Правила хранения кадровых документов в организации

Содержание

Хранение кадровых документов в организации

Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека. Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система. После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников.

Укомплектование штата компании (заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность).
Перевод сотрудника внутри предприятия (переводы на иную работу, совмещение должностей).
Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников (документы о надбавке, премировании).
Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией.

Правила хранения кадровых документов в организации

Образцы документов Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов Опись дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения организации Акт об уничтожении кадровых документов Номенклатура дел организации Книга выдачи документов Опись особо ценных дел Акт проверки, наличия и состояния дел Правила хранения кадровых документов Документы, образующиеся в процессе кадрового делопроизводства, выделены действующим законодательством (в частности, федеральным законом от 22.10.2022г.

При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Есть и другой вариант: для этих документов создается новое дело с наименованием «Договоры и соглашения с сотрудниками».

Хранение кадровой документации

Выдача документов сотрудникам организации (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией) осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. И в этом случае обычно существует две крайности – либо с каждым годом выделяется все больше и больше места под постоянно растущий объем бумаг, но при этом придерживаются принципа «ни одного документа в мусорную корзину» либо по окончании года максимальное количество документов просто уничтожается, поскольку руководитель и/или главный бухгалтер сочли их просто устаревшими. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалении. Какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Сроки хранения кадровых документов

копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся локально-нормативные акты и документы по кадровым функциям).

Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2022 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2022 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Хранение кадровых документов в организации 2022

По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее хранение кадровой документации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2022 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее – Закон об архивном деле). Для этих целей формируются дела.

Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье.

Какой срок хранения кадровых документов в организации в 2022 году

Важно отметить, что бумаги по личному составу, сформированные на протяжении государственной службы, которая не относится к гражданской службе, следует сохранять в течение 75 лет вне зависимости от даты их формирования.

Если отправляемый в архив документ представляет собой персональный документ данного лица, тогда указывать его должность нет надобности. При проставлении подписи на базе доверенности необходимо записать ее реквизиты.

ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также по своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное.

Каков срок хранения кадровых документов в организации

На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи.

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.

Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов: • приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.); • документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др.

Кадровые документы в учреждении

Обязательны для гражданских служащих. Для других работников должностные инструкции можно не оформлять. Но лучше их оформить, чтобы регламентировать работу с сотрудниками. Вместе с тем отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательств. И оштрафовать за это трудовики не могут

Если же учреждение хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения документов нужно проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей (п. 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2022 № 526).

Хранение кадровых документов в организации

Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых не эксплуатируются системы автоматизации документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.

Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

Каковы правила хранения документов организации

По завершении оперативного хранения проводится экспертиза ценности документов и определяются сроки их дальнейшего хранения. При этом следует учитывать не только нормы, вошедшие в локальное «Положение о хранении документов», но и требования, содержащиеся в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа.2022 г. № 558). Перечень определяет сроки хранения кадровой документации, в частности, касающейся: охраны труда; кадрового обеспечения (установления и повышения квалификации работников, а также награждения, приема, перевода и увольнения персонала); нормирования, тарификации и оплаты труда на предприятии; организации труда и служебной деятельности.

приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
личные дела;
личные карточки;
лицевые счета;
ведомости по начислению зарплаты;
табели учета рабочего времени;
трудовые договоры;
документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
документы, подтверждающие вредные условия производства;
списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные)
ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной
платы, пособий, гонораров, материальной помощи и
др. выплат ; доверенности на получение денежных
сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе
аннулированные доверенности) о получении заработной
платы и других выплат

Обратите внимание, что для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных в апреле 2022 г., начинается с 1 января 2022 г.

Хранение кадровых документов

Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом.

Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения — не разрешается!

Правила хранения кадровых документов в организации

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел указанные номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.