Какие нужны документы для списания дебиторской задолженности

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Порядок списания дебиторской задолженности. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Если организация применяет УСН, то расходы, связанные со списанием сомнительных долгов, в том числе безнадежных долгов (долгов, нереальных ко взысканию), не учитываются в составе расходов при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения. На это указан Минфин России в письме от 20.02.2022 № 03-11-06/2/9909.

В соответствии с п. 18 ст. 250 НК РФ внереализационными доходами налогоплательщика, учитываемыми в целях налогообложения, признаются, в частности, доходы в виде сумм кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, за исключением случаев, предусмотренных пп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ.

Списываем кредиторскую задолженность по полученным от поставщика, но неоплаченным товарам (работам, услугам)

С учетом сказанного рекомендуем тщательно отслеживать наличие кредиторских задолженностей и срок их давности, для того, чтобы составить все необходимые документы вовремя и списать в необходимом периоде. Чтобы избежать налоговых рисков, также рекомендуем приказ о списании кредиторской задолженности издавать в том (отчетном) налоговом периоде, в котором истек срок исковой давности. В том же периоде необходимо учесть внереализационный доход от списания задолженности. Если организация просрочила дату списания кредиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности, то безопаснее внести исправления в тот отчетный (налоговый) период, когда срок исковой давности истек и подать уточненную декларацию (п. 1 ст. 54, ст.81 НК РФ).

В процессе инвентаризации ДЗ посредством документальной проверки устанавливается корректность и аргументированность сумм ДЗ и КЗ, в том числе сумм, для которых истекли сроки. Число проведения инвентаризаций, их дата, составление перечня активов и денежных обязательств устанавливается руководством организации.

• должник принял и подписал акт сверки;
• выслал письмо — признание долга либо просьбу об отсрочке;
• были уплачены проценты либо штраф;
• компании сделали дополнение к контракту, где признано обязательство должника;
• суд принял иск.

Процедура списания ДЗ

Списание просроченной дебиторской задолженности может быть лишь после окончания процесса признания неплатежеспособности в случае ликвидации компании либо решения судебного органа о том, что средства не могут быть восстановлены из-за отсутствия фирмы.

2) задолженность ООО «Производственная фирма «Мастер»» в размере 45 400 руб. В III квартале задолженность «Мастера» была признана нереальной для взыскания в связи с ликвидацией организации-должника (подтверждено выпиской из ЕГРЮЛ). Сумма задолженности была полностью учтена при формировании резерва.

ООО «Торговая фирма «Гермес»» 13 января 2022 года отгрузило ООО «Альфа» товары. По договору оплата должна быть произведена не позднее 10 календарных дней после отгрузки, то есть не позднее 23 января 2022 года. Однако в установленный срок оплата от «Альфы» не поступила.

Случаи возникновения дебиторской задолженности

Например, с даты, когда наступил срок исполнения обязательств, прошло три года. Но в течение этого периода стороны подписали акт сверки задолженности. Данный акт является основанием для прерывания срока исковой давности (письмо Минфина России от 19 июля 2022 г. № 03-03-06/1/426). Поэтому отсчитывать трехлетний срок нужно со дня, которым датируется последний акт сверки. Из этого правила есть исключения – это события, из-за которых дебиторская задолженность стала нереальной к взысканию. Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 6 декабря 2022 г. № ШС-37-3/16955.

1. Списание по факту погашения долга дебитором.
   Такое списание не предполагает появления у кредитора каких-либо дополнительных прав либо обязанностей в части налогообложения — если вести речь об основной сумме долга. Исключения будут наблюдаться:
   • при получении дохода от процентов — в этом случае предстоит начислить и уплатить налог на него;
   • когда дебитор — физлицо, не зарегистрированное как ИП, и процентная ставка по займу меньше ставки рефинансирования ЦБ РФ: в этом случае кредитору как налоговому агенту нужно будет исчислить и уплатить налог с материальной выходы дебитора.

1. Списание по факту прощения долга дебитору.
   Аналогично каких-либо налоговых прав либо обязанностей у кредитора здесь не появляется, за исключением необходимости исчислить и уплатить налог с материальной выгоды по прощенному долгу физлицу, не зарегистрированному как ИП.
   Прощение долга расценивается как безвозмездная передача имущества и потому не может быть включено в расходы (письмо Минфина от 04.04.2022 № 03-03-06/2/34, п. 4 ст. 270 НК РФ). Однако в постановлении Президиума ВАС от 15.07.2022 № 2833/10 предусмотрена возможность списать долг в расходы, если у компании-кредитора есть коммерческий интерес в прощении долга. Но в судебных спорах с ФНС такой расход не всегда удается отстоять (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.11.2022 № 15АП-13132/13).

1. Списание по факту признания задолженности безнадежной.
   Здесь ситуация с точки зрения налоговых последствий интереснее: списанный безнадежный долг можно учесть во внереализационных расходах при формировании налоговой базы на ОСН (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). При УСН такой преференции не предусмотрено (письмо Минфина России от 13.11.2022 № 03-11-04/2/274).

На основании чего правомерно списывать дебиторку

Следует иметь в виду, что до истечения срока действия исполнительного листа — то есть в течение 3 лет после его выдачи судом — кредитор может неоднократно инициировать повторное взыскание задолженности, передавая лист в службу судебных приставов, правда, всякий раз не ранее чем через 6 месяцев после его возврата приставами (пп. 4, 5 ст. 46 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2022 № 229-ФЗ).

Невозможность взыскания долга приставами

Отметим, что исключение юрлица из ЕГРЮЛ как недействующего хозяйствующего субъекта — как фактическая разновидность ликвидации (хотя оно имеет иную юридическую природу) также может быть основанием для признания долга безнадежным (письмо Минфина от 23.01.2022 № 03-01-10/1982).

С 01.09.2022 – включается, так как с указанной даты вступил в силу Закон № 99-ФЗ от 05.05.2022, в соответствии с которым ГК РФ дополнен ст. 64.2. В соответствии с этой статьей исключение недействующего юридического лица из ЕГРЮЛ фактически приравнивается к его ликвидации.

• Результаты инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности (акт инвентаризации, справка к акту). Подробно порядок проведения и документального оформления инвентаризации задолженности рассмотрен в одной из предыдущих статей.
• Приказ руководителя организации о списании задолженности. Приказ составляется в произвольной форме с указанием того, какая задолженность, в какой сумме и на каком основании должна быть списана.

Из статьи Вы узнаете:

Задолженность дебиторов и кредиторов, по которой истек срок исковой давности, а также другие долги, признаваемые безнадежными, подлежат обязательному списанию. В бухгалтерском учете своевременное списание безнадежной задолженности обеспечивает достоверность бухгалтерской отчетности, поскольку показатели дебиторской и кредиторской задолженности являются неотъемлемыми составляющими активов и пассивов организации. В налоговом учете посредством списания нереальных для взыскания долгов корректируется налоговая база, что влияет на правильность исчисления налогов. На первый взгляд списание задолженности не представляет собой больших сложностей, но это только на первый взгляд. Когда перед бухгалтером встает конкретная задача списать безнадежные долги, возникает множество вопросов: как оформить, как отразить в учете, как эта операция повлияет на расчет налога на прибыль, НДС, УСН и т.д. В этой статье предлагаю разобраться в этих и других практических аспектах списания дебиторской и кредиторской задолженности.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации номер 34н от 29 сентября 1998 года гласит: та дебиторская задолженность, период подачи иска который вышел, а также задолженности, которые нельзя получить, необходимо списать, основываясь на результатах инвентаризации, объяснения в письменном виде, а также приказа начальства. Такие долги нужно списывать на счет средств резерва сомнительной задолженности, либо на счет финансовых результатов для предприятий коммерческого характера или рост затрат для некоммерческих компаний.

Какая задолженность подлежит списанию?

После того, как проводиться проверка дебиторской задолженности, могут быть обнаружены долги, которые являются просроченными, то есть либо имеется соответственный подтверждающий документ, либо предприятия перестало существовать. Есть определенный список документов, который подтверждает истечение срока исковой давности для дебиторской задолженности:

Основания для списания

Списание просроченной дебиторской задолженности невозможно без определенных оснований. Налоговый кодекс говорит о том, что дебиторскую задолженность необходимо списывать к внереализованным затратам. Если ее погашение невозможно, есть долг считается безнадежным. В перечень включают обязательства, которые потеряли срок действия. К ним можно отнести и долги, которые не представляется возможным взыскать, основываясь на решении органов власти или при прекращении деятельности компанией.

Можно списывать дебиторскую задолженность и в связи с невозможностью взыскать ее по оценке специалистов самой фирмы. Такой вариант применим, если проведенный экономический анализ выявил нецелесообразность обращения в суд. Обычно речь идет в таких случаях о небольших объемах дебиторской задолженности, по сравнению со значительными судебными издержками в перспективе (см. письма Минфина №03-03-06/1/3 от 13-01-09 г., №03-03-06/1/124 от 21-02-08 г., опред. ВАС РФ №9473/08 от 30-07-08 г., ФАС МО №КА-А40/13269-08-П-2 от 02-02-09 г. и ряд аналогичных).

В каких случаях дебиторку нужно списать

В зависимости от наличия резерва покрытия сомнительных долгов, в НУ задолженность учитывают либо по правилам ст. 266 НК РФ, либо относят к внереализационным расходам. Записи для целей НУ делаются при наступлении самого раннего по срокам из перечисленных событий:

Бухгалтерский учет списания дебиторской задолженности

1. Истек срок исковой давности. Это означает, что подать иск в суд о взыскании долгов фирма не может, поскольку прошло 3 года с момента, когда организация узнала о нарушении договорных обязательств со стороны контрагента: к примеру, получила отказ в оплате товаров, работ, услуг после поставки по договору. Срок прерывается, если организация подает в суд или должник письменно подтвердил наличие обязательств перед организацией (ГК РФ ст. 196-1, ст. 200, ст. 203).
2. Госорганом подписан акт о невозможности взыскания. Имеется в виду акт судебного пристава как основание для списания задолженности. Несмотря на отдельные попытки чиновников ФНС на местах оспорить это основание для списания, НК РФ и практика судопроизводства свидетельствуют о его правомерности (ст. 266-2 НК РФ, Опр. ВАС №2727/08 по д. №А60-3260/2022-С6 от 07-02-08 г.).
3. Организация-должник прекратила существование как юрлицо. Основанием для списания станет запись в ЕГРЮЛ в отношении должника (ст. 63–9 ГК РФ).

Однако инспекция сняла расходы и доначислила налог на прибыль. По мнению проверяющих, для списания просроченной дебиторской задолженности у организации должны быть не только приказ и акт инвентаризации, но и первичные документы, подтверждающие возникновение долга. Платежка таковым документом не является.

Напомним, что Налоговый кодекс позволяет организациям относить на расходы дебиторскую задолженность, перешедшую в разряд безнадежной (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). В частности, к безнадежным относятся долги, по которым истек срок исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ). По общему правилу, срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, списывается по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации (п. 77 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н).

Вводная часть

Чтобы списать как внереализационные расходы сумму просроченного долга, необходимо подтвердить наличие дебиторской задолженности, а также дату начала и истечения срока исковой давности. Для этого у организации должны быть первичные учетные документы. Например, договор и счет на оплату, выставленный поставщиком. Наличие одних лишь платежных документов на перечисление предоплаты основанием для признания расходов не является. К такому выводу пришел Верховный суд в определении от 29.04.15 № 309-КГ15-3698.

При списании, сумму долга, включая НДС, отражают в нереализованных расходах. Налоговое законодательство не требует при списании такого долга учитывать отдельно задолженность по НДС. На примере, суть такого дела можно отразить так: поставщик отгрузил товар покупателю, а он вовремя не смог перечислить требуемую сумму.

В свою очередь списание дебиторской задолженности это разновидность операции, с которой часто приходится сталкиваться сотрудникам многих организаций. Дебиторский долг это разновидность актива, обусловленная как долг граждан фирмы, который появляется из-за сбыта продукции в долг. В учете бухгалтера под такого рода долга подразумевают имущественные права.

Долг разрешается списывать при истекшем сроке исковой давности или при ликвидации должника

Если же погашение займа нереально по каким-то причинам, долговое обязательство получает статус – безнадежное. К данному виду долга также относятся, те, у которых срок воздействия признается истекшим, и уже нет возможности подать иск. В эту категорию входят те долги, что нельзя взыскать из-за прекращения работы компании.

1. Раздел: Продажи — Корректировка долга.
2. Клавиша «Создать» в поле «Вид операции», выбрать «Списание задолженности».
3. В поле «Списание задолженности» выбрать вариант долга, который вы желаете списать: долг клиента, авансы клиента, долг поставщика либо авансовый поставщик.
4. Если списывается долг по договору в валюте, отличной от валюты России, выбрать ее в поле «Валюта».
5. В поле «От» ввести дату списания долга.
6. Клавиша «Заполнить» в табличной части документа автоматом выберет данные о соответствующем долге (контракт, расчетный документ с контрагентом, сумма). Информация также может быть введена в табличную часть вручную клавишей «Добавить».
7. На вкладке «Счет списания» выберите учетную запись, с которой будет списан соответствующий долг.
8. Клавиша «Провести» для просмотра итогов.

Главная причина появления таких сумм состоит в том, что на этапе подписания договора с контрагентами большинство компаний не оценивают появления возможных рисков, не изучают своих партнеров и их финансовое состояние. ДЗ, в целом, является нормальным показателем в балансе фирмы. Однако у нее есть свой допустимый лимит, а тем более лимит по просроченной ДЗ.

Чем опасно наличие просроченной ДЗ для предприятия

Если две компании должны друг другу, то сначала нужно провести зачет долгов друг перед другом, уменьшив сумму ДЗ на размер задолженности контрагенту. Если контрагент все еще остается должен, то эти средства числятся нереальными к возмещению для получения, и их можно списывать как просроченную ДЗ.

1. истек срок исковой давности (по общему правилу – три года);
2. организация-должник ликвидирована;
3. организация-должник исключена из ЕГРЮЛ вследствие признания ее недействующим юридическим лицом;
4. вынесение судебным приставом-исполнителем постановления об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного листа взыскателю в связи с невозможностью взыскания задолженности.

Какими документами оформлять списание дебиторской задолженности?

Безнадежную дебиторскую задолженность можно списать и в текущем периоде, даже если срок исковой давности истек раньше. В соответствии абз. 3 п. 1 ст. 54 НК РФ налогоплательщик вправе провести перерасчет налоговой базы и суммы налога за налоговый (отчетный) период, в котором выявлены ошибки (искажения), относящиеся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, в тех случаях, когда допущенные ошибки (искажения) привели к излишней уплате налога. Аналогичный вывод содержится и в комментарии к Письму ФНС России от 20.01.2022 № ГД-4-3/526@.

Как отразить списание задолженности в налоговом учете?

Еще важнее правильно отразить списание задолженности в налоговом учете, ведь это расход, учитываемый для целей исчисления налогооблагаемой прибыли, и представители налоговых органов будут очень пристально рассматривать правомерность его учета.