Оформление Служебной Машины На Директора

Содержание

Директор управляет служебным автомобилем сам какие документы нужны

Есть служебные авто, которыми владеет организация на праве собственности или аренды; Эксплуатация авто, а именно есть сотрудники (неважно какая должность) которые выполняют функции водителя и управляют ими.

______________ *(1) Некоторые ограничения на совместительство и совмещение установлены для руководителей организаций частью второй ст. 276 ТК РФ, но только в отношении органов, осуществляющих функции надзора и контроля в данной организации.

Нужен ли путевой лист на легковой автомобиль оформленный на юр лицо

Первый момент. Спросить с него за результат его работы как токаря и за исправность станка, который он эксплуатирует, вы сможете только если у него в должностной инструкции будут обязанности токаря и ответственность токаря.

В 2022 году дела с путевым листом на автомобиль, оформленный на юрлицо, состоят проще. Однако незнание законодательства и изменений его норм, положений приводит к тому, что бухгалтеры, привыкшие работать по старой, строгой системе, где путевой лист был обязательным к заполнению, продолжают довлеть и навязывать окружающим собственное представление этого вопроса. Тем, кто знает о нововведениях в российских законопроектах, такой исход событий кажется абсурдным и безосновательным.

Как оформить использование сотрудником служебного транспорта

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2022 г. № 03-04-05/28243*

— Работник может совмещать только должности, которые есть в штатном расписании. Например, если они вакантны или водитель временно отсутствует по причине болезни, отпуска и т. п. Это следует из статьи 60.2 ТК РФ. Если же свободной должности водителя в штатном расписании нет, управлять служебными автомобилями вправе один из сотрудников компании, в том числе директор. Тогда это будет частью его трудовой функции, о чем надо записать в должностной инструкции. Поэтому компания вправе обжаловать предписание инспекторов в суде*.

Директор использует личный автомобиль в служебных целях как оформить

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный). По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было. Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Оформление использования служебного транспорта для доставки руководителя к месту работы и обратно

Например, в Москве налажено транспортное сообщение — есть метро, трамвай, троллейбус и автобус. Но попробуйте Президенту Лукойла или Газпрома предложить ими воспользоваться в связи с основаниями, приведенными в вопросе. интересно какая у них будет реакция?
Или Вы видели гендиректоров, кокторые на работу и с работы добираются на общественном транспорте? Я — нет.
Или Вы знаете судебные налоговые споры на эту тему?

По -моему, вы не просто мега- перестраховываетесь. Ни один руководитель Вас не поймет в Вашем стремлении рассчитать расходы на доставку его тела на работу и с работы и обложить эти суммы НДФЛ и СВ.

Вопрос эксперту

2. Поскольку Ваша компания не является профессиональным перевозчиком, то формально можно выписывать путевой лист на любой срок, но не более 1 месяца. Однако, могут быть проблемы со стороны налоговиков. Основной аргумент — на более длительный срок путевой лист может быть составлен только в том случае, если водитель выполняет задание в течение более одних суток или смены вне места постоянной стоянки автотранспортного средства. Есть прецеденты, когда судьи поддерживали организации, которые составляли путевые листы один раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2022 г. № А56-22408/03). Но все эти разъяснения были сделаны в отношении путевых листов, которые подтверждали обоснованность учета расходов на ГСМ именно при исчислении налога на прибыль. Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами все-таки рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

Вам отвечает эксперт программного продукта “Путевые листы и ГСМ” https://kontur.ru/putevye-listy-i-gsm
1. Если для Вашей организации выбраны в качестве объекта налогообложения доходы, то нет необходимости подтверждать произведенные расходы. Если объект налогообложения – доходы минус расходы, то подтверждение путевым листом расходов ГСМ, как расходов на производственные, а не личные цели, обязательно. И в том, и в другом случае директор должен отчитываться по авансовым кассовыми чеками с АЗС.

Использование служебного автомобиля в личных целях

Уменьшение затрат каждой из сторон.
Отсутствие строгого правового регулирования.
Наличие рисков привлечения к ответственности в связи с несовершенством правовой базы.
Использование служебного автомобиля в личных целях по доверенности

Наличие доверенности на текущий момент не является необходимым для управления транспортным средством – достаточным подтверждением наличия права на управление им является полис ОСАГО. Однако если транспортное средство принадлежит предприятию, оно вправе выдавать доверенности на использование собственного имущества, в том числе и на управление находящимися на балансе организации автомобилями.

Как оформить использование директором ТОО личной автомашины в служебных целях? (Е

Директор использует свою автомашину в служебных целях. Какой заключить договор аренды на транспортное средство между физическим лицом (директор) и ТОО, чтобы не выписывать путевые листы и не списывать ГСМ? Можно ли в договоре указать только сумму за услуги аренды ТС, например, компенсационная выплата за месяц = сумма. (бензин, ремонт за счет физического лица) чтобы ТОО не выписывало путевой лист, а только акт выполненных работ за месяц? К акту выполненных работ нужно ли прикладывать чеки? За эмиссию нужно ли будет отчитываться или нет?

Плательщиком эмиссии в окружающую среду будет признано ТОО, если в соответствии с заключенным соглашением ТОО будет заправлять ГСМ используемый личный автомобиль директора. В этом случае ГСМ приобретается ТОО и выдается директору на его личный автомобиль. Следовательно, при списании ГСМ у ТОО возникает обязательство по начислению и уплате эмиссии в окружающую среду от передвижных источников.

Директор организации (ООО) ездит на служебной машине и управляет ею сам

В соответствии с п.п. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относятся затраты налогоплательщика на приобретение топлива, воды, энергии всех видов, расходуемых на технологические цели, выработку (в том числе самим налогоплательщиком для производственных нужд) всех видов энергии, отопление зданий, а также расходы на производство и (или) приобретение мощности, на трансформацию и передачу энергии.
Согласно п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ прочими расходами, связанными с производством и реализацией, являются, в частности, расходы налогоплательщика на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).
На основании п. 1 ст. 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Обоснованные расходы — это экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Документально подтвержденными расходами признаются затраты, подтвержденные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В целях признания для целей налогообложения расходов на горюче-смазочные материалы для автомобиля, управляемого и используемого директором, кроме подтверждения этих расходов первичными документами, которые свидетельствуют о факте приобретения ГСМ (например, чеки АЗС), следует документально подтвердить экономическую оправданность и производственную направленность данных расходов.
С 1 января 2022 г. вступил в силу Федеральный закон от 6.12.11 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (ст. 9 Закона N 402-ФЗ). При этом первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Вместе с тем, как разъясняется в информации Минфина России N ПЗ-10/2022 «О вступлении в силу с 1 января 2022 г. Федерального закона от 6 декабря 2022 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Информация N ПЗ-10/2022), обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.
Соответственно самостоятельно разработанная организацией форма путевого листа должна содержать обязательные реквизиты как предусмотренные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, так и указанные в разделе II «Обязательные реквизиты путевого листа» приказа Минтранса России от 18.09.08 г. N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ N 152), поскольку данный приказ был издан во исполнение требований Федерального закона от 8.11.07 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (ст. 6).
Организации вправе также применять унифицированную форму путевого листа легкового автомобиля (форма N 3), утвержденную постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. N 78 при необходимости добавив или удалив часть реквизитов.
Напоминаем, что на основании требований части 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ все применяемые организацией формы первичных учетных документов, в том числе разработанные на основе унифицированных форм, должны быть утверждены руководителем организации либо отдельным распорядительным документом, либо в составе учетной политики для целей бухгалтерского учета.
Согласно п. 10 раздела III «Порядок заполнения путевого листа» приказа Минтранса России N 152 путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. Соответственно для оформления путевых листов организации вправе предусмотреть любой срок, но не более одного месяца.
Следует отметить, что в упомянутом приказе Минтранса России в качестве обязательного реквизита путевого листа не указан маршрут следования. Вместе с тем согласно разъяснениям официальных органов информация о маршруте следования автомобиля позволяет подтвердить факт использования автомобиля в деятельности налогоплательщика и соответственно служит доказательством экономической обоснованности расходов на ГСМ и их связи с деятельностью, направленной на получение дохода исходя из требований ст. 252 НК РФ (письма Минфина России от 20.02.06 г. N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 7.07.08 г. N 20-12/064123.2, от 13.04.07 г. N 20-12/035154, от 14.11.06 г. N 20-12/100253, от 19.06.06 г. N 20-12/54213@).
В судебных актах, в которых была поддержана позиция налоговых органов по вопросу о правильности заполнения путевых листов, уточняется, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном пути следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ в служебных целях и свидетельствовать об обоснованности этих расходов.
Такие выводы приведены в постановлениях:
— ФАС Поволжского округа от 21.05.13 г. N А55-23291/2022 (Определением ВАС РФ от 30.08.13 г. N ВАС-11880/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ);
— ФАС Поволжского округа от 20.06.13 г. N А55-26509/2022 (Определением ВАС РФ от 7.10.13 г. N ВАС-13642/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), от 21.10.09 г. — N°А33-13602/08 и от 6.08.08 г. N А78-3068/07-Ф02-3517/08;
— ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.10 г. N А33-10451/2022 (Определением ВАС РФ от 11.10.10 г. N ВАС-13567/10 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), от 21.10.09 г. N А33-13602/08.
В то же время есть примеры судебных актов, подтверждающих, что отсутствие информации о пути следования автомобиля не может служить основанием для непризнания расходов на ГСМ. Согласно выводам судов отсутствие в путевых листах информации о маршрутах следования не дает оснований считать, что фактически организация использовала автомобиль не для служебных целей, поскольку такая информация среди обязательных реквизитов путевого листа в приказе Минтранса России N 152 не упоминается (постановления ФАС Поволжского округа от 5.03.13 г. N А55-19369/2022, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.05.12 г. N А25-1314/2022, от 31.08.11 г. N А53-26379/2022, ФАС Московского округа от 29.02.12 г. N А40-63465/11-116-182, от 26.08.10 г. N КА-А41/9668-10, от 20.07.10 г. N КА-А40/7436-10, от 26.01.10 г. N КА-А40/15099-09, от 8.12.09 г. N КА-А40/13500-09, ФАС Северо-Западного округа от 23.11.09 г. N А56-4991/2022 и др.).
Наличие довольно обширной арбитражной практики свидетельствует о том, что отсутствие указания в путевом листе маршрута следования служебного автомобиля, включая наименование организации и адреса, может повлечь за собой возникновение налоговых рисков в отношении расходов на ГСМ.
Таким образом, представляется целесообразным включить в состав реквизитов формы путевого листа, в том числе подлежащего заполнению руководителем, кроме адреса местонахождения пункта назначения, наименование организации (учреждения), куда направлялось служебное транспортное средство.
Что касается вопроса о признании в целях налогообложения расходов на приобретение директором ГСМ по чекам АЗС, выданным в выходные дни, то, по нашему мнению, имеет значение не факт приобретения ГСМ в выходные дни, а время (период) использования этих ГСМ. Например, ГСМ приобретены в воскресенье вечером для их дальнейшего использования с начала трудовой недели в течение рабочего времени руководителя, установленного трудовым договором, что будет подтверждаться путевыми листами, которые составлены с учетом приведенных требований.
В постановлении ФАС Московского округа от 3.02.09 г. N КА-А40/96-09 была рассмотрена схожая ситуация.
Установив, что автомашины, управляемые некоторыми водителями, согласно путевым листам выезжали из гаража не раньше 9.00, а возвращались не позднее 18.00, тогда как согласно кассовым чекам в ряде случаев бензин приобретался на АЗС либо до 9.00, либо после 18.00, налоговая инспекция сочла, что названные лица получили доход, подлежащий учету при исчислении НДФЛ. Однако в организации пояснили, что на основании приказов легковые автомобили были переданы лицам, допущенным к управлению, на ответственное хранение по месту жительства в связи с отсутствием стоянки на предприятии. Названными приказами предусмотрено, что указанным работникам расходы возмещаются по авансовым отчетам, связанным с приобретением ГСМ во внерабочее время. При этом установлено, что приобретение ГСМ во внерабочее время обосновано целью беспрепятственного выезда на линию на следующий день.
Поскольку обслуживание автотранспортного средства после возвращения с линии (работы) либо перед выходом на линию (работу), включая заправку ГСМ, является объективно необходимым действием для обеспечения непрерывности производственного процесса, суд указал, что факт перегона транспортного средства от места нахождения завода к месту жительства водителя, принявшего транспортное средство на ответственное хранение, не свидетельствует об использовании указанного средства и приобретенных на выданные под отчет денежные средства ГСМ в личных целях.
В постановлении ФАС Московского округа от 4.02.08 г. N КА-А40/13427-07-2, в котором суд также поддержал налогоплательщика, было отмечено, что размер и связь расходов на ГСМ, в том числе приобретенных в выходные дни, с производственной деятельностью общества подтверждаются контрольно-кассовыми чеками, авансовыми отчетами водителей, приказом о сменной работе водителей.
Вместе с тем обращаем внимание на постановление ФАС Московского округа от 3.12.12 г. N А41-20691/11. По мнению налогоплательщика, учитывая разъездной характер работы директора и его заместителя, расходы на оплату бензина, автозапчастей и мойки автомобиля, а также командировочные расходы включаются в состав расходов на содержание служебного транспорта. При этом не имеет значения, что расходы понесены в выходные и праздничные дни, поскольку это не доказывает факта использования автомобиля в непроизводственных целях.
Как указал суд, признавая позицию налогоплательщика неправомерной, подотчетные лица налогоплательщика за наличный расчет оплачивали услуги по мойке автомобиля и приобретали ГСМ. Поскольку инспекция установила, что расходы понесены не в регионе деятельности общества в дни, когда работники не направлялись в командировку (в том числе в выходные и праздничные дни), а представленные документы не позволяют идентифицировать автомобили, то эти расходы не отвечают требованиям ст. 252 НК РФ, как не подтверждающие их производственную направленность.
Кроме того, суд согласился с квалификацией инспекцией спорных сумм как материальной выгоды, полученной директором общества и его заместителем в виде возмещения расходов на ГСМ и услуг автомойки и подлежащей обложению НДФЛ.
Следовательно, если ГСМ использованы директором для служебных поездок в выходные дни, что должно подтверждаться надлежащим образом заполненными путевыми листами, необходимо также учитывать следующее.
Директор, с одной стороны, является руководителем — единоличным исполнительным органом организации, который решает все хозяйственные, управленческие и финансовые вопросы, а с другой — он работник организации, который работает по трудовому договору и соблюдает правила трудового распорядка. Отношения между обществом (работодателем) и директором как работником регулируются нормами трудового права в их совокупности (ст. 16, 20, 56, 273 ТК РФ, ст. 40 Федерального закона от 8.02.98 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее — Закон об обществах с ограниченной ответственностью).
Работодателем по отношению к руководителю является общее собрание участников ООО или единственный участник (п.п. 4 п. 2 ст. 33 Закона об обществах с ограниченной ответственностью).
Положения ст. 100 ТК РФ предусматривают возможность использования различных режимов рабочего времени, в том числе работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников.
Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день — особый режим работы, в соответствии с которым по распоряжению работодателя при необходимости отдельные работники могут эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.
Таким образом, для работника, работающего по графику пятидневной рабочей недели, условие о ненормированности рабочего дня означает лишь эпизодическое увеличение продолжительности его рабочего времени и не может служить основанием для его привлечения к работе в выходные дни.
Аналогичный вывод следует из письма Роструда от 7.06.08 г. N 1316-6-1: введение ненормированного рабочего дня для работников не означает, что на них не распространяются правила, определяющие время начала и окончания работы, порядок учета рабочего времени и т.д. Эти работники на общих основаниях освобождаются от работы в дни еженедельного отдыха и праздничные дни.
Привлечение работников, которым установлен ненормированный рабочий день, к работе в их выходные дни должно осуществляться с применением положений ст. 113 и 153 ТК РФ.
Следует помнить, что работа в условиях ненормированного рабочего дня (ст. 101 ТК РФ), в выходные и праздничные дни (ст. 113 и 153 ТК РФ), сверхурочная работа (ст. 99, 152 ТК РФ) — это самостоятельные режимы труда в условиях, отклоняющихся от нормальных (ст. 149 ТК РФ, письмо Роструда от 2.12.09 г. N 3567-6-1). Поэтому, если служебный автомобиль, управляемый директором, будет использоваться в производственных целях в выходные дни, должен соблюдаться установленный порядок оформления привлечения руководителя к работе в выходные дни и оплаты его труда (ст. 113 и 153 ТК РФ).
Несоблюдение требований названных норм ТК РФ является нарушением трудового законодательства, за которое организация может быть привлечена к административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Кроме того, выполнение в отношении руководителя указанных требований трудового законодательства наряду с надлежащим заполнением путевых листов позволит признать обоснованными для целей налогообложения расходы по ГСМ, приобретенных и использованных в выходные дни для совершения служебных поездок.
Так, УФНС России по г. Москве в письме от 19.06.06 г. N 20-12/54213@ сообщило, что для признания расходов на приобретение ГСМ в период работы автомобильного транспорта сверх нормального рабочего дня (рабочего времени) в целях налогообложения прибыли необходимо наличие утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих работу в выходные дни и обеспечение точного учета сверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей.
Например, в постановлении от 4.02.08 г. N КА-А40/13427-07-2 ФАС Московского округа указал, что стоимость топлива, приобретенного в выходные дни, также соответствует критериям расходов, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ, поскольку организацией представлены приказы руководителя о сменной работе водителей.
Однако с учетом того, что руководитель является работником с особым статусом, привлечение его к работе в выходные дни, по нашему мнению, должно быть предусмотрено решением участников общества, либо последние на основании протокола общего собрания участников предоставляют право руководителю самостоятельно принимать решение о работе в выходные дни и/или включают соответствующее положение в трудовой договор, заключенный с директором.

УФНС России по г. Москве в письме от 7.06.12 г. N 13-11/050285 разъяснило вопросы о том, вправе ли налогоплательщик учесть расходы на проезд по платной дороге и каким образом подтвердить обоснованность таких расходов.
Статьей 264 НК РФ установлено, что налогоплательщики вправе учесть в составе прочих расходов в том числе затраты на содержание служебного автотранспорта (п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а также сборы консульские и аэродромные, за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Пунктом 2 раздела 1 и п. 3 раздела 2 Временных правил определения стоимости проезда по платным автомобильным дорогам и дорожным объектам и использования взимаемых за проезд средств (утверждены постановлением Правительства РФ от 27.08.99 г. N 973) (далее — Временные правила) установлено, что проезд по федеральным автомобильным дорогам общего пользования и расположенным на них мостам, путепроводам, тоннелям может быть платным только при наличии бесплатного альтернативного проезда в том же направлении.
Если организация может документально подтвердить факт понесенных расходов на проезд по платной дороге, а также экономическую целесообразность использования платных дорог при наличии бесплатного альтернативного проезда в том же направлении, то данные расходы могут быть учтены в составе прочих расходов в целях исчисления налога на прибыль организаций.
Соответственно во избежание претензий со стороны налоговых органов в отношении необоснованности расходов на проезд по платным дорогам целесообразно аргументировать необходимость использования платных магистралей. В частности, можно указать следующее:
— бесплатная дорога гораздо длиннее, поэтому проезд по платной дороге позволяет снизить затраты на ГСМ;
— повышение комфорта движения автотранспорта и снижение ущерба от ДТП.
В качестве документов, которые подтверждают оплату проезда, могут использоваться проездные талоны, предусмотренные п. 13 Правил оказания услуг по организации проезда.
Разъяснения Минфина России и судебная практика по вопросу об обоснованности включения затрат на оплату проезда по платной дороге в состав расходов для целей исчисления налога на прибыль при поездках работников на работу и обратно в информационно-справочных системах отсутствуют.
Похожий налоговый спор по поводу обоснованности расходов на проезд по платным автобанам (в других странах) был рассмотрен в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 24.03.09 г. N А21-1241/2022. Суд поддержал налогоплательщика, указав, что затраты по доставке предмета лизинга по платным дорогам на территории иностранного государства налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов при условии их документальной подтвержденности (квитанции на оплату дороги, чеки на приобретение ГСМ).
— более безопасный проезд (п. 3 Временных правил), поскольку состояние бесплатной дороги плохое. Владелец платной дороги обязан, в частности, обеспечить беспрепятственный проезд транспортных средств по платной дороге, исключающий образование дорожных заторов (при условии соблюдения пользователями предусмотренного скоростного режима и обеспечения ими безопасности дорожного движения), а также соответствие транспортно-эксплуатационных характеристик платной дороги нормативным требованиям (п. 19 Правил оказания услуг по организации проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам общего пользования федерального значения, платным участкам таких автомобильных дорог, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19.01.10 г. N 18 (далее — Правила оказания услуг по организации проезда);
— экономия эксплуатационных затрат (транспортных расходов) при проезде по платным автомобильным дорогам за счет снижения расхода ГСМ, износа шин, затрат на ремонт;
Таким образом, с учетом особого статуса директора в качестве работника общества, если его права не ограничены уставом, трудовым договором или решениями общего собрания участников общества, он вправе самостоятельно принять решение об оплате проезда по платной дороге при осуществлении поездок на работу и домой.
Вместе с тем в целях исключения налоговых рисков целесообразно, по нашему мнению, оформить локальный нормативный акт (распорядительный документ за подписью директора) с обоснованием производственной необходимости проезда по платной дороге, воспользовавшись в том числе приведенными аргументами.

Может ли руководитель управлять служебным автомобилем

Ответ:
В первую очередь следует отметить, что трудовые отношения основаны на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, под которой понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (часть первая ст. 15 ТК РФ). Условие о трудовой функции является обязательным для включения в трудовой договор (часть вторая ст. 57 ТК РФ).
Как следует из вопроса, управление автомобилем в рассматриваемом случае, как правило, будет представлять собой не трудовую функцию работника, а способ выполнения трудовых обязанностей по должности руководителя. Иными словами, руководитель получает право использовать служебный автомобиль для поездок, связанных с осуществлением трудовой функции по занимаемой должности. Само по себе управление автомобилем для служебных поездок не означает, что работник начинает осуществлять трудовую функцию водителя (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2022 по делу N 33-9894). Трудовое законодательство не ограничивает право работодателя закрепить служебный автомобиль для поездок, связанных с выполнением трудовых обязанностей, за любым работником независимо от содержания его трудовой функции.
Предоставление работнику для исполнения им трудовой функции принадлежащего работодателю имущества с точки зрения трудового законодательства не требует какого-либо специального оформления. Работник, в силу закона (часть вторая ст. 21 ТК РФ), обязан бережно относиться к этому имуществу. Нарушение этой обязанности может повлечь дисциплинарную или материальную ответственность. Поэтому в такой ситуации потребуется только издание приказа о закреплении автомобиля за конкретным сотрудником. Трудовому законодательству — это противоречить не будет. При этом работник, в трудовые обязанности которого не входит управление транспортными средствами, вправе совершать служебные поездки на общественном транспорте, отказавшись от автомобиля работодателя (ст. 60 ТК РФ).
Если же работодатель желает возложить на работника обязанности водителя, то необходимо учитывать следующее.
По смыслу части второй ст. 57 ТК РФ, если работник фактически выполняет работы, совпадающие с предусмотренными квалификационным справочником или профессиональным стандартом характеристиками работ по должности, выполнение работ по которой связано с предоставлением определенных компенсаций и льгот или наличием ограничений, в трудовом договоре, заключенном с этим работником, должно быть указано наименование именно этой должности. Для работы, непосредственно связанной с движением транспортных средств, предусмотрены определенные ограничения (смотрите главу 51 «Особенности регулирования труда работников транспорта» Трудового кодекса РФ). Поэтому наименование должностей, профессий или специальностей, работа по которым непосредственно связана с движением транспортных средств, и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (часть вторая ст. 57 ТК РФ). Соответственно, трудовая функция работника, занимающего должность руководителя, не может предусматривать работу (трудовые обязанности) по должности водителя.

Вместе с тем в соответствии с частью первой ст. 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ). Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей).
Одним из принципов правового регулирования трудовых отношений является свобода труда, включая право на труд, который каждый свободно выбирает или на который свободно соглашается, право распоряжаться своими способностями к труду, выбирать профессию и род деятельности (часть первая ст. 2 ТК РФ). Ни Трудовой кодекс РФ, ни иные нормативные правовые акты не содержат положений, которые бы запрещали руководителю организации совмещать профессию водителя*(1).
Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника (часть третья ст. 60.2 ТК РФ). Размер доплаты за совмещение должен быть предусмотрен соглашением сторон трудового договора с учетом содержания и объема дополнительной работы (часть вторая ст. 151 ТК РФ). Поэтому руководителю организации и должностному лицу или органу, который в отношении него выполняет функции работодателя (часть шестая ст. 20 ТК РФ), необходимо подписать соглашение о совмещении руководителем учреждения профессии водителя.
В заключение отметим, что согласно ст. 213 ТК РФ работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, проходят за счет средств работодателя обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры.
Статьей 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» на работодателей возложена обязанность организовывать и проводить с привлечением работников органов здравоохранения предрейсовые медицинские осмотры водителей.
По нашему мнению, под водителем здесь следует понимать любое лицо, управляющее транспортным средством организации, имеющее на это специальное право. Это означает, что все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые эксплуатируют транспортные средства, обязаны организовывать проведение предрейсовых медицинских осмотров лиц, управляющих принадлежащими им автомобилями, вне зависимости от того, какую должность занимает работник организации, осуществляющий функции водителя.
______________
*(1) Некоторые ограничения на совместительство и совмещение установлены для руководителей организаций частью второй ст. 276 ТК РФ, но только в отношении органов, осуществляющих функции надзора и контроля в данной организации. Водитель функций надзора и контроля не осуществляет. Ранее ограничения на совмещение профессий (должностей) в отношении руководителей организаций и некоторых других работников были установлены постановлением Совета Министров СССР от 04.12.1981 N 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)». Однако в настоящее время оно не действует (п. 3 постановления Правительства РФ от 10.03.2022 N 216 «Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации»).

Вход на сайт

Закрепление автомобиля за водителем производится в целях установления материальной ответственности водителя и обеспечения сохранности автомобиля.
По вашему директор издаст приказ, где самому себе прикажет эту сохранность обеспечивать?

Как списать бензин на личный автомобиль директора? Аренда личного автомобиля директора

Списание бензина на предприятии осуществляется в налоговом учете не сразу. Стоимость купленного топлива не включается в расходы ни при оплате аванса, ни во время заправки бензином и соответствующего списания денег с топливной карты. Дело в том, что заправка по чеку терминала АЗС лишь подтверждает его покупку, но никак не служит доказательством целевого пользования. Главным документом, который подтверждает расход горюче-смазочных материалов, является путевой лист. С его помощью учитывается и контролируется эксплуатация транспорта и работа водителя. Без него запрещается транспортировка людей, багажа и грузов.

Важно учитывать и то, что затраты на топливо – нормируемые. Несмотря на то что НК РФ не предусмотрены ограничения по учету затрат на бензин при исчислении налога, соответствующие нормы указываются в Методических рекомендациях «Нормы расхода ГСМ на автотранспорте». Их должны использовать не только автотранспортные компании, но и те, которые эксплуатируют ТС. Их учитывают при налогообложении.

Управление служебным автомобилем руководителем

Использование руководителем во время отпуска водителя служебного легкового автомобиля самостоятельно, будет представлять собой не трудовую функцию работника, а способ выполнения трудовых обязанностей по должности руководителя. Иными словами, руководитель получает право использовать служебный автомобиль для поездок, связанных с осуществлением трудовой функции по занимаемой должности.

Трудовое законодательство не ограничивает право работодателя закрепить служебный автомобиль для поездок, связанных с выполнением трудовых обязанностей, за любым работником независимо от содержания его трудовой функции.

Директор на служебном автомобиле

3) Как я понимаю что, штатному водителю надо иметь путевку с отметками медика и механика, и по идее предъявлять ее инспекторам ГИБДД, но как быть с сотрудниками не водителями которые катаются по рабочей потребности?

Поймите, что служебный автомобиль и функции управления им (то есть функции водителя) неразрывно связаны. Поэтому если любой сотрудник начинает управлять служебным автомобилем, то он автоматически принимает на себя функции водителя.

Использование служебных легковых автомобилей должно быть оформлено путевым листом

В данном случае путевой лист оформляется на водителя (водителей) в зависимости от принятой в организации системы материальной ответственности (за автомобиль, его принадлежности, топливо и т.п.): индивидуальной либо коллективной, а также иных факторов, связанных с учетом эксплуатации автомобиля (учет времени работы в разрезе водителей, учет появления возможных неисправностей, ДТП и т.п. в момент управления автомобилем конкретным лицом и т.д.). Если автомобиль управляется водителем и обслуживает указанных лиц, то оформляется 1 путевой лист на водителя. Если автомобиль в течение дня управляется поочередно всеми указанными лицами, то путевой лист может быть оформлен на каждое лицо. При этом необходимо предусмотреть процедуру передачи автомобиля от одного лица другому: удостоверение факта исправности, отсутствия повреждений, комплектности, фактического наличия учтенного количества ГСМ и т.д. Возможно оформить 1 путевой лист на группу водителей (работников – пользователей автомобиля) в случае, если они несут в данном вопросе коллективную материальную ответственность и организован учет их работы с точки зрения возможного наличия негативных факторов (ДТП, утрата имущества и т.д.).

Исходя из правоотношений, основанных на ст. 106 ТК, использовать для служебных поездок автомобиль может только работник – владелец автомобиля. Использование автомобиля другими сотрудниками противоречит указанным правоотношениям (в этом случае необходимо заключить между нанимателем и работником договор аренды или безвозмездного пользования). Если владелец автомобиля работает в организации водителем, то он может использовать автомобиль для выполнения своих служебных обязанностей и обслуживать других работников организации (например, директора, заместителя директора, менеджеров и т.д.). При рассматриваемых правоотношениях не предусматривается возможность возмещения работнику расходов на техобслуживание автомобиля, так как за использование автомобиля ему положена компенсация (возмещение техобслуживания в данном случае носит характер дополнительной компенсации).

Служебная записка

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.