Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек

Например, в ситуации, когда после направления работнику письменного уведомления о необходимости явиться на предприятие и забрать трудовую книжку, данное лицо не отреагировало на извещение, либо предоставило отказ от получения. В этом случае в графах 12 и 13 должны быть отражены сведения о:

Графа 9: отражает информацию о реквизитах распорядительного документа (приказа, распоряжения) или прокола собрания, которые являются основанием для приема сотрудника на должность. Графа заполняется при регистрации трудовых книжек, а при оформлении вкладышей ссылки на приказы не отражаются.

Лекция №6 порядок заполнения

Работник, ответственный за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек, обязательно должен вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Инспектор ГИТ проверяет её форму, порядок заполнения, содержание всех или отдельных записей. В Книге учёта регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием мери и номера, выданные работникам вновь.

Инспектор государственной инспекции труда (ГИТ), проверяя соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек, прежде всего может обратить внимание на организацию работы с трудовыми книжками. Так как ответственность за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек несёт специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя, то недостаточно закрепления этих функций в должностных инструкциях и трудовых договорах работников отдела кадров-необходимо наличие специального приказа.

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Книга учета движения трудовых книжек

• с 1938 года – серия и номер на бланках не предусматривались. В Книге делается запись «б/н» или ставится прочерк;
• с 1974 года – серия содержала римские цифры и буквы, а номер имел 7-значный формат;
• с 2022 года – серия обозначается русскими буквами, номер состоит из 7 арабских цифр.

Заполняется названием трудовой функции, которую исполняет сотрудник. Формулировка должности должна совпадать со сведениями, указанными в трудовом договоре и других первичных документах: приказе о приёме на работу, штатном расписании, личной карточке и пр.

Книга учета движения трудовых книжек

1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

Пример оформления книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Ведение трудовых книжек всегда регламентировалось специальными нормативными актами, как правило, содержавшими образцы заполнения каждого раздела книжки. Несмотря на это, трудно назвать другой кадровый документ, где встречалось бы столько ошибок в содержании и оформлении независимо от места его создания (в крупной ли государственной организации или мелкой частной). Хотя умения правильно заполнять трудовую так же важно как и знание всех бухгалтерских проводок. Особенно много проблем при его заполнении возникает у начинающих кадровиков, не имеющих специального образования в области трудового права и управления персоналом.

При наличии в организации кадровой службы обязанности по ведению трудовых книжек выполняет один или несколько работников этого подразделения (в зависимости от объема работы). При этом должна учитываться необходимость замены работника, отвечающего за трудовые книжки, при его временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и т.п.).

Журнал учета трудовых книжек

При заполнении книги стоит придерживаться определенных правил. Все страницы книги учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы по порядку, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также закреплены сургучной печатью (в случае ее наличия) или опломбированы.

• Номер п/п;
• День, когда работник был устроен на работу, оформлена трудовая книжка или вкладыш: отдельно в каждой ячейке укажите число, месяц, год;
• Далее книга учета трудовых книжек содержит «реквизиты» работника, которому принадлежит книжка: ФИО, реквизиты трудовой книжки или вкладыша (в случае, если вкладыш выдается в процессе работы у работодателя). Данные о вкладыше нужно отразить в отдельной строке, а не вписывать в одну строку с реквизитами трудовой книжки.
• Далее журнал ведения трудовых книжек содержит информацию о должности, профессии, на которой трудится/которой обладает работник;
• Наименование отдела, где трудится сотрудник (с указанием отдела, структурного подразделения);
• Далее журнал учета трудовых книжек содержит данные документа, на основании которого работника приняли на работу (таким документом мог быть приказ, распоряжение руководителя предприятия);
• В отдельной графе расписывается работник отдела кадров, который принял или оформил трудовую книжку;
• Далее книга ведения трудовых книжек содержит сумму, которая была получена от сотрудника за оформление трудовой книжки;
• Число, когда трудовая книжка была выдана работнику в случае увольнения;
• После журнал регистрации движения трудовых книжек содержит запись о том, что при уходе с предприятия работник забрал свою трудовую книжку: работник должен оставить свою подпись, подтверждающую тот факт, что он получил на руки трудовую книжку, в последней колонке книги учета трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

При регистрации вкладыша в трудовую книжку в графе 10 ставится личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).

В 7 графу вносится должность (профессия, специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в табеле учета рабочего времени, в личной карточке работника Т-2) и в трудовой книжке. Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст. 57 ТК РФ).

Книга учета движения трудовых книжек

И эти правила касаются не только канцелярских или бухгалтерских отделов, но и HR департамента, или отдела кадров (ОК). Здесь главными объектами, подлежащими взятию на учёт, являются трудовые книжки (вкладыши) сотрудников.

Вкладыш – это продолжение ТК, в которой заполнены все листы и разделы. Имеет стандартную форму, но меньший размер: 9 разворотов для фиксации сведений о месте работы, 8 – для награждений. Регистрация вкладышей – бланков строгой отчётности – осуществляется точно так же в реестре, но, кроме того, в ТК ставится ещё и штамп о выдаче такого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: рекомендации по ведению

Одним из способов исправления ошибок в рукописных документах и регистрационных формах является зачеркивание одной тонкой чертой прежней информации и внесение новой с пометкой “Исправленному верить” (или “Исправлено в графе № . ”, “Исправлено наименование должности” и т. п.), подписанной и датированной работником кадровой службы, внесшим исправление. Однако такой способ мало подходит для рассматриваемой книги, т. к. он требует специально отведенного места для пояснительной надписи, правильной записи и даты, не предусмотренного в данной книге.

В десятой графе книги ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. Напомним, что в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Заполняем книгу учета движения трудовых книжек

Обратите внимание! Все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п.41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства России от 16 апреля 2022 г. № 225).

Инспекторы ГИТ при проведении проверок очень часто обращают внимание на порядок оформления Книги учета движения трудовых книжек и проверяют наличие сургучной печати или пломбы. Пломбу для скрепления Книги можно приобрести в канцелярском магазине, это может быть, например, голографическая пломба.

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек

Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.

• Строка с ошибками должна быть зачеркнута сплошной линией таким образом, чтобы перечеркнутый текст легко читался.
• Если в журнале имеется столбец «Примечание», исправления вносятся в нем, сопровождая названием «Исправление столбца 4».
• При отсутствии столбца с примечаниями текст аннулируется и под строкой производится новая запись с правильными данными.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек

Одним из вариантов исправления ошибок в таком рукописном документе является внесение под ошибочной записью пометки «Запись за №__ считать не действительной» и затем вписать правильный текст. Исправление следует подтвердить подписью ответственного работника, который внес это исправление.

Ведение этой книги обязан осуществлять либо сам работодатель, либо кадровая служба, либо назначенные ответственные лица, которые занимаются оформлением приема и увольнения сотрудников.

Учет трудовых книжек

15 июля 2022 года ОАО «Сервис» было приобретено у ЗАО «Разносбыт» 5 трудовых книжек. Цена за бланк — 120 рублей. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной №23965 от 15 июля 2022 года. Купленные бланки имеют серию АХ, а номера с 0068435 по 0068440.

При таком способе учета считается, что организация покупает книжки для личных целей работников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки книжек не нужно приходовать.

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек

Второй случай. В трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной. В этом случае по письменному заявлению работника ему выдается дубликат, в который последовательно переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, кроме той, которая признана недействительной (п. 1.2 инструкции и п. 33 правил).

Единственное нововведение, пожалуй, в том, что теперь не допускаются никакие сокращения. Записи должны вестись очень подробно. И за этим должен следить не только работник отдела кадров, но и хозяин трудовой книжки. Например, надо знать, что нельзя писать в трудовой книжке «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.д.

Книга учета трудовых книжек

Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.