Сроки Хранения Документов С 1 Октября 2022

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

В данной таблице мы привели только самые основные сроки хранения. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, вы всегда можете найти в нем срок хранения любого нужного вам документа. Если доступа нет, вы можете бесплатно получить пробный доступ и посмотреть справочник сроков хранения, а также найти любую интересную вам информацию.

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2022 года, т. е. с 01.01.2022 по 31.12.2022.
Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 5 лет с окончания I квартала 2022 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2022 по 31.03.2022.
Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 5 лет с окончания «прибыльного» налогового периода 2022 года, т. е. с 01.01.2022 по 31.12.2022.

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Содержание

Хранение бухгалтерских документов: новые требования Минфина

Можно предположить, что изначально у законодателей была идея обязать хозяйствующие субъекты размещать на российских серверах сами системы, в которых ведется бухгалтерский учет, для обеспечения доступа к ним проверяющих вне зависимости от любых особенностей трансграничного управления данными, однако впоследствии было решено несколько смягчить эти требования.

Таким образом, очевидно, что новые требования порождают большое количество вопросов, от ответов на которые будет во многом будет зависеть существенность изменения компаниями своих технологических решений. Полная локализация учетных и иных систем, содержащих контролируемые настоящим стандартом документы и данные в них, позволит устранить риски, связанные с нарушением этого стандарта, однако может привести к значительным затратам.

по ст. 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» (состав правонарушения охватывает «отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов»);
или по ст. 13.25 КоАП РФ «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах».

В-третьих, требование о хранении документов в России распространяется только на документы бухгалтерского учета, под которыми понимаются первичные документы и регистры бухгалтерского учета. В отношении любых иных документов/информации (например, оправдательных документов — договоров, счетов на оплату, не используемых в качестве первичных учетных документов, и проч.) это требование не применяется.

При этом вопрос о том, приводят ли изменения к необходимости полной локализации учетных систем и выбран ли наиболее оптимальный для всех сторон подход, остается открытым. Мы надеемся, что в ближайшее время Минфин России выпустит разъяснения по этому вопросу.

Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он дает возможность направить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.

Документы, созданные в рамках кадрового электронного документооборота, полагается хранить «в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле» (ст. 22.3 ТК РФ). Таким образом, работодатели, которые перешли на кадровый ЭДО, обязаны обеспечить сохранность таких документов в течение указанных выше сроков. Также см. « Кадровые документы переводят в электронный вид: читаем свежие поправки в Трудовой кодекс ».

С 1 сентября 2022 года работодатели не обязаны вести личные карточки и знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 (также см. « Роструд: работники больше не должны расписываться в личных карточках по форме № Т-2 »). Что делать с карточками, которые были заведены до этой даты? В Роструде считают, что даже если организация решила отказаться от ведения формы Т-2, необходимо обеспечить хранение старых карточек как архивных документов в течение 50 (75) лет.

Исходя из утвержденной приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526 формы номенклатуры дел, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.

Справочная информация: Сроки хранения документов организаций (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2022 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2022 N 237.

Внимание! С 1 января 2022 года действует механизм «регуляторной гильотины». По общему правилу в рамках государственного контроля (надзора) не допускается оценка соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, вступивших в силу до 1 января 2022 года, а также в правовых актах исполнительных и распорядительных органов государственной власти РСФСР и СССР. Несоблюдение таких требований не может являться основанием для привлечения к административной ответственности (см. Федеральный закон от 31.07.2022 N 247-ФЗ).

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2022 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2026 года.

Срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2022, N 1, ст.19), с подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2022 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 26, ст.4034; 2022, N 52, ст.8239) с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2022, N 25, ст. 3596), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2022 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 26, ст. 4034; 2022, N 52, ст. 8239), а также в целях приведения нормативных правовых актов Федерального архивного агентства в соответствие с законодательством Российской Федерации приказываю:

Утвержденные поправки в данный ФСБУ переносят срок вступления требований пункта 25 стандарта на 1 января 2024 года. Указанный пункт обязывает хранить документы бухучета, включая данные, содержащиеся в таких документах, а также размещать соответствующие базы данных исключительно на территории России. Только в случае если законодательство или правила страны — места ведения деятельности за пределами РФ требуют хранения документов бухучета на территории данной страны, то такое хранение должно быть обеспечено.

Как ранее поясняли в Минфине, перенос срока вступления данного требования обусловлен необходимостью предоставления организациям дополнительного времени для перехода на новые условия хранения документов бухгалтерского учета, данных, содержащихся в таких документах, и размещения базы указанных данных.

Сейчас (в 2022) срок хранения закупочной документации по 44-ФЗ составляет три года. По истечении этого периода организация либо продолжает хранить регистры, либо уничтожает их. Но с 01.01.2022 документация становится не обязательной для заказчиков (360-ФЗ от 02.07.2022). Теперь перед проведением закупки составляется извещение, проект контракта, техническое задание и другие бумаги, но не документация.

конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2022);
в ст. 90 определено, сколько хранятся заявки по 44-ФЗ, — документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся в течение минимум 3 лет (ч. 13 ст. 90 44-ФЗ, письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2022).

Если заказчик оформляет отдельное распоряжение о лимитах бюджетных обязательств, выделенных на закупочную деятельность, срок хранения приказа о лимите закупок определяется по п. 19 приказа Росархива № 236. Все приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся в течение 5 лет. А вот распоряжения по основной деятельности необходимо хранить постоянно или до ликвидации организации.

Закупочная документация заказчика хранится как в электронном, так и в бумажном видах. Правила, как должна храниться аукционная документация и другие регистры, определены не в 44-ФЗ. В законе о контрактной системе прописаны сроки только для бумажных процедур. В частности:

Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и срок хранения архива по 44-ФЗ, ориентируясь на положения нормативных актов. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.

исправление должно сопровождаться подписью лиц, составивших первичный учетный документ, и должно содержать ряд обязательных реквизитов (дату исправления, должности и фамилии подписавших и проч.). Стоит отметить, что такая формулировка прямо предполагает, что исправлять документ может только то лицо, которое оформляло исходный документ (в некоторых случаях это невозможно, поскольку этот сотрудник может, например, уже не работать в компании или находиться в отпуске). Полагаем, что в ближайшее время в ходе обобщения практики могут появиться дополнительные разъяснения ответственных ведомств по данному вопросу;
внесение исправлений в бумажные документы допускается только корректурным способом: путем зачеркивания ошибочного текста или суммы и указания исправленного текста или суммы над зачеркнутым;
исправление электронных документов допускает составление нового документа, при этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа;
средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа. Стоит отметить, что в настоящее время на рынке мало известны средства воспроизведения с подобной контрольной функциональностью, что может создать дополнительные трудности при внедрении данного требования;
внесение исправлений в регистре бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, допускается либо корректурным способом, либо путем внесения исправительной записи по счетам бухгалтерского учета.

ФСБУ 27/2022 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» вступает в силу 1 января 2022 года: до этого момента допускается его применение на добровольной основе. Одно из самых существенных нововведений — требование хранить документы бухгалтерского учета и содержащиеся в них данные, а также размещать базы этих данных на территории РФ.

Очевидно, что одно из самых значительных изменений, вводимых новым ФСБУ, — это требование к хранению документов и размещению баз данных на территории РФ. На наш взгляд, введение этого требования продиктовано целью обеспечить своевременный и беспрепятственный доступ к документам бухгалтерского учета и базам данных в случае проведения контрольных мероприятий.

возможность оформления одним первичным документом нескольких связанных между собой операций, а также оформления первичных документов не единовременно — в момент совершения хозяйственной операции, — а с определенной периодичностью;
сохранение особенностей перевода документов в случае осуществления деятельности за рубежом: если местное законодательство предусматривает обязанность составления документов и регистров на иностранном языке, то нужен построчный перевод только регистров; если такое требование не установлено, то потребуется построчный перевод как регистров, так и первичных документов.

Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения

Документы о деятельности библиотеки, справочно-информационного фонда, издательства, об освещении деятельности организации в средствах массовой информации и глобальных сетях, как правило, относятся к типовому разделу 6 («Информационная деятельность»). Деятельность центров научно-технической информации, научно-технических библиотек может быть отражена в разделах, включающих документы по научно-технической деятельности, так как в них хранится научно-техническая документация (отчеты о научно-исследовательской работе, технические отчеты, депонированные рукописи, стандарты, технические условия, патентная документация и др.).

Например, статьи об аттестации персонала (приказы, списки, протоколы аттестационных комиссий, постановления, заявления, ведомости) могут быть дополнены видами документов о добровольной аттестации медработников (отчет о профессиональной деятельности, заключение экспертной комиссии на отчет) и др.

3) нормативных правовых актов, устанавливающих полномочия и функции ФОИВ, его территориальных органов и зарубежных представительств (при их наличии), локальных нормативных актов, устанавливающих цели и виды деятельности подведомственных ему организаций, организационно-распорядительных и иных документов, регламентирующих деятельность в установленной сфере и порядок ее документирования, а также номенклатур дел ФОИВ, его территориальных органов и зарубежных представительств (при их наличии), подведомственных ему организаций. Список нормативных, организационно-распорядительных и иных документов, необходимых для разработки Перечня документов, см. в Приложении 2.

Статья Перечня документов – структурная часть Перечня документов, включающая в себя порядковый номер в Перечне, указание вида (разновидности) документов (комплексов документов, баз данных), сроки хранения документов (баз данных) данного вида (разновидности) в организациях различных звеньев и примечания;

4.5. Оформление Перечня документов осуществляется в виде таблицы, имеющей графы: номер по порядку статьи Перечня (графа № 1); наименование вида документов (графа № 2); срок хранения документа (графы №№ [14] ); примечания (последняя графа). При этом графа «срок хранения документа» разделяется на несколько, в соответствии с числом выделенных звеньев, указываются входящие в соответствующее звено виды организаций.

В 2022 году организации могут уничтожить документы следующих лет:
1946 года со сроком хранения 75 лет;
1976 года со сроком хранения 45 лет;
2011 года со сроком хранения 10 лет;
2022 года со сроком хранения 5 лет;
2022 года со сроком хранения 3 года;
2022 года со сроком хранения 1 год.

Сроки хранения документов определяет ПТУАД и, руководствуясь, статьями по Перечням, экспертная комиссия ежегодно принимает решение об уничтожении документов, у которых срок хранения истек до 1 января 2022 года.
Важно помнить, что срок хранения любого дела организации начинается с 1 января следующего года за годом, когда были созданы документы.

Сколько нужно хранить документы организации? Сколько нужно хранить отдельные виды документов? Как уничтожать документы организации? Какой порядок уничтожения документов? Это вопросы, которые всегда задают слушатели наших курсов.
Специалист Государственного архива Санкт-Петербурга, который проводит курсы по архивному делу разъясняет какие именно документы можно будет уничтожить в 2022 делопроизводственном году.

Порядок уничтожения документов должен быть следующий:
1) экспертная комиссия в составе председателя комиссии и членов комиссии (руководитель не является членом экспертной комиссии, он утверждает решение комиссии) проводит заседание, на котором происходит экспертиза ценности документов и по результатам заседания составляет протокол, который визирует руководитель. В протоколе должны быть отражены дела и документы подлежащие уничтожению, у которых истек срок хранения и они не имеют исторической ценности для организации или даже страны;
2) на документы в соответствии с Перечнями хранения составляется Акт о выделении к уничтожению документа и согласовывается с ЭК организации;
3) производится физическое уничтожение документа посредством сжигания, шредирования, уничтожение с помощью кислоты или сдача в макулатуру с личным присутствием ответственного работника организации;
4) стороной, занимающейся уничтожением документов составляется акт, где фиксируется факт уничтожения с указанием способа уничтожения и лиц, которые присутствовали при этом. В этом акте должна быть подпись представителя организации.
Обращаем ваше внимание на то, что любой специалист организации, в частности, секретарь не может единолично принять решение об уничтожении документов. Так как это влечет за собой серьезную административную, а в некоторых случаях уголовную ответственность руководителя.

Разъяснения Росархива; По внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения

В связи с участившимися обращениями по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2022 г. N 236 (далее — Перечень), а также Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2022 N 237 (далее — Инструкция), разъясняем следующее:

1. В соответствии с пунктом 12 Указа Президента Российской Федерации «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» от 23 мая 1996 г. N 763 нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении десяти дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.

Таким образом, приказы Росархива от 20 декабря 2022 г. N 236 и 237 вступили в силу соответственно 18 февраля и 25 февраля 2022 года. Одновременно с вступлением в силу приказа Росархива N 236 приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения» был признан утратившим силу приказом Минкультуры России от 17 декабря 2022 г. N 1964.

2. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2022 N 236, за исключением тех документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2022 N 236.

Хранение бухгалтерских документов: новые требования Минфина

Конечно же, такие изменения прежде всего повлияют на российские организации, входящие в международные группы компаний (МГК). Связано это с тем, что многие МГК используют «глобальные» ИТ-решения (SAP, Oracle и др.) в качестве учетной системы, а также ИТ-архитектуру, в большинстве случаев предполагающую размещение баз данных и хранилищ на серверах за рубежом.

Итак, согласно ФСБУ 27/2022, все хозяйствующие субъекты, на которых распространяется его действие (а это фактически все, за исключением организаций бюджетной сферы), будут обязаны организовать хранение документов бухгалтерского учета и содержащихся в них данных, а также размещать базы указанных данных на территории РФ.

по ст. 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» (состав правонарушения охватывает «отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов»);
или по ст. 13.25 КоАП РФ «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах».

Дополнительно стоить отметить, что локализация баз данных также не означает, что процесс внесения данных в базы тоже должен быть локализован, а значит, не потребуется, например, формировать штат сотрудников, занимающихся операционным вводом данных, на территории РФ, если сейчас такие сотрудники находятся за рубежом.

если в отношении определенных видов документов закон предусматривает конкретный вид электронной подписи, то для электронных документов применяется именно этот вид подписи;
•если такое требование законом не установлено, то может использоваться любой вид подписи: простая электронная, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная электронные подписи.

2) по административно-хозяйственным вопросам. Например, выдача служебных удостоверений, пропусков, допуск в служебные помещения. Теперь приказы хранятся 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (далее — проведение проверки налоговыми органами) . Ранее данный срок составлял 5 лет. Новшеством также является то, что, если налоговыми органами проверка не проводилась, данные приказы наниматель обязан хранить 10 лет.

Документы в организациях формируются в дела . С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования .

В Перечне указаны сроки хранения типовых документов. При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности. Такая экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией организации (далее — ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК), создаваемой в организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации . Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии .

К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.д. Началом исчисления срока хранения для некоторых из них является проведение налоговыми органами проверки. Теперь для таких документов дополнительно предусмотрен срок хранения, равный 10 годам, на случай, если такая проверка не проводилась. Если же она проводилась, документы по-прежнему необходимо хранить 3 года. К таким документам относятся :

Обратите внимание!
За утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений предусмотрен штраф от 10 до 30 базовых величин .