Карточки по ндфл сколько хранить

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Изменены сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

налоговых деклараций — с 5 до 6 лет;
расчетов по страховым взносам — с 5 до 6 лет;
счетов-фактур — с 4 до 5 лет;
переписки с налоговыми органами о противоречиях в расчетом налогов — с 5 до 6 лет;
графиков отпусков — с одного до 3 лет;
документов о дисциплинарных взысканиях — с 5 до 3 лет;
документов о получении зарплаты — с 5 до 6 лет;
документов, которые подтверждают налоговые льготы, отсрочки/отказы на льготы и отсрочку платежей — с 5 до 6 лет.

Содержание

Что случилось?

Образцы подписей материально ответственных лиц теперь нужно хранить 5 лет после смены материально ответственного лица. Сами организации больше не могут устанавливать сроки их хранения. Для организаций и индивидуальных предпринимателей на УСН снижен срок хранения книг учета доходов и расходов. Теперь их нужно хранить всего пять лет, а не постоянно, как было до сих пор.

Как изменились сроки хранения бухгалтерских документов

Росархив пересмотрел сроки хранения для большинства бухгалтерских и налоговых документов. По новым правилам все налоговые декларации придется хранить вместо пяти не менее шести лет. Некоторые документы, наоборот, можно будет уничтожить быстрее. Например, это касается реестра сведений о доходах физических лиц, который нужно было хранить 75 лет, а теперь можно уничтожить через 5 лет.

Определив сроки хранения первичных бухгалтерских и налоговых документов, содержать их необходимо в отведенном помещении или закрытой мебели кабинета бухгалтера до сдачи в архив. В сейфах или шкафах с закрытым доступом содержатся бланки строгой отчетности.
При отсутствии подтверждающих документов для расчета налогов ФНС вправе выписать налогоплательщику штраф и пени за несоответствие условий сохранности. Кроме этого, юридические лица могут хранить документацию в электронном варианте, но обязательной деталью считается наличие электронной подписи.

Ответственность за хранение налоговых регистров и прочей документации несет главбух или руководитель фирмы. Сроки хранения бухгалтерской документации, отчетности, первичных документов составляют не меньше 5 лет после отчетного года.
Хранятся 4 года налоговые сведения для расчета и оплаты налогов, а также документация подтверждающая доходы и затраты. Кроме того, 4 года подлежит сохранению электронная документация между банком и компанией. Но для отдельных случаев законом прописаны сроки хранения бухгалтерских документов и иной отчетности. Так, к примеру, срок хранения РСВ-1 ПФР – 6 лет.

Исключительные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов

Срок хранения налоговой отчетности утвержден приказом ФНС и составляет 5 лет. Отсчет для содержания устанавливается с 1 января нового года по прошествии отчетного срока. А срок хранения налоговых регистров, доказывающих обоснованность начисления вычетов по НДС, наступает с даты внесения последних сведений.
Срок хранения квартальной бюджетной отчетности установлен в течение 5 лет, а годовой – бессрочно, на протяжении существования организации. До 2022 года юридические лица и ИП сдавали отчет в ПФ и ФСС, на сегодня единую форму РСВ принимает и хранит ФНС в течение 5 лет, как налоговую отчетность. Но сроки хранения РСВ-1 по перечню страховых взносов (на пенсионное, социальное, медицинское страхование) равны 6 лет.
Сроки хранения бухгалтерских документов, регистров и отчетности регламентируется №125-ФЗ от 22.10.2022 «Об архивном деле в РФ».
При утере документации фирмы руководитель собирает комиссию, которая определяет факты пропажи или уничтожения (например, кража, чрезвычайный случай и т.д.). Во избежание разногласий с налоговой службой при расчете документацию лучше восстановить.

Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в статье 4 Федерального закона от 10.01.2022 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. письмо Минфина России от 18.10.2022 № 03-03-04/2/83). Другими словами, компания может продолжать хранить документы даже по истечении сроков их обязательного хранения.

Уничтожение и утилизация документов

Другой вариант — передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В пункте 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.

Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.

Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база

трудовые договоры;
реестры сведений о доходах физлиц;
ведомости на выдачу дивидендов;
лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации

Если в организации во время проверки не окажется первичных документов (не оформляли, потеряли, уничтожили раньше времени и т.д.), фирму оштрафуют по статье 120 НК РФ на 10 тыс. руб., а если нарушение затрагивает больше одного налогового периода – на 30 тыс. руб. Если все это способствовало занижению налогов, минимальный штраф составит 40 тыс. руб.

НК установлен предельный 4 (четырехлетний) срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов и взносов (ст.23 НК РФ) Данный срок относится и к документам, подтверждающим получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов. Соответствующее требование установлено для налоговых агентов, которые обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, нужных для исчисления, удержания и перечисления налогов. Помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранные юридические лица, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ. При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков – не более 10 (десяти) лет.

Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, бухгалтер может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

04. Сроки хранения кадровых документов

Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения документов и по инициативе сотрудников архивной службы. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа, налагаемого на граждан, составляет от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Исключительные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов

Продолжительность нахождения в архиве документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2022 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
Приказ Росархива от 20.12.2022 № 236, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
«Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2022 (носят методический и информативный характер).

Правила хранения

наименование организации (в полном виде);
наименование структурного подразделения (в полном виде);
номер дела (в соответствии с номенклатурой);
заголовок дела;
срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.

Согласно пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов (вопрос 6 письма ФНС России от 29.12.2022 № АС-4-2/22690).

Хранение сведений о доходах физических лиц

Кроме того, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ (п. 2.39 Правил). При наличии таковых необходимо изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки (п. 2.41 Правил).

Хранение сведений о сумме выплат и иных вознаграждений и о страховом стаже застрахованных лиц

Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд РФ для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности (п. 3 ст. 8 Закона № 27-ФЗ).

Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению и отбирает документы организации для дальнейшего хранения и к уничтожению. Соответственно и ликвидационная комиссия должна создать экспертную комиссию и провести экспертизу всех имеющихся документов организации.

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 06.10.2022. В соответствии с Приказом Росархива от 26.08.2022 N 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2022 N 558 (далее — Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

Сколько лет хранить документы по налогам и бух.учету

Для автоматического определения сроков хранения бухгалтерских документов рекомендуем воспользоваться бесплатным сервисом «Архивист Онлайн» , который осуществляет поиск документов по трем основным перечням, в том числе по Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2022 г.

Срок хранения документов считайте с 1 января следующего года (абз. 4 п. 1.4 Перечня из приказа № 558). Например, в марте 2022 года вы составили и сдали в инспекцию справки 2-НДФЛ. Отсчитывайте срок их хранения с 1 января 2022 года.

Документы бухгалтерского учета храните не менее пяти лет после окончания отчетного года. Если используете документы и в налоговом, и в бухгалтерском учете, безопаснее их хранить не менее пяти лет. Сроки хранения документов есть в приказе Минкультуры от 25.08.2022 № 558

Порядок приема сотрудника на работу

Документы по учету взносов храните в течение шести лет . Это расчетные и платежные ведомости по зарплате, индивидуальные карточки по учету взносов, платежки, больничные, регистры по начислению взносов и т. д.