Бизнес-Процессы Юридического Отдела

Реинжиниринг процесса управления договорами

Сбалансированная система показателей – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые.

• при низкой эффективности отдельных направлений деятельности компании;
• при угрозе потери конкурентного преимущества;
• при высоких темпах роста, приводящих к снижению потребительского качества производимой продукции;
• в ходе упорядочивания информационных потоков и внедрения Документационного Обеспечения Управления;
• перед внедрением или модификацией информационных технологий в ходе комплексной оптимизации оргструктуры.

Разработка карты стратегии юридического отдела металлургического завода Абинского района с использованием инструментария ARIS

Они показали, как заставить работать сформированную стратегию, и какие изменения приоритетов в менеджменте надо для этого осуществить, и, в частности, как привести в стратегическое соответствие целям бизнес-процессов нематериальные активы — человеческие, информационные и организационные, связав направления обучения и карьерного роста персонала с целями внутренних бизнес-процессов.

Слова «сбалансированные показатели» означают, что при расчетах степени достижения целей учитывается удельный вес показателей и обеспечивается согласованность и баланс индивидуальных, организационных и межфункциональных видов деятельности.

Бизнес процессы юридического отдела

И далее, когда нераскрыты и неясны связи внутри холдинга, возникает немало казусов в сфере корпоративного управления активами. Соответственно в таком случае «сквозное» управление холдингом невозможно, а управление любой функцией, в том числе юридической, осуществляется в «ручном режиме». В основном роль юридической службы определяется исходя из функционального подхода к организации предприятия.

Решение было успешно внедрено в их штаб-квартире в Стокгольме. Lansforsakringar Group является одной из ведущих банковских и страховых компаний в Швеции. Численность персонала достигает 5800 сотрудников в 140 офисах на территории Швеции, а число клиентов превышает 3 миллиона. Решение Deltek Maconomy для юридических компаний состоит из интегрированных модулей, которые позволяют автоматизировать процессы управления отношениями с клиентами, регистрации времени юристов, планирования ресурсов, анализа и подготовки отчетности по проектам.

Юридический отдел: роль в бизнесе и некоторые аспекты организации *

Впрочем, чтобы юридический отдел мог успешно осуществлять функцию надзора и контроля, необходимо решить вопрос о подчинении указанного подразделения (т.е. его главы), предоставив ему относительную независимость.

Именно юристы занимаются на предприятии договорной работой. Однако это не означает, что составление стандартных договоров не может быть передано в другие отделы, что происходит, как правило, из соображения экономии средств или времени на прохождение документа. Юристы нужны, а часто незаменимы, при структурировании сделок, ведении проектной работы и на переговорах.

Описание и оптимизация бизнес-процессов компании

При внесении изменений в деятельность компании руководитель вынужден балансировать между двумя крайностями. С одной стороны, есть опасность сломать непродуманным решением налаженные и описанные бизнес-процессы компании. С другой стороны, есть желание повысить эффективность максимальным образом, то есть разрушить все «до основанья, а затем…» построить что-то кардинально новое. Именно на второй парадигме основывался активно пропагандируемый ещё несколько лет назад реинжиниринг бизнес-процессов.

В результате они узнали, что каждую заявку проверяет несколько отделов, каждый из которых рассматривает определенный ее аспект (кредитную историю, задолженности, имущество и т. п.). Причем, согласно утверждённому описанию, бизнес-процесс рассмотрения каждым отделом компании осуществляется последовательно. Новые заявки поступают в очередной отдел, эксперт проводит анализ и делает определенные выводы: «Все ясно, можно предоставить компьютер в кредит. Все ясно, нужно отказать. Так, интересный случай, надо разобраться…» И пока он рассматривает одну заявку, со всеми остальными, в том числе и с теми, решение по которым уже было принято, никто не работает, они просто лежат у него в кабинете. И в каждом отделе описанный выше бизнес-процесс повторяется! Решение, принятое членами совета директоров компании, было простым по сути и реинжиниринговым по реализации. Каждый отдел сформулировал ряд четких критериев, по которым можно было четко понять, что необходимо сделать с каждой заявкой: предоставлять компьютер в кредит, отказать или же провести более детальный анализ. Затем специалисты компании описали новый бизнес-процесс и разработали многотерминальную экспертную систему, за терминалы посадили операционисток (естественно, обучив их по специально разработанной программе). В результате бизнес-процесс стал таким: заявка поступает к операционистке, которая вводит данные в экспертную систему, определяющую — предоставить компьютер в кредит; отказать на следующих основаниях (текст отказа прилагается); направить заявку на дальнейшее рассмотрение в следующие отделы (перечень отделов). В итоге выполнения описанного бизнес-процесса в течение нескольких дней клиентам компании сообщали, будет или нет удовлетворена их просьба, или о том, что им придется подождать еще несколько дней. Сокращение сроков рассмотрения заявок привело к росту продаж, экономии затрат на экспертов, которые начали выполнять более квалифицированную работу.

Выстраиваем структуру юридического департамента

Представляется, что традиционный вариант (подчинение директору бизнес-единицы) наиболее оправдан. Подчинение же юристов бизнес-единиц руководителю юридического департамента холдинга должно осуществляться через построение контрольно-распорядительных механизмов и единого правового пространства. В качестве инструмента построения последнего можно использовать институт передачи полномочий единоличного исполнительного органа обществ управляющей организации (компании).

В зависимости от объемов работы и специфики деятельности компании отдельные юристы могут курировать несколько видов деятельности или, наоборот, могут привлекаться более узкие специалисты в той или иной области.

Юридический отдел: структура, задачи, должности

После рассмотрения составляются проекты ответов на претензии, которые согласовываются с заинтересованными подразделениями предприятия. Руководителю фирмы представляются предложения по полному либо частичному удовлетворению поступивших претензий.

1. Обеспечение соблюдения предписаний законодательных актов на предприятии и защита его интересов. В рамках этого направления осуществляется поиск, обобщение и анализ нормативных актов, необходимых для работы фирмы.
2. Организацию и ведение систематизированного учета, хранение правовых документов, поступающих на предприятие.
3. Приобретение и использование электронных баз нормативной информации.
4. Учет локальных документов, утверждаемых на предприятии.
5. Подписка на официальные издания, в том числе электронные, в которых публикуются правовые акты по трудовой, налоговой, хозяйственной, финансовой и прочей деятельности.
6. Проверка соответствия требованиям законодательства проектов приказов, положений, инструкций и прочих документов, предоставляемых на подпись директору. В рамках этого направления определяется правомочность руководителя издавать соответствующий акт, степень необходимости согласования его с подразделениями фирмы, правильность ссылок на нормы.
7. Визирование проектов, которые составлены в соответствии с установленными требованиями.
8. Проверку этапов согласования с подразделениями фирмы.
9. Возврат проектов документов без визы в отделы, их разработавшие. При этом составляется письменное заключение, где указываются положения, противоречащие нормам, приводятся ссылки на правовые документы, инструкции и пр.
10. Контроль приведения проектов в соответствие с нормативной базой.
11. Выдача руководителям подразделений предписаний для изменения либо отмены актов, которые были изданы с нарушениями.

Бизнес-Процессы Юридического Отдела

А теперь попробуем разобраться, что такое юридический отдел на предприятии и какую функцию он выполняет. Юридический отдел –это самостоятельная структура, которая находится в подчинении руководителя компании. При этом его основной функцией является соблюдение деятельности организации в соответствии с существующим законодательством, а также защита ее правовых интересов и информирование обо всех правках и новые законопроектах, напрямую связанных с ее деятельностью.Структура юридического отдела разрабатывается руководителем с учетом объема работы и особенностей хозяйственной деятельности.

Вакансия № 3335900 на должность — Начальник юридического отдела — в городе (регионе) Кемерово от компании — Центр бизнес-развития Успешные люди — в отрасли экономики — Юристы — Договорное право — на сайте Электронный Центр занятости населения (ЦЗН) Начальник юридического отдела — вакансия в городе Кемерово Прямой работодатель — Центр бизнес-развития Успешные люди — ищет работника на вакантное место в своей организации (компании, фирме, ИП, ПБОЮЛ) на должность — Начальник юридического отдела

www.EmploymentCenter.ru / Все вакансии / Вакансии Кемерово, Кемеровская область, Россия — Электронный Центр Занятости Населения Кемерово, Кемеровская область, Россия — интернет-портал для трудоустройства без посредников временно безработных, выпускников учебных заведений, желающих сменить место работы и вид деятельности, а также для прямых работодателей (и их представителей, сотрудников отделов кадров) для того, чтобы размещать условно-бесплатные объявления вакансий с целью подбора кадров на вакантные места работы в своих компаниях, фирмах, организациях, ИП, ПБОЮЛ.

В обязанности работника на вакантом месте «Начальник юридического отдела» входит следующее:

• Полное юридическое обеспечение деятельности компании, занимающейся капитальным строительством и оптовой реализацией не продовольственной продукции.
• Земельное право, недвижимость (сделки купли-продажи зем. участков).
• Сопровождение сделок, совершаемых Обществом, в том числе сделок по аренде офисных зданий (заключение и регистрация договоров на длительный срок) и автостоянки.
• Организация и обеспечение функционирования юридическогоотдела.
• Организация, ведение и контроль договорной работы (составление всех видов договоров, контроль состояния действующих договоров, юридическая проверка контрагентов, заключение договоров, контроль порядка согласования договоров в установленном в компании регламенте)
• Мониторинг изменений действующего законодательства, подготовка для руководства и сотрудников юридических заключений по возникающим в ходе работы вопросам, внесение на рассмотрение руководству предложений по правовой защите бизнеса.
• Участие в проверках контролирующих органов (налоговая, прокуратура, полиция и др.), составление ответов на запросы и предписания, обеспечение контроля за законностью проведения проверок, оспаривание действий контролирующих органов.
• Организация корпоративной работы (сделки купли-продажи доли в уставном капитале, внесение изменений в учредительные документы, ЕГРЮЛ, составление протоколов, решений, договоров и других необходимых документов).
• Организация и обеспечение ведения претензионно-исковой работы (недопущение возникновения больших задолженностей, работа с текущими должниками, разработка механизмов взыскания и способов их реализации, переговоры с должниками, подготовка документов для взыскания задолженности в суде, участие в судебных заседаниях судов всех инстанций, исполнительное производство, банкротство)
• Разработка внутренних локальных нормативных актов (приказы, положения, должностные инструкции и т.д.)

Юридический отдел: обязанности и функции

Основные задачи юридической службы состоят в представлении законных интересов предприятия; в обеспечении выполнения задач и функций при помощи правовых инструментов; в повышении экономических и укреплении финансового показателей, применяя правовые средства в работе; в содействии обеспечения законности органами управления предприятия; в организации и подготовке локальных нормативных актов.

1. Процентная составляющая судебных дел, которые были выиграны.
2. Отсутствие проявившихся во время проверок (со стороны госоргана, ревизионной, аудиторской) ошибок в документах, повлекших за собой нарушения и штрафы.
3. Своевременное предоставление информации об изменениях в законодательстве заинтересованным сотрудникам.
4. Процентная составляющая исков контрагентов, которые были урегулированы в досудебном порядке.
5. Скорость ответа внутренним заказчикам на их запросы.
6. Замедление сроков рассмотрения входящих исков.
7. Своевременное согласование договоров.
8. Понижение количества требований в отношении заявленных к фирме судебных исков.

Организация деятельности юридического отдела на предприятии

Юридическая служба не может обойтись без юриста. Профессия юриста является одной из самых древних. Она появилась вместе с правом, и роль этой профессии возрастала по мере развития законодательства. На современном этапе стоит острая необходимость в квалифицированных юристах. Квалифицированный юрист – это юрист с высшим юридическим образованием. А главное с большим опытом работы, он должен юристом широкого профиля. Но не только от опыта и квалификации юриста зависит работа юридического отдела. Важно также отношение руководителя предприятия к юридическому отделу. Какое место занимает юридический отдел в структуре предприятия, правильно ли определены функции, поставлены задачи юридического отдела, важно постоянно обновлять юридические знания, т.к. законодательство постоянно изменяется.

Выполняя консультационные обязанности, юридическая служба выступает в роли советника по правовым вопросам, активно участвующего в процессе хозяйствования, обеспечивая надлежа-щее использование правовых средств для достижения экономи-ческих и иных результатов.

Деятельность юридического отдела предприятия

Претензионная работа. Арбитражный процессуальный кодекс РФ установил, что претензионный порядок урегулирования споров может быть установлен федеральным законом для определенной категории споров или может быть предусмотрен договором сторон, и тогда его соблюдение становится обязательным. Таким образом, претензионный порядок урегулирования споров в наше время не является общим правилом. Тем не менее, рядом законодательных актов устанавливается порядок предъявления претензий.

Общество действует на основании учредительных документов — Устава и Учредительного договора. Общество является самостоятельным юридическим лицом, отвечая собственным имуществом по своим юридическим обязательствам.

Семь принципов построения успешного юридического департамента

• Во-первых, возникает опасность подчинения юристов их клиентам, что подрывает объективность юридического анализа. Хотя это, безусловно, сближает юриста с клиентом, но и неизбежно создает для него конфликт интересов. Юрист начинает подчиняться коммерческому менеджеру, который определяет размер компенсации, а также способен иным образом влиять на его мнение. При этом юрист неизбежно теряет нужную беспристрастность и не может адекватно оценить юридические риски. Но нельзя забывать, что, являясь специалистом, который, по сути, проводит юридический аудит проекта, он, как и обычный аудитор, должен быть свободен от контроля со стороны менеджера, заинтересованного в скорейшем завершении проекта.
• Во-вторых, как показывает опыт, клиент часто не может адекватно оценить качество работы юриста и тот не получает нужной профессиональной оценки, тренинга и информационной поддержки. Как-то я слышал, что клиент высоко отзывался о своем юристе потому, что тот правильно записывал его (клиента) мысли и хорошо говорил на иностранном языке. Ни о какой профессиональной самокритике и совершенствовании здесь не могло быть и речи.
• В-третьих, анализируемая практика приводит к многообразию стандартов качества в рамках одной компании и появлению разных подходов к решению одних и тех же вопросов. Принцип “Quod licet Jovi, поп licet bovi” не должен работать в рамках одной компании потому, что создает опасность неадекватного восприятия юридического риска в разных концах консолидированной пирамиды, что может обрушить всю компанию. Это также нарушает базовые принципы корпоративной отчетности и поведения.
• В-четвертых, таким образом создаются дополнительные барьеры на пути информационного обмена между юристами разных подразделений компании, и наработанный опыт одной группы указанных специалистов не передается остальным, что крайне затрудняет формирование единой команды из всех юристов компании.

Централизация и командный подход к проектам также позволяют в короткий срок создать единую культуру в рамках юридического подразделения компании. Это не означает, что все должны мыслить и одеваться одинаково – наоборот, нужно пытаться максимально сохранить индивидуальность сотрудников, но в рамках единых подходов к решению юридических задач и обслуживанию клиентов. Стандарт качества (должен быть очень высоким и одним для всех, чтобы люди стремились к нему).

Разработка модели информационной системы юридического отдела по сопровождению и заключению договоров предприятия

Все договоры должны пройти обязательную проверку, изучение, правовую, бухгалтерскую и финансово-экономическую экспертизу, быть завизированы всеми заинтересованными руководителями и ответственными за заключение данного договора лицами и оформлены не менее чем в 2-х экземплярах.

Таким образом, можно сказать, что основная задача системы учета договоров сводится к обеспечению своевременного учета и упрощения процесса создания договора и сопутствующих документов, минимизации потери и ошибочности данных.

Разработка внутренней структуры юридического департамента компании

При реализации же второй цели сохранения и приумножения ресурсов компании, юрист является управленцем, который определяет, кто и какими способами участвует в сохранении и приумножении ресурсов и таким образом обеспечивает интересы собственников бизнеса.

Следует обратить внимание, что в такой двухуровневой системе управления юридическим департаментом есть возможность четко разграничить специализацию сотрудников. Кроме того, такая двухуровневая система позволяет строить карьеру сотрудникам юридического департамента. Достигнув достаточного профессионального уровня на этапе обеспечивающей деятельности, этот же сотрудник может переместиться на следующую ступеньку карьерной лестницы и курировать те же вопросы, но уже на уровне управления. Конечно, в такой системе, когда деятельность специалистов четко ограничена определенным кругом вопросов, есть опасность, что при уходе одного специалиста образуется вакуум, на заполнение которого требуются дополнительные временные и материальные ресурсы, что, конечно, не полезно для бизнеса. Однако эту проблему можно решить путем описания бизнес-процессов и процессного управления, о котором речь пойдет далее, или путем перемещения сотрудников по горизонтали.