Памятка для подотчетных лиц с июля
Правило 3. Срок выдачи подотчетных средств устанавливается локальным актом предприятия. Но срок возврата средств — это установленная законом норма, он составляет 3 дня (абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У). По истечении срока, на который выдавались средства, в течение 3 дней подотчетник обязан отчитаться и/или вернуть остаток денег предприятию.
Не стоит делать список сотрудников, имеющих право получать в 2022 году, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях.
Разбираемся с новыми правилами для подотчета
Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2022 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2022 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.
С 19.08.2022 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.
Памятка для подотчетных лиц с июля
Чтобы налоговики не решили, что вы отправили сотруднику зарплату, и не потребовали НДФЛ с подотчетных сумм в 2022 году, заполните платежку особым образом. В поле 24 «Назначение платежа» уточните, что перечисленные деньги являются подотчетными. Например, можно делать такие записи: аванс на оплату командировочных расходов, аванс на хозяйственные нужды и т. д. Подотчетнику напомните, чтобы к авансовому отчету приложил не только кассовый чек и документы по расходам, но и слип, который подтвердит оплату с карты.
Ранее порядок ведения кассовых операций содержал обязательное требование: подотчетное лицо имело право получить новый аванс только при условии возврата ранее выданных средств (абз. 3 пп. 6.3 п.6 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210-У). Теперь абзац с таким требованием полностью исключен из документа.
Памятка подотчетному лицу
Приложите к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие суммы фактически понесенных расходов. Проконтролируйте наличие полного комплекта и правильность оформления таких документов.
Часть организаций и предпринимателей обладают законным правом оказывать услуги без применения контрольно-кассовой техники. В этом случае они обязаны по требованию покупателя выдать квитанцию на бланке строгой отчетности 2 или товарный чек установленной формы.
Памятка подотчетному лицу
5. Предельно внимательно контролируйте оформление первичных документов в случае приобретения товаров или оплаты услуг в организациях и у индивидуальных предпринимателей, являющихся плательщиками единого налога на вмененный доход (ЕНВД).
Товарный чек служит для расшифровки приобретённых материальных ценностей, в нём указывается фактический перечень товаров, название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);
Памятка для подотчетных лиц с июля
Можно сочетать новые правила с прежними. Например, выдавать деньги без заявлений. Но только тем сотрудникам, у которых нет долгов по подотчету. Другой вариант – ограничить сумму долга, при которой возможно получить средства еще раз. Порядок выдачи денежных средств под отчет пропишите в положении о подотчетных.
В распоряжении, как и заявлении, надо записать сумму и срок, на который компания выдает подотчет. Расписаться в документе должен руководитель. Налоговики на местах подтверждают, что распоряжением о выдаче денег может служить приказ о направлении сотрудника в командировку.
Памятка для подотчетного лица
Во избежание утери товарные чеки, квитанции, кассовые чеки наклеивать на лист бумаги, нумеруя приклеиваемые документы.
4. Оформлять доверенность на покупку товаров с тем, чтобы выдали накладную и счет-фактуру.
Встречаются такие ситуации, когда подотчетные лица приобретают или оплачивают в интересах организации за счет собственных средств какие-либо услуги или товары, а затем организация возмещает затраченные денежные средства. Например, если водитель при нахождении в командировке вынужден был потратить свои собственные денежные средства на покупку необходимой детали вследствие непредвиденной поломки автомобиля в пути.
Поэтому рекомендуется в том же приказе предусмотреть тот момент, что определенным подотчетным лицам разрешено использовать для совершения сделок в интересах организации собственные денежные средства с последующим возмещением, с отражением данного положения в учетной политике организации. В соответствии со статьей 183 Гражданского Кодекса РФ все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения. Поэтому для одобрения сделки необходимо оформить служебную записку на имя руководителя с просьбой возместить затраченные денежные средства, на которой должна быть разрешающая виза руководителя.
Отсутствие приказа руководителя предприятия о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. Следовательно, выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (или возврат их в кассу) должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложняет работу и бухгалтерии, и подотчетных лиц.
Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности (без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель), подтверждающие, что при покупке товаров (оплате работ, услуг) эти работники действуют в интересах организации.
Кроме указанного приказа, регламентирующего порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, организация должна иметь согласованный с обслуживающим банком лимит (величину остатка) денежных средств в кассе. В случае если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, то вся остающаяся в кассе наличность считается сверхлимитной.
В настоящее время вся наличность о поступающей денежной выручки в кассу организации ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет предприятие должно получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.
При расчетах с подотчетными лицами достаточно распространенной ошибкой является нарушение лимита расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.
В соответствии с действующим законодательством расчеты между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и предпринимателями, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица с привлечением наемного труда в соответствии с пунктом 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных письмом Центробанка РФ от 30 сентября 1994 г. № 113), осуществляются в суммах, не превышающих установленного лимита.
Размер такого лимита установлен Указанием ЦБ РФ от 14 ноября 2022 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными денежными средствами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» и составляет 60 000 руб.
Несоблюдение лимита расчета наличными денежными средствами между юридическими лицами в соответствии со ст. 15 КоАП РФ влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.
На основании вышеизложенного, предприятие через своих подотчетных лиц не должно приобретать (оплачивать) товары, работы или услугу другого юридического лица (или индивидуального предпринимателя) в сумме, превышающей установленный предел в день, независимо от того, по одному или нескольким договорам производится оплата, одним или разными подотчетными лицами вносятся денежные средства.
Можно привести следующие примеры, когда может быть превышен данный лимит:
а) разные подотчетные лица приобрели у одного поставщика в один и тот же день товары на сумму, превышающую установленный лимит (например, несколько водителей автотранспортного предприятия приобрели ГСМ на одной АЗС и сумма общего платежа по чекам ККМ превышает установленный предел);
б) в один и тот же день произведена оплата непосредственно и из кассы предприятия, и подотчетным лицом одному и тому же поставщику (имеется квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате от лица предприятия в кассовых документах и квитанция, выданная в этот же день подотчетному лицу, в его авансовом отчете), причем суммарный платеж превышает установленный предел;
в) осуществлено приобретение товарно-материальных ценностей в универмаге или супермаркете и покупка подтверждена чеками ККМ разных отделов (секций), принадлежащих одному и тому же юридическому лицу, на сумму, превышающую лимит;
г) осуществлено перечисление денежных средств представителем предприятия как частным лицом через отделения Сбербанка, телеграфным или почтовым переводом на имя предприятия; внесены денежные средства непосредственно на расчетный счет поставщика в банке, минуя свой расчетный счет;
д) произведены расчеты в условных единицах таким образом, что рублевый эквивалент платежа превышает установленный предел расчетов наличными.
Еще одной распространенной ошибкой является выдача подотчетному лицу, не отчитавшемуся по ранее выданному авансу, других денежных средств. Как было сказано выше, пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного письмом Центробанка России от 4 октября 1993 года № 18, в редакции последующих изменений и дополнений, установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии представления полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом подразумевается, что полный отчет предполагает представление авансового отчета со всеми необходимыми документами по израсходованной сумме аванса и (или) возврат неизрасходованного остатка подотчетных сумм в кассу предприятия (в случае его неполного использования).
Пунктом 41 Порядка ведения кассовых операций систематические проверки соблюдения предприятием кассовой дисциплины возложены на банки.
Рекомендации по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (сообщены письмом Центробанка РФ от 30 сентября 1994 года № 113), применяемые при таких проверках, содержат в пункте 6 указания о том, что «переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы».
Бухгалтер предприятия, принимающий от подотчетных лиц и проверяющий авансовые отчеты, должен вести четкий аналитический учет подотчетных сумм в разрезе подотчетных лиц, дат выдачи авансов и сроков представления авансовых отчетов, а также следить за тем, чтобы суммы под отчет не выдавались лицам до полного их отчета за предыдущий аванс.
В типовом бланке авансового отчета (форма № 807) должны быть заполнены все графы. Типичной ошибкой является отсутствие сведений по строкам «Остаток (перерасход) предыдущего аванса», и, соответственно, дальнейшего расчета по выданным и израсходованным суммам с выведением остатка (перерасхода) подотчетных сумм по конкретному авансовому отчету.
Если у подотчетного лица по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то ему необходимо внести его в кассу. Соответственно, если выявлен и утвержден перерасход, то сумма перерасхода должна быть возвращена работнику. Отметки о внесении остатка или возмещении перерасхода с реквизитами кассового документа (приходного или расходного ордера) указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью бухгалтера.
Обращаем внимание на то, что в соответствии с подпунктом «г» пункта 11 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. № 59 (в этой части постановление действует и в настоящее время), «контроль за взысканием в установленные сроки дебиторской и погашением кредиторской задолженности» возложен на главного бухгалтера.
При выдаче подотчетным лицам наличных денежных средств из кассы организации суммы выдаются по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88, или другому документу (например, по заявлению на выдачу денег) с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы подписываются руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на это. В случае безналичных расчетов (зачисление на пластиковую карту) первичным документом является слип или квитанция электронного терминала, квитанция банкомата) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата) (п. 3.1 Положения № 266-П).
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется такая форма отчетности, как авансовый отчет (форма № АО-1 «Авансовый отчет», утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2022 № 55). Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1–6) и работником бухгалтерии (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Авансовый отчет может составляться как на бумажном, так и на машинном носителе информации.
На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо вносит в отчет перечень документов, подтверждающих произведенные им расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
К первичным учетным документам, подтверждающим факт совершения сделки (при любой форме расчетов) относятся:
в случае осуществления сделок с организациями розничной торговли: накладные, товарные чеки, счета-фактуры, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);
в случае осуществления сделок с организациями оптовой торговли: квитанции к приходным ордерам, накладные, счета-фактуры, чеки ККТ;
в случае оплаты сторонних работ и услуг: акты выполненных работ (оказанных услуг), счета организаций общественного питания, квитанции, подтверждающие расходы командированного подотчетного лица (оплату найма жилого помещения, билеты на проезд к месту командировки), счета-фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.
Согласно требованиям Управления МНС России по г. Москве, изложенным в письме от 12 августа 2022 г. № 29–12/44158, «:при принятии к учету авансового отчета подотчетного лица наличие чека ККТ как оправдательного документа по расходу подотчетных денежных сумм является обязательным».
Следует обратить особое внимание на требования п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2022 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»: если покупатель расплачивается с помощью банковской карты, то продавец должен пробить кассовый чек. При этом деньги за товары, оплаченные банковскими картами, в кассу продавца фактически не вносятся, поскольку они сразу попадают на расчетный счет организации торговли (услуг).
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Если подотчетному лицу выдается валюта, то заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы).
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. ККТ в данном случае не применяется, поскольку возврат денежных средств не связан с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг (Письмо Минфина России от 30.11.2022 № 03-01-20/2-47).
Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
В зависимости от вида расчетов с подотчетными лицами (расчеты, связанные с оплатой работ (услуг); приобретением имущества; командировочными или представительскими расходами) организации необходимо оформить и ряд других документов, например, для расчетов, связанных с командировочными расходами, – это служебное задание, а для расчетов, связанных с представительскими расходами, – смета и программа представительских расходов.
Инструкция для подотчетных лиц
3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.
5.2. Перерасход по утвержденному авансовому отчету (в том числе в случае его представления по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7) выдается работнику из кассы в течение ____ рабочих дней после утверждения авансового отчета.
ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то срок представления авансового отчета начинает отсчитываться со дня выхода на работу.
8) при внесении платы организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары (работы, услуги) (например, при возврате займа, внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую организацию) – квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
Памятка Подотчетному Лицу С 01072022
в случае оплаты сторонних работ и услуг: акты выполненных работ (оказанных услуг), счета организаций общественного питания, квитанции, подтверждающие расходы командированного подотчетного лица (оплату найма жилого помещения, билеты на проезд к месту командировки), счета-фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.
г) осуществлено перечисление денежных средств представителем предприятия как частным лицом через отделения Сбербанка, телеграфным или почтовым переводом на имя предприятия; внесены денежные средства непосредственно на расчетный счет поставщика в банке, минуя свой расчетный счет;
Памятка подотчетному лицу (в том числе при перечислении денег на банковскую карту сотрудника)
Работник, выступающий от имени организации по доверенности:
— квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых указывается фамилия держателя банковской карты;
— квитанцию к приходному ордеру и (или) кассовый чек;
— счет-фактуру;
— товарную накладную.
Накладная должна быть унифицированной формы ТОРГ-12
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах.
Составляем инструкцию для подотчетных лиц
Здесь обязательно указывается, что подотчетное лицо пишет специальное заявление на имя руководителя о том, что оно просит выдать денежные средства в подотчет с указанием конкретной цели их расходования. Также в заявлении указывается срок, на который денежные средства должны быть выданы. Образец этого документа может быть приобщен к инструкции в качестве приложения.
Перед составлением инструкции для подотчетных лиц необходимо четко определиться с тем, какие именно пункты должны в нее входить и на что конкретно должны обращать внимание сотрудники, которым выдаются денежные средства в подотчет. В соответствии с этим следует указать следующие основные пункты, которые в обязательном порядке должны присутствовать в данной инструкции:
Тема: Памятка для подотчетных лиц
1) Сотруднику ООО «. » (далее – Организации) отправляющемуся в командировку согласно решению руководства Организации, необходимо оформить следующие документы:
• приказ о направлении в командировку (тип.форма №Т-9, Т-9а),
• Задание и отчет (тип.форма Т-10а),
• командировочное удостоверение (тип.форма Т-10).
2) В случае если сотрудник командируется сроком на 1 день, то командировочное удостоверение можно не оформлять. Если сотрудник командируется сроком более 1 дня, то на командировочном удостоверении необходимо проставить печать по месту пребывания в командировке.
3) По пребытии из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию в течение 2 дней авансовый отчет о потраченных денежных средствах.
4) Сумма, выдающаяся командируемому сотруднику, определяется Руководством. Норматив составляет 100 руб./день для командировок свыше 1 дня, со сверх нормативных сумм должен быть удержан НДФЛ и перечислен в бюджет в течение 1 дня после утверждения авансового отчета по командировке, а сумма превышения норматива должна быть включена в налогооблагаемый доход сотрудника. (п.6 ст.226 НК).
5) в командировку могут направляться только штатные сотрудники Организации.
6) Сотрудникам, находящимся в командировке, необходимо требовать от иных организаций, оказывающим им услуги при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость. (Постановление Правительства РФ от 16.02.2022 N 84), а именно счет из гостиницы (форма №3-Г или №3-ГМ, утв. Приказом МФ РФ от 13/12/93 №121), счета-фактуры новой формы с указанием в них КПП и расшифровкой подписей (Пост.Прав. №914 от 2/12/2022, в ред. Пост.Прав. РФ №84 от 16/2/04).
1) Сотруднику, получившему денежную сумму из кассы организации, для хозяйственных расходов необходимо отчитаться по потраченным денежным средствам в течение 30 дней с даты их получения, предоставив авансовый отчет в бухгалтерию (см.Уч.политику организации на 2022 год п.3 Прил.4). Срок сдачи отчета по командировке — три дня (по загранкомандировкам — 10 дней). В случае несдачи в срок сумма, выданная подотчет должна быть включена в доход сотрудника и начислен НДФЛ.
2) Следует иметь в виду, что по мнению многих налоговиков покупка товаров (услуг) за собственные деньги с последующим возмещением от организации является порочной практикой.. Так можно было делать раньше. Теперь по Гражданскому кодексу, приобретая что-то за свои деньги, вы становитесь собственником этого приобретения. Для возврата своих средств придется передать право собственности вместе с объектом работодателю. А это уже сделка купли-продажи. Соответственно в форме 1-НДФЛ ее нужно будет зафиксировать в разделе 7 как реализацию физлицом имущества, принадлежащего ему на праве собственности.
3) Сотрудникам, отчитывающимся по потраченным наличным денежным средствам (за материалы, услуги и др.), необходимо приложить к авансовому отчету чек ККМ, товарный чек, накладную и др. Необходимо обратить внимание на наличие печати, подписи, названия, ИНН организации, продающей товары (работы, услуги). Документы, которыми отчитывается подотчетник, должны быть парными: либо накладная плюс квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек плюс чек ККМ. Первый документ в каждой паре описывает саму операцию, второй подтверждает факт оплаты. Если пары нет, выданные деньги включаются сотруднику в доход и облагаются НДФЛ. Кроме того, необходимо контролировать порядок заполнения товарного чека. Статья 9 закона о бухучете содержит набор обязательных реквизитов, которые должны быть в первичных документах. А там имеется такой пункт, как «Содержание хозяйственной операции». Поэтому просто запись «Канцтовары» не может являться достаточной.
4) Следует избегать покупок у ПБЮЛов. Однако, если сотрудник приобрел что-либо у ПБЮЛ, то сотруднику необходимо потребовать (перписать с составлением закупочного акта данные сведения со стенда, которые должны быть у него публично размещены) следующие сведения у продавца: свидетельство о госрегистрации, свидетельство о постановке на учет (Пункт 2 статьи 230 НК).
5) Следует иметь в виду, что согласно Федеральному закону от 22.05.2022 № 54-ФЗ все организации и индивидуальные предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику при расчетах наличными или платежными картами. В момент оплаты они должны выдавать отпечатанные ККТ чеки.
Чек должен содержать следующие реквизиты:
• наименование организации; идентификационный номер организации-налогоплательщика;
• заводской номер контрольно-кассовой машины;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки (оказания услуги);
• стоимость покупки (услуги);
• признак фискального режима.
Согласно письму Минфина от 05.01.2022 № 16-00-17/2, на чеке могут быть и другие данные, «предусмотренные техническими требованиями к ККТ». Отсутствие какого-либо реквизита на чеке может быть приравнено к неприменению ККТ.
По статье 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ, за это полагается штраф для кассиров – 1,5-2 тыс. рублей, для предпринимателей – 3-4 тыс. рублей, для организаций – 30-40 тыс. рублей.
Подотчетные лица и касса: как проверять подотчетников
Деньги в подотчет не должны выдаваться любому сотруднику организации. В нашей организации например всего один содрудник имеет право на получение денег в подотчет на хозяйственные нужды,это материально-ответственное лицо,утвержденный согласно приказа руководителя. Также должны быть утверждены лимиты сумм на командировочные расходы, хоз.нужды и т.д.
Денежные средства полученые на оплату хоз.операций расходов п/о лицо обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, на основании этих документов вы производите принятие к учету. А если захотите проверить материальное лицо, куда он действительно потратил деньги, произведите инвентаризацию.
А почему нереально определить, что покупалось? Ведь в товарном чеке есть наименования. Вы ведь авансовый отчет делаете на основании оправдательных документов.
По поводу денег без Вашего ведома. Тут сложно что-то советовать. Но с коллегами нужно поговорить. Вы же подписываете эти документы, отвечаете за них. То есть сами являетесь заинтересованным лицом. Тут речь не о ссоре, а об установлении порядка. Раз Вы отвечаете за денежные потоки, то должны их и контролировать, это естественно.
Подотчетные лица
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
Подотчетное лицо должно представить руководителю организации отчет об использовании полученных денежных средств с приложением оправдательных документов (проездных билетов, счетов гостиниц, товарных чеков и др.). По авансам на хозяйственные расходы отчеты должны быть представлены в сроки, устанавливаемые руководителем организации. Сроки составления авансовых отчетов о расходах на служебные командировки предусмотрены соответствующими нормативными документами.