На каких документах нельзя ставить факсимиле

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Для каких документов можно применять факсимильную подпись. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Факсимильная подпись – идеально воссозданный оттиск подписи ответственного лица, обычно руководителя, который используется для оформления некоторых документов. Выглядит факсимиле как небольшая печать или штамп.

Рекомендуемые услуги

Если Вы решили использовать факсимиле в работе, то это необходимо узаконить путем создания приказа по организации. Руководитель должен оформить соответствующий документ в любой удобной форме, вписать возможность использования факсимильной подписи в локальные нормативные акты компании.

Какие документы нельзя заверять факсимильной подписью?

Неправильное использование факсимиле может привести к тому, что документ признают недействительным. Поэтому оформите возможность использования оттиска подписи и улучшите производительность в своей компании законно.

Пришел новый сотрудник устраиваться на работу. Он заполнил целый ряд различных документов, но в этот момент оказалось, что руководителя компании нет на рабочем месте. В связи с этим, бухгалтер компании решил поставить факсимильную подпись на заполненных документах и на трудовом договоре. В этом случае данная подпись будет считаться не действительной, так как в соответствии с законодательством, на подобных документах должен присутствовать оригинал подписи руководителя.

Где ставится факсимильная подпись?

Многие сотрудники сталкиваются с такой ситуацией, когда они не знают каким образом можно поставить факсимильную подпись на электронном документе. Для этого существует достаточно много программ, которые облегчают работу сотрудника компании.

Как использовать факсимильную подпись?

Однако перед тем как в документе ставится факсимильная подпись, предварительно данный вопрос необходимо решить с контрагентом. С ним следует заключить соглашение, в котором будет указанно, что после того, как предприниматель поставит подпись, любой документ будет иметь юридическую силу. Помимо этого факсимильная подпись используется для передачи любых данных внутри компании.

Законность подписи-отпечатка при оформлении трудовых отношений является спорным вопросом. Прямого указания на возможность подписания документов таким способом нигде не содержится. Касаемо трудовых отношений, они оформляются договором, который согласуется сторонами. Следовательно, если есть пункт об использовании факсимиле его проставление в трудовом договоре возможно.

На доверенности

Если вам необходима консультация по вопросу использования факсимильной подписи, обращайтесь за помощью к юристам Правовед.RU. Они помогут разобраться в законности применения факсимиле для отдельных видов документов.

На счете на оплату

Ст. 21 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» Сделка, направленная на отчуждение доли или части доли в уставном капитале общества, подлежит нотариальному удостоверению путем составления одного документа, подписанного сторонами. Несоблюдение нотариальной формы влечет за собой недействительность этой сделки.

Долгое время оставался спорным вопрос о том, можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре, который подписан факсимильной подписью. Точку в спорах поставил Президиум ВАС РФ в сентябре 2022 года. К сожалению, его решение оказалось не в пользу налогоплательщиков. Но и после такого прецедента некоторые арбитражные суды поддерживают организации.

Соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано собственноручными подписями должностных лиц. Ведь до момента его заключения между сторонами еще не достигнута договоренность о возможности замены «живой» подписи на документах на ее факсимильное воспроизведение. На основании такого соглашения стороны сделки вправе визировать с помощью факсимиле счета на оплату, заказ-наряды, заявки, акты, отчеты и другие аналогичные документы, составляемые в ходе исполнения сделки. Таким же образом они могут подписывать дополнения и изменения к этому договору. Однако практика показывает, что даже при наличии указанного соглашения рискованно оформлять с помощью факсимиле счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, акты об оказании услуг или выполнении работ, поскольку это может повлечь доначисление налога на прибыль и отказ в вычете НДС по сделке.

О возможности негативных последствий

Нормы гражданского законодательства допускают при совершении сделок применять факсимильное воспроизведение подписи. Для этого возможность и порядок использования такой подписи должны быть предусмотрены соглашением сторон, законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ). Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки. Соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, а при наличии между сторонами договорных отношений — в виде приложения или дополнения к основному договору. В нем указывают:

• документ по аккредитиву;
• чек, в котором указана иностранная валюта;
• любые кассовые документы;
• документы, в которых ведется учет сырья, а также материалов;
• документы, в которых ведется учет заработной платы работников компании;
• документы, в которых отражается личный состав предприятия, а также ведется учет рабочего времени каждого сотрудника;
• акт приема-передачи работ либо услуг.

Пришел новый сотрудник устраиваться на работу. Он заполнил целый ряд различных документов, но в этот момент оказалось, что руководителя компании нет на рабочем месте. В связи с этим, бухгалтер компании решил поставить факсимильную подпись на заполненных документах и на трудовом договоре. В этом случае данная подпись будет считаться не действительной, так как в соответствии с законодательством, на подобных документах должен присутствовать оригинал подписи руководителя.

Где ставится факсимильная подпись?

Однако перед тем как в документе ставится факсимильная подпись, предварительно данный вопрос необходимо решить с контрагентом. С ним следует заключить соглашение, в котором будет указанно, что после того, как предприниматель поставит подпись, любой документ будет иметь юридическую силу. Помимо этого факсимильная подпись используется для передачи любых данных внутри компании.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Письмо ФНС РФ также запрещает использование клише для оформления доверенностей в связи с тем, что зачастую данный документ связан с проведением финансовых операций. Здесь же прописан запрет на использование этого инструмента заверения для платежных и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Нет времени читать статью?

Оформить факсимиле для подписания договоров необходимо в строгом соответствии с действующим законодательством РФ. Прежде чем использовать штампованную подпись, стоит тщательно изучить всю нормативную базу относительно его правомерности, поскольку незнание законов не освобождает от ответственности за правонарушение.

Рассмотрим, каков порядок применения факсимиле для отдельных видов правоотношений, и может ли организация использовать факсимиле при оформлении своих первичных или кадровых документов, на счетах-фактурах, счетах на оплату, при выдаче доверенностей и составлении товарных накладных.

Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.

В кассовых документах

• первичной бухгалтерской документации;
• нормативных и законодательных документов;
• налоговых деклараций (согласно закону, если налоговая декларация подписана с помощью факсимиле и подана в налоговые органы, это не доказывает, что плательщик подтвердил предоставленную им информацию);
• доверенностей на совершение юридически значимых действий;
• договоров трудоустройства и иных коллективных контрактов;
• векселей;
• платежных документов и поручений (за исключение чеков для выплаты пенсий);
• счетов-фактур;
• документации для участия в конкурсах и тендерах;
• заявлений от физических и юридических лиц.

Можно проставлять штамп на графики работы или другие кадровые бумаги, не связанные с принятием на работу и увольнением. Для этого нужно издать локальный акт, подписанный директором организации. Также облегчают ведение документооборота штампы, на которых указано ФИО и оставлено место для ручной подписи.

Чтобы правомерно пользоваться инструментом, сначала руководитель издает соответствующее распоряжение. В нем прописывается необходимость и весь порядок использования дубликата подписи. Приказом назначается ответственное лицо, которому поручено хранение штампа и проставление оттисков. Также перечисляются все допущенные к инструменту сотрудники. И наконец, должен быть составлен четкий перечень документации, в которой используется факсимильная подпись.

Где точно можно использовать подписи факсимиле?

После подписания соглашения факсимильные оттиски приобретают юридическую силу. У обеих организаций также должны быть внутренние акты с прописанными тонкостями использования и хранения штампа. Доверенность в вышеописанную категорию не попадает. Она относится к односторонним сделкам, а значит, заключить двустороннее соглашение невозможно.

Основным моментом при решении вопроса о возможности подписания того или иного документа факсимильной подписью или о действительности подписанного такой подписью документа будет установление такой возможности специальными нормами законодательства или договоренность об этом сторон сделки.

1. Счет-фактура — ФНС и Минфин однозначно считают, что вычет по счету-фактуре с факсимильной подписью получить нельзя!
2. Первичные документы — признать расходы по первичным документам с факсимиле не получится, т.к. это прямо запрещают контролирующие органы!
3. Договор — с факсимиле считается ничтожным, т.е. не имеет юридической силы!
4. Доверенность — аналогично договору!

Что такое факсимиле

Стороны вправе договориться о том, что в их правоотношениях будет применяться факсимильная подпись определенного вида. Так, в договоре может содержаться условие о том, что письменная форма будет соблюдена с момента обмена сторонами факсимильными копиями договора, где подписи, как и текст, будут отражены с помощью аппарата. В договор может быть включено условие о возможности подписания договора с помощью факсимиле.