуального предпринимателя) возникает обязанность применять ККТ (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 10.04.2022 N 17-26/2/074079@, постановления Президиума ВАС РФ от 08.02.2022 N 12126/04, Восемнадцатого ААС от 27.04.2022 N 18АП-3297/17). Но, как мы полагаем, такой порядок реализуется в силу того, что население (то есть физические лица, не зарегистрированные в качестве ИП) в принципе не обязано применять ККТ, в то время как факт реализации физлицом должен быть легализован.
Также согласно п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ кассовый чек и бланк строгой отчетности содержат (за исключением случаев, установленных этим законом) указанные в этой норме обязательные реквизиты, среди которых указан признак расчета (получение средств от покупателя (клиента) — приход, возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю (клиенту) — расход, получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, — возврат расхода).
То есть признак расчета «расход» в общем случае проставляется в случае выдачи покупателю (клиенту) средств. То есть ККТ применяет продавец (он же пользователь).
Но стоит признать, что формулировка «покупатель (клиент)» все же неоднозначна в силу того, что если понятие «покупатель» в комментариях не нуждается, то определения, кто является «клиентом», Закон N 54-ФЗ не содержит. Но мы полагаем, что «клиент», упоминаемый в Законе, все же подразумевает покупателя. На наш взгляд, это следует и из определения кассового чека (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ) — первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.
Кроме того, если подотчетное лицо приобретает товарно-материальные ценности (услуги) от имени организации, ему необходима доверенность на их получение либо на представление интересов компании (ст. 182 ГК РФ). Приобретая товарно-материальные ценности без предъявления доверенности, подотчетное лицо фактически действует, как физическое лицо. Поскольку Закон N 54-ФЗ не обязывает физических лиц применять ККТ, то подотчетные лица в рамках взаимоотношений с покупателями могут действовать не от имени вашего учреждения, а от своего имени.
В дальнейшем учреждение может одобрить сделку, заключенную сотрудником без предъявления доверенности (п.п. 1, 2 ст. 183 ГК РФ), — об этом может свидетельствовать принятие и утверждение авансового отчета. По нашему мнению, обязанность применять ККТ в таком случае не возникает (в отношениях с продавцом подотчетное лицо действовало как обычное физическое лицо, а взаимоотношения учреждения с подотчетным лицом не являются расчетами в понимании Закона N 54-ФЗ).
Однако полностью исключать вероятность возникновения претензий со стороны налогового органа в рассматриваемой ситуации мы не можем.