Проводки по авансовым отчетам сотрудников
Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации. Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1. К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.
Представим, что сотрудник ООО «Престиж» получил наличные средства в сумме 6250 руб., НДС 954 руб. для покупки бумаги для предприятия. Фактически на бумагу было потрачено 7315 руб., НДС 1116 руб., о чем и был предоставлен авансовый отчет.
Обучение Сотрудников В Авансовом Отчете
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Обучение сотрудника за счет собственных средств, производимое в интересах учреждения, является приобретением услуг для нужд учреждения.
Компенсация сотруднику данного расхода отражается по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ и коду видов расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».
Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Применение КОСГУ и кодов видов расходов при оплате командировочных расходов;
— Энциклопедия решений. Учет расчетов с сотрудниками (подотчетными лицами) госучреждения в тех случаях, когда до осуществления расходов подотчетная сумма не выдавалась.
Авансовый отчет
Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д., бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: «Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета». В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета… Ф.И.О. N…».
Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.
Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.
Как правильно оформлять авансовый отчет? Образец и правила
Двухсторонняя унифицированная форма № АО-1 – единый бланк для каждого юридического лица любой формы собственности. Исключением являются только бюджетники, пользующиеся с 2022 года специальным бланком «0504049».
Первая или лицевая часть должна быть заполнена бухгалтером. Нельзя обойтись без указания реквизитов документа (номера и даты), сведений о предприятии и подотчетных лицах, о сумме выданного аванса, сводной информации: израсходованные средства и бухгалтерские счета, на основании которых можно судить о движении и списании. Кроме того, здесь следует указать перерасход или возвернутый неиспользованный аванс.
Авансовый отчет о расходах на обучение из личных средств
В январе 2022 года работники школы прошли обучение на сумму 27000 рублей. Оплату за всех произвел директор школы за счет своих (личных) средств. Авансовый отчет директор школы представила в мае и забила заявку на оплату в комитет финансов с единого лицевого счета. Как поступить комитету финансов, отказать? Или если оплатить, то как? Какие в этом случае существуют сроки? И на какой документ сослаться что это правильно?
Если сроки подачи документов для компенсационных выплат сотрудникам никакими нормативными документами комитета финансов, учреждения или учредителя учреждения не установлены, отказать в выплате компенсации расходов, произведенных в описанной ситуации законодательных оснований нет.
Оплата за обучение
Об использовании полученных средств (денежных документов) подотчетник представляет авансовый отчет (ф. 0504505). К нему прикладывает документы, которые подтверждают произведенные расходы. Кстати, эти документы подотчетник должен пронумеровать в порядке их записи в отчете. Такие правила предусмотрены Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2022 г. № 52н, пунктом 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
По общему правилу деньги на хозяйственные нужды выдаются сотруднику по его письменному заявлению, которое подписано руководителем учреждения. Суммы, выданные по такому заявлению, отражаются на счете 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами». Об этом сказано в пунктах 213 и 212 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Авансовые отчеты в 1С 8
- На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
- Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
- Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
- На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.
Приведем простой пример. Сотрудника отправили в командировку и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.
Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами
После получения денежных средств, подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет в установленные сроки с приложением подтверждающих документов на каждый вид расхода. Предоставленный отчет проверяется главным бухгалтером (иным ответственным лицом) и утверждается руководителем предприятия.
Форма авансового отчета утверждена приказом Министра финансов РК «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 20 декабря 2022 года № 562.
Представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1% от суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащих налогообложению. Представительские расходы относятся на вычет в случае утверждения руководителем предприятия приказа/распоряжения о проведении представительского мероприятия, сметы расходов, отчетах ответственных лиц с приложением всех подтверждающих документов.
Авансовый отчет по командировке в 2022 году (образец)
У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.
Командировка сотрудника — действие нужное и порой очень полезное для компании. Но любая командировка подразумевает под собой затраты. Работнику по итогам командировки необходимо оформить авансовый отчет по командировке, образец 2022 года которого прилагается.
Обучение Сотрудников В Авансовом Отчете
Для подписания руководитель выделяет согласованные авансовые отчеты и нажимает кнопку Подписать. При наличии ошибок в отчете руководитель указывает замечания, после этого инициатору придёт задание на доработку.
- были автоматизированы процессы подготовки, согласования и подписания авансовых отчетов;
- реализована интеграция системы DIRECTUM с внешними системами: 1С:Предприятие и Microsoft Dynamics АХ;
- переведены в электронный вид авансовые документы, оригиналы которых не требуется хранить в бумажном виде по требованиям законодательства РФ.
Как закрыть авансовый отчет
а что там писать — сотрудник должен в АО включать только суммы, подлежащие учету в составе командировочных расходов. Если есть прочие расходы — они не должны включаться.
Насколько помню, на АО печатей и подписей места командирования нет. пусть переделает АО.
А зачем в авансовом отчете отражать конечную судьбу остатка. Авансовый отчет не для этого предусмотрен. И закрытие авансового отчета производится не в нем самом, а в журнале-ордере № 7. На каждую выданную в подотчет сумму и авансовый отчет по ней отводится одна строка. И все движения денег, остаток и его погашение отражается на одной строке. Для отражения операций по возмещению, удержанию неиспользованных сумм аванса есть специальная графа.
Прошлогодний чек в авансовом отчете
За советом к клеркам обратилась одна из посетительниц нашего форума, которой подотчетник принес чек на покупку материалов, датированный прошлым годом. Бухгалтер в сомнениях – принимать ли такой чек к учету?
Вопрос форумчанки вызвал оживленную дискуссию. Клерки предлагают разные варианты решения этой задачи – оформить покупку материалов у сотрудника текущей датой, отразить в авансовом отчете, учесть как убыток прошлых лет, вовсе не проводить этот чек, так как сотрудник слишком «поздно проснулся».
Обучение Сотрудников В Авансовом Отчете
Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).
- Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
- Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
- В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.
Проводки по авансовому отчету
Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.
Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2022 №3210-У.
Авансовый отчет: что можно принять к учету
Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.
Как проверить авансовый отчет
В определенных ситуациях требуется составление промежуточного АО. Заполнение промежуточных АО возможно, если это предусмотрено в локальных нормативных актах компании. К примеру, сотрудника направили в командировку на длительный срок – 6 и более месяцев. Для правильного формирования себестоимости, сотрудники могут предоставлять промежуточные АО за каждый месяц. Правило о промежуточных АО также необходимо прописать в положении о расчетах с подотчетными лицами и положении о командировках. Также следует указать способ, которым сотрудник будет передавать документы. Он это может делать лично, по почте, через курьера или сканы документов с досылкой оригиналов по почте. После того, как сотрудник вернется, с ним уже можно будет провести окончательный расчет (Читайте также статью ⇒ Форма КО-2. Расходный кассовый ордер).
- Номер АО. Нумерация АО ведется в хронологическом порядке, однако номер для первичных документов не является обязательным и никак не влияет на учет расходов.
- Наименование компании. В АО можно указать наименование полностью или кратко, это не имеет значения. Если в документе будет допущена подобная ошибка, то расходы все равно будут приняты, так как определить, что АО относится к данной компании можно и по иным реквизитам.
- Реквизиты РКО или ПКО. В АО должны быть указаны дата и номер РКО, по которому работнику вернули перерасход, либо дата и номер ПКО, если деньги вернул работник. Если в реквизитах будут допущены ошибки, то расходы будут приняты, но контролеры могут попросить дать пояснения, так как нет информация о том, все ли долги погашены.