Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ
2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис».
2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2022 N 1843-У).
2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.
3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ
3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:
1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);
2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);
3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).
Документы к авансовому отчету требования
Пример. В.К. Прохоров нанимает жилое помещение у индивидуального предпринимателя. Ниже приведен вариант БСО для данного случая. Хотя это не услуги гостиницы (код ОКУН 041201), такой бланк подтверждает расходы на проживание в командировке. Одновременно бланк выступает договором найма жилого помещения (ст. 674 ГК РФ).
Но гражданин, указанный в качестве заказчика и потребителя услуги, может быть подотчетным лицом организации. Тогда ему нужно позаботиться, чтобы из БСО было ясно, что услуга оказана в интересах работодателя.
Расчеты с подотчетными лицами
Получив документ, бухгалтер заполняет отрезную часть авансового отчета — расписку, в которой содержится следующая информация: от кого получен отчет, его номер и дата, сумма и количество документов, а также лицо, принявшее отчет.
- страховыми взносами (приложение к Письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06-5250, письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17-3/В-609);
- НДФЛ (ст. 210 НК РФ, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.14 № А45-25321/2022).
Приобретении товаров через подотчетное лицо
Организации на ЕНВД вправе не применять ККТ. Вместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, подтверждающие продажу товара. При этом данные документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:
– наименование, порядковый номер и дату выдачи документа;
– наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН;
– наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
– сумму оплаты;
– должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись.
Это предусмотрено пунктом 2.1 статьи 2 Закона от 22 мая 2022 г. № 54-ФЗ.
В свою очередь этот сотрудник отчитывается перед организацией за израсходованные деньги путем составления и подачи в бухгалтерию авансового отчета с приложением к нему кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, бланков строгой отчетности и других документов, подтверждающих факт оплаты. Именно на основании авансового отчета и товарных, а не кассовых чеков компания принимает к учету товарно-материальные ценности, приобретенные для нее сотрудником за наличный расчет. Кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности и другие подобные документы подтверждают лишь факт оплаты ТМЦ. Поэтому ФНС России пришла к следующему выводу (письмо от 25.06.13 № ЕД-4-3/11515@):
Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет
Деньги выдаются согласно распорядительного документа , при этом необходимо руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.
Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты). Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2022 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма такого документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:
- наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Авансовый отчет
Накладная в сочетании с ПКО — классический вариант приобретения в оптовой сети. Поэтому наличие квитанции к ПКО, да еще и в сочетании не с товарным чеком, а с накладной сразу же убедит налогового инспектора, что речь никак не о рознице, а об опте, а поскольку в опте ЕНВД быть не может, нужен кассовый чек. Раз его нет — расходы надо снимать.
Так что, правоту в этом случае придется доказывать очень долго.
Следовательно, если речь идет о покупке в розничном магазине, и Вы знаете, что в вашей местности (или в той. где произведена покупка) введен ЕНВД по розничной торговле, посмотрите внимательно на накладную, которую представил подотчетник. Есть ли там все реквизиты, предусмотренные Законом о ККТ? Особенно обратите внимание на наличие записи, типа «оплату в сумме___ руб. получил продавец (кассир) Иванов И.В.»
Как правило, в торговле применяется «товарный чек». Накладная обычно не является документом, подтверждающим оплату товара — только получение его. Но Закон о ККТ не «закрыл» перечень документов, подтверждающих оплату. И с определенной долей фантазии можно представить, что таким документом может быть и накладная. Однако в этом случае в ней обязаны быть все необходимые реквизиты.
Если всё на месте, накладная может быть подтверждающим документом и ее можно принять у подотчетника. Хотя для полного душевного спокойствия можно попросить у ИП «справку» о том, что он применяет ЕНВД.
Кстати, таким же подтверждающим документом может быть и квитанция к ПКО. Однако ее форма не имеет всех необходимых реквизитов, указанных в Законе о ККТ, поэтому на эту квитанцию тоже надо внимательно смотреть, всё ли на месте. Например, в такой квитанции должен быть перечень (наименование и количество) приобретенных товаров, ИНН продавца и расшифрована подпись.
Ох уж этот подотчет
- вернулся в магазин и попросил указать в товарном чеке каждый приобретенный товар;
- сам составил отчет в произвольной форме, указал в нем наименование каждого приобретенного товара, его количество и цену (цены можно указать и приблизительные, главное, чтобы сошлось с общей суммой оплаты) и приложил этот отчет вместе с кассовым и товарным чеками к авансовому отчету.
Тексты упоминаемых Писем Минфина доступны: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы (информационный банк «Финансист»)
Одни банки без проблем зачисляют на зарплатные карты работников любые подотчетные деньги, другие — только командировочные суммы, а третьи вообще отказываются это делать. Такая ситуация возникла из-за того, что есть два Письма Центробанка России, в которых высказаны разные точки зрения по этому вопросу.
Организация На Енвд С 01072022 Года Имеет Ли Право Отчитаться Подотчетник Если Накладная На Его Фамилию
Последствия такой операции очевидны. Выплаченный доход нужно отразить в справке по форме № 2-НДФЛ. При этом компания не является налоговым агентом по налогу на доходы физлиц, поскольку работник продает собственное имущество (п. 2 ст. 226, подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).
Такой подход чиновников подтверждала арбитражная практика. А недавно точка зрения налоговиков была оформлена и их собственным документом: Управление ФНС России по г. Москве выпустило письмо с практическим пособием по ЕСН и взносам в ПФР для своих инспекторов (письмо от 15.08.06 № 21-11/ 72184@). В этих разъяснениях мы обнаружили четкое указание: не возвращенные на дату проведения проверки подотчетные суммы нужно включать в базу по ЕСН и пенсионным взносам. Никаких аргументов по этому поводу в письме не приведено, зато задолженность подотчетного лица названа выплатой, «имеющей признаки «серых» схем ухода от налогообложения».
Тема: ОСН покупает у ИП ЕНВД
У вас немножко каша получается — или вы покупаете как ООО «по накладным» или «через авансовые», т.е. подотчетник покупает как физ. лицо. В первом случае для ИП это уже не ЕНВД будет. Во втором не имеет значения предел расчетов, т.к. расчет будет вестись между физ. лицом и ИП.
Если подотчетник предъявит ИП доверенность от ООО, то он уже от него получит не товарный чек, а накладную, выписанную на ООО, но в этом случае для ИП это уже не будет ЕНВД, поэтому ИПшник просто не продаст ему товар, скажет — я не работаю с юридическими лицами или продаст, но уже заплатит другие налоги, на что далеко не все ИПшники идут.
Если подотчетник купил что-то, не предъявляя доверенность как частное лицо, то ИП знать не знает, что он продал товар ООО, соответственно не нарушил порядок расчетов.
Как отразить в бухгалтерском учете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Вместо унифицированных можно использовать и формы, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты . Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.
5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. (Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку.) В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.
Организация На Енвд С 01072022 Года Имеет Ли Право Отчитаться Подотчетник Если Накладная На Его Фамилию
В тех случаях, когда аванс не погашен в связи с тем, что срок исковой давности по подотчетным суммам истек или же работодатель простил дебиторскую задолженность работнику, днем получения сотрудником учреждения доходности в виде невозвращенных денежных средств, выданных подотчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или же дата принятия соответствующего решения (письмо Минфина РФ от 24.09.2022 № 03-03-06/1/610). Следовательно, невозвращенный аванс будет облагаться, согласно п.1 ст. 224 НК РФ, по ставке НДФЛ в 13 %.
Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления…» от 25.08.2022 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.
Готовая инструкция для подотчетника
Статья 22 ТК РФ; п. 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2022 N 373-П.
Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2022 N 1843-У.
Статья 2, п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2022 N 54-ФЗ.
Пункт 2 ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
Пункт 4.10 Инструкции ЦБ РФ от 16.09.2022 N 136-И.
Пункт 1 ст. 454, ст. 606, п. 3 ст. 607, п. 1 ст. 779 ГК РФ.
6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей Инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей Инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т.п.).
Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки
После того как сотрудник получил и потратил деньги компании, выданные подотчет, с него потребуется взять письменное обоснование и документальное подтверждение трат. Для этого работником составляется авансовый отчет с обязательными реквизитами:
Сверяются сумма полученных и потраченных денег. Если у подотчетника остались не потраченные денежные средства, следует обратить внимание вернулись ли они в кассу фирмы. Если выяснилось, что на дату утверждения авансового отчета обнаружен перерасход, то его должны вернуть сотруднику.
Обеляем» подотчет
Налоговики наверняка расценят явно завышенные подотчетные суммы как беспроцентный заем, выданный работнику. Причем если срок подотчета не установлен, то объявят его равным 1–3 дням. Еще насчитают материальную выгоду от экономии на процентах, облагаемую налогом на доходы физлиц (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК).
Позиция налоговиков не так уж и слаба. Правила поведения в случае пробелов в законодательстве установлены статьей 6 Гражданского кодекса. Они основаны на принципах разумности и добросовестности. Лучше всего, чтобы сумма соответствовала стоимости предполагаемой покупки. Если вы отправите работника за карандашами и дадите 60 тысяч, это вызовет массу вопросов у проверяющих. Другое дело – выдача больших денег на покупку компьютера.
Товарный чек вместо кассового чека
И в старом законе №54-ФЗ четко сказано, когда именно должно прозвучать требование о предоставлении чека от клиента – в момент оплаты им товаров (услуги или работы). Но стоит ли игнорировать пожелание потребителя получить товарный чек, если он обратиться за ним, например, чуть позже, но в течение дня покупки? Не стоит! Однако указанное требование можно оставить без внимания, если клиент пришел за товарным чеком на следующий день.
Прежде всего, это Федеральный закон №290-ФЗ от 03.07.16 г., который внес соответствующие изменения в закон №54-ФЗ, — его п.7 статья 7. Кроме того, это федеральный закон от 22.05.03г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт» (далее в тексте – «старый закон №54-ФЗ») в старой редакции. В этом законе в статье 2 (п. 2.1.) разъяснен порядок применения товарного чека вместо ККТ.
HQ — — — Адвокат
По своей сути, выдача денег в под отчет — это выдача аванса для оплаты хозяйственных, командировочных и прочих расходов штатному работнику в ПОД ОТЧЕТ, т.е. чтобы он впоследствии за ПОЛУЧЕННЫЕ деньги отчитался посредством авансового.
По новым правилам нельзя делать так, как написала Галина. Каждый раз работник пишет заявление с указанием суммы авнса, а директор ставит на нем резолюцию с указанием суммы и даты возвращения. заявление прикладывается к кассовым.