Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Трудовое право. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
Сторонники другой точки зрения полагают, что, поскольку трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимильной подписи при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно (смотрите, например, «Факсимильная подпись руководителя организации» (А.В. Петухова, «Единый налог на вмененный доход: бухгалтерский учет и налогообложение», N 1, январь-февраль 2022 г.)).
Вместе с тем, по нашему мнению, использовать факсимиле при подписании трудового договора с работником все же не следует. Ведь в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях. Кроме того, проблемы могут возникнуть при проверке организации контролирующими органами, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства. Соответственно, подписывать трудовые договоры со стороны работодателя следует руководителю (собственноручно); при его отсутствии подписать трудовой договор может сотрудник, уполномоченный руководителем доверенностью, в которой в обязательном порядке должно быть указано право на подписание трудовых договоров. Как правило, такими лицами являются заместители руководителя.
Необходимо ли наличие личной подписи руководителя на первичных кадровых документах, либо достаточно факсимильной подписи?
При этом обращаем внимание на то, что трудовое и гражданское законодательства являются самостоятельными отраслями. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений с помощью применения норм гражданского законодательства противоречит ст. 5 ТК РФ, не предусмотрено ст. 2 ГК РФ и, следовательно, невозможно. В то же время ТК РФ не содержит и прямого запрета на использование факсимильной подписи на кадровых документах.
Вместе с тем данное соглашение, как и трудовой договор, устанавливает обязанность работника в период его действия исполнять возложенные на него соглашением трудовые функции, а также должно предусматривать размер доплаты за совмещение (ч. 1 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ). Принимая во внимание, что под трудовыми отношениями понимаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем работодателя, можно сделать вывод, что такое соглашение также способствует установлению между работником и работодателем определенных трудовых отношений. Поэтому вопрос о том, как должно быть подписано такое соглашение, должен, на взгляд автора, решаться аналогично вопросу о подписании трудового договора.
Использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Автор полагает, что данный вывод в силу изложенных выше причин должен распространяться и на соглашения о совмещении. Вместе с тем, по мнению автора, использовать факсимиле при подписании трудового договора, а также соглашений о выполнении дополнительной работы на условиях совмещения с работником все же не следует, так как в случае использования факсимиле руководителя достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора или соглашения о совмещении с каждым конкретным работником именно на таких условиях. Ведь, в частности, соглашение о совмещении должно устанавливать доплату, размер которой зависит исключительно от соглашения сторон.
Факсимиле на трудовом договоре
При этом по вопросу использования факсимиле со стороны работодателя в трудовом договоре существуют две точки зрения. Согласно одной из них использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, поскольку статья 67 Кодекса предусматривает именно подписание сторонами документа, то есть проставление собственноручной подписи; под факсимиле же понимается аналог подписи. Сторонники другой точки зрения полагают, что, поскольку трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимильной подписи при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно.
А вот любые документы, которые не требуют движения финансов на счетах компании, можно заверять факсимильной подписью. Например, факсимиле намного упростит оформление приглашений или грамот и похвальных листов. Также факсимиле подойдет, если Вы упомянули о его использовании при составлении договора с контрагентом.
Обычно факсимиле очень помогает в сотрудничестве с постоянными партнерами. Для этого достаточно составить первоначальный договор сотрудничества и в тексте договора указать возможность использования факсимиле в процессе сотрудничества. Например, это пригодится для оформления актов выполненных работ, актов приема-отгрузки и других документов, сопровождающих долгосрочное сотрудничество двух контрагентов. Также можно оформить отдельное соглашение об использовании факсимильной подписи, подписанное обеими сторонами, участвующими в сотрудничестве.
Рекомендуемые услуги
Если Вы решили использовать факсимиле в работе, то это необходимо узаконить путем создания приказа по организации. Руководитель должен оформить соответствующий документ в любой удобной форме, вписать возможность использования факсимильной подписи в локальные нормативные акты компании.
Вместе с тем, применение «факсимиле» вместо собственноручной подписи руководителя может повлечь неблагоприятные последствия для работодателя со стороны государственной инспекции труда, которая может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
Проблема заключается в том, что при использовании факсимиле достаточно сложно учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с конкретным работником, что может стать предметом спора в суде. Так, К.Ю. проходила стажировку в ООО «Метаком» в качестве помощника бухгалтера. По результатам стажировки было принято решение не принимать её на постоянную работу. В судебное заседание истицей был представлен трудовой договор, изготовленный в другом стиле, с использованием факсимильной подписи директора. Представитель ответчика указанный трудовой договор не признал допустимым доказательством наличия трудовых отношений между обществом и К.Ю., мотивируя тем, что истица имела свободный доступ к печати и факсимильной подписи директора и могла самостоятельно изготовить трудовой договор. Каких-либо иных доказательств, свидетельствующих о выполнении истицей трудовых обязанностей в организации, начислении и выплате ей зарплаты в суд не представлено (Решение Ленинского районного суда г. Пензы от 08.06.2022 по делу №12–309/2022).
Использование факсимиле при оформлении других кадровых документов
Что же касается иных кадровых документов (приказы, справки и т.п.), то использование факсимиле при их подписании не противоречит действующему законодательству. В апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Саратовского областного суда от 16.05.2022 по делу №33–2693 суд указал, что «использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства».
Неправильное использование факсимиле может привести к тому, что документ признают недействительным. Поэтому оформите возможность использования оттиска подписи и улучшите производительность в своей компании законно.
Что такое факсимиле?
Договор – это письменная форма оформления сделки между физическими и юридическими лицами, либо только между юрлицами. Этот документ должен быть заверен подписями всех сторон. Гражданский кодекс не определяет полностью возможность использования факсимиле во время оформления юридических бумаг, однако, в 160 статье ГК есть упоминание об использовании такой подписи. Согласно этой статье факсимиле для заверки любых бумаг можно использовать только если до этого стороны заключили соглашение, которое разрешает право использования факсимильной подписи, и оно должно быть подписано сторонами соглашения собственноручно.
Рекомендуемые услуги
Факсимильная подпись – идеально воссозданный оттиск подписи ответственного лица, обычно руководителя, который используется для оформления некоторых документов. Выглядит факсимиле как небольшая печать или штамп.
При увольнении работника все записи в его трудовой книжке за время работы у данного работодателя заверяются подписью работодателя или лица, которое несет ответственность за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Ни инструкция, ни Правилами не оговаривают возможность применения факсимиле при внесении подписей в трудовые книжки.
Гость, знакомьтесь — Правобот!
Высший суд принял решение в отношении спора, касающегося факсимиле, согласно которому счета-фактуры не могут быть подписаны данным видам подписи. В этом случае заключенное дополнительное соглашение сторонами не будет основанием законности о возможности применения факсимиле.
Возможные риски
В отношении счетов-фактуры налоговые службы высказывают единое мнение о том, что применение здесь подписи факсимиле невозможно. Такой вид документа может быть подписан только оригинальной подписью руководителя. Следовательно, заверенные счета-фактуры подписью факсимиле не могут приниматься для вычета по НДС.
Как применять факсимиле, на каких документах можно ставить в 2022 году? Пока законодательство в этом плане не менялось – на документах, относящихся к сфере регулирования ГК РФ. То есть договор, заверенный таким способом, будет считаться действительным, оспорить его можно будет в суде только при условии, что между участниками сделки нет письменного соглашения о применении факсимильных средств удостоверения бланков или такое соглашение не завизировано собственноручными подписями сторон.
Стандартным способом удостоверения документации является проставление на них подписей руководства. Для ускорения процедуры оформления формуляров ГК РФ разрешает использовать средства факсимильного воспроизведения подписи. В ст. 160 ГК РФ указано, что в отдельных случаях допускается пользование факсимиле, юридическая сила такой подписи будет действительна при условии, что этот вариант оформления документации предусмотрен законодательством или соглашением между участниками сделки.
podpisanie_pervichnyh_dokumentov_faksimile.jpg
в письме Минфина от 08.12.2022 г. № 03-03-06/1/81951 обосновывается невозможность применения в отдельных ситуациях факсимиле-подписи на документах, юридическая сила первичной, налоговой и отчетной документации появляется только при проставлении собственноручных подписей или ЭЦП.
С работником заключен трудовой договор, в котором сразу прописано, что наряду с основной работой работник совмещают работу по второй должности. За совмещение работнику трудовым договором устанавливается доплата в размере 10% от оклада по основной должности. В организации используется унифицированная форма приказа о приеме на работу. Нужно ли в этом случае в строке «надбавка» указывать доплату за совмещаемую должность? И как ее указывать, если форма предполагает указание суммы цифрами, а в трудовом договоре указана выплата в процентах? Разъяснение Роструда из Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 3 квартал 2022 г.
Можно ли использовать самостоятельно разработанную форму личной карточки работника?
Можно ли вести личную карточку в электронном виде?
Какие документы и сведения необходимы для заполнения личной карточки?
Что делать, если работник отказывается предоставить дополнительные документы или сведения для занесения в личную карточку?
Не является ли отражение сведений о составе семьи нарушением порядка получения и обработки персональных данных?
Как быть, если работник отказывается подписывать личную карточку, в том числе и при ознакомлении его с записями в трудовую книжку?
Нужно ли вносить запись в личную карточку работника при изменении оклада, если отсутствует перевод на другую должность?
Как вносить исправления и изменения в личную карточку?
Какие виды поощрений необходимо вносить в раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки работника?
Как быть, если в каком-либо из разделов личной карточки закончилось место для внесения записей?
Является ли указание кодов в личной карточке работника обязательным?
Материалы по теме:
Работнику А поручено исполнение обязанностей временно отсутствующего (пребывающего в отпуске) работника Б. без освобождения от работы, определенной трудовым договором (по ст. 60.2 ТК РФ). Работник Б выходит из отпуска. Обязательно ли в этом случае издавать приказ об отмене исполнения обязанностей временно отсутствующего работника?
Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2022 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2022 N Ф04-8449/2022(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.
Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2022 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.
Cудебная практика относительно факсимильной подписи
Редко в какой организации не используют факсимиле. С одной стороны, это облегчает и ускоряет работу – руководитель может быстрее справиться с горой накопившихся бумаг или вообще освободить себя от утомительного занятия ставить резолюции, вручив факсимиле своему заместителю. С другой стороны, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи и поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит, и что по этому поводу думают в Министерстве финансов и арбитражных судах.
В законодательных нормативах предусмотрено подписание налоговых деклараций электронной подписью, как альтернативой собственноручной. Однако, в законе об электронных подписях не указывается иной вид «живой» подписи.
Законность
Также в нем указывается перечень допустимых для подписи факсимиле бумаг и сотрудники, в чьи должностные обязанности будет входит использование, сохранность и ответственность за несоответствующее использование фасимиле.
Как исполнителю «исцелить» договор возмездного оказания услуг с пороком формы
Гражданский кодекс РФ гласит, что ставить факсимиле можно в случаях, предусмотренных законом, другими правовыми актами (в том числе внутри самой компании), а также включать пункт про подпись-клише в деловое соглашение между партнерами.