Перечень обязательных необходимых дел документов в организации

Какие документы хранятся в личном деле работника

• аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
• копии документов о повышении квалификации;
• копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Обязательна ли номенклатура дел в организации

Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

– Правила внутреннего трудового распорядка — первый и самый важный локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Его запрашивают практически при любом виде трудового спора.

Какие документы по охране труда необходимы на предприятии

• по мере возможности устранять неблагоприятные факторы трудового процесса;
• направлять работника на медосмотр;
• обеспечивать работающего льготами;
• выдавать специальную одежду и средства индивидуальной защиты.

Перечисленные документы являются обязательными для ведения на предприятиях, и может быть проверено их наличие и правильность ведения контролирующими органами при проведении проверок или при выяснении обстоятельств при возникновении несчастного случая.

Перечень документов, подлежащих обязательной передаче в архив при ликвидации организации

Работник архива, распределяя документы по годам, вносит наименование сдаваемых видов документов и ставит плюс в соответствующую графу «Годы, за которые документы сдаются», тем самым осуществляя отметку о сдаче. Шахматка позволяет увидеть недостающие за какой-то период документы. Например, в Таблице 6 мы видим, что недостает Приказов за 2022, 2022 годы. Следует обязать ответственных работников организации их досдать – составить акт, написать письмо и т.п.

Составьте письмо на имя директора Государственного архива с просьбой принять документы организации на хранение, оказать методическую помощь в организации передачи документов. Заключите Договоры и Соглашения с Государственным архивом от имени тех организаций, с которыми отношения строятся на договорной основе. Приведите в качестве примера одно Соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 1) или один Договор организации-источника комплектования из предложенного списка (в соответствии с указанным преподавателем вариантом) с Государственным архивом.

Нужна ли номенклатура дел в организации

Добрый день всем! Прочла пост, сижу и думаю, как мне лучше поступить? У нас организация новая (не государственная), весь коллектив не молодежь и уже достаточно поработавший на различных предприятиях. В том числе и директор уже ранее был директором и имеет свое видение на делопроизводство. Иногда мне кажется, что как только я пытаюсь что то привести к общему знаменателю, (например, чтобы все писали правильно и красиво, создала шаблон документов и раздала по отделам)меня воспринимают как помеху в бурной деятельности. Они все делают общее нужное дело, а я придираюсь. Написала инструкцию по делопроизводству, сказали согласовать с юристом. Юрист ответил мне, что он очень занят и рассмотрит, как освободиться ( т.е. я понимаю — никогда), добавив при этом снисходительно: «Неужели вы считаете, что это самое важное сейчас?». Так что бумаги продолжают писать кому как вздумается. А что бы я вдруг не сделала замечание — просто несут свой документ сразу на подпись директору. А тот, естественно , подписывает. Вот и закралась у меня крамольная мысль — а нужна ли кому-то номенклатура? Ведь это опять я буду приставать к бухгалтерии, кадрам и др. Я ведь сама ее всю не напишу Тем более, директор мне как-то промежду прочим сказал, что архива у нас нет и не будет, что все будет храниться у меня и что моя задача, быстро найти, если потребуется, а сшивать или нет дела, мол, решай сама, как тебе удобно. Как думаете? Может так и поступить? И не напрягать народ со своими «заумными» затеями?

Татьяна! Ваш директор по крайней мере к Вам прислушался. А в моем случае думаю будет по сценарию: директор со мной согласится, но все так же будет подписывать документы, которые ему принесли сотрудники самостоятельно, ибо они вершат великие дела и промедление смерти подобно. Подумаешь, поля узкие или текст смещен! В конце концов, главное дело, а не придирка к буквам!
Татьяна, а как вы заставили отделы составить для вас номенклатуру по их направлению? Или сами все сделали?

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2022 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2022 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Перечень документов, необходимых в контрольно-наблюдательном деле по организации работы городской, районной комиссии по профилактике правонарушений

1. Контрольно-наблюдательное дело по организации работы сотрудников профилактике правонарушений заводится для накопления и изучения информации о социально-экономических, демографических и других особенностях оказывающих влияние на криминогенную обстановку в городском округе, муниципальном районе и проводимого комплекса организационно-практических мер по профилактике правонарушений, предупреждению, пресечению, раскрытию преступлений и иных сведений сроком на 5 лет.

6. По окончании срока действия контрольно-наблюдательного дела по организации работы Совета профилактики, его повреждении и невозможности дальнейшего ведения, оформляется новое дело, в которое из ранее заведенного дела переносится информация, не утратившая значения на момент переоформления дела; ранее заведенное дело уничтожается в установленном порядке.

Организация делопроизводства и документооборота в организации

Кадровые работники ежедневно сталкиваются с необходимостью оформлять приказы по основной деятельности организации ( командировка, предоставление отпуска, поощрение или взыскание) и других ситуациях, затрагивающих интересы работников. Ну и конечно же все документы должны быть оформлены в соответствии с Трудовым законодательством.

Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».

Что должно быть в личном деле работника: образец

Поскольку личное дело это – не просто папка, а папка с информацией о конкретном человеке, то и первый лист документа должна оформляться соответственно. На обложке должны быть сведения, позволяющая идентифицировать сотрудника при поиске, а также организацию, в случае если дела в последующем будет сдано в архив.

Для этого составляются внутренние правила ведения такой документации, назначается лицо, ответственное за внесение записей и сохранение дел сотрудников. Обычно, при составлении внутренних правил, организации руководствуются именно законами и указами, определяющими, что должно быть в личном деле работника для государственных служащих.

Перечень обязательных кадровых документов в организации

С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ). Важно! На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др. Должностные инструкции. С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к.

Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.Начните с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ.Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации.Оформите книгу учета трудовых книжек.Затем предстоит привести в порядок личные карточки формы Т-2.Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема, т.е. именно дата когда принят на работу или переведен на другую должность работник.

Перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2022

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье. Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Какие документы по пожарной безопасности в организации нужны для проверки

В каждой организации должен быть полностью подготовлен весь необходимый перечень документов по пожарной безопасности. Владельцы организаций, уполномоченные ими сотрудники или арендаторы должны придерживаться определенных правил.

• места для курения, применение обычных бытовых нагревательных электроприборов;
• инструкция по уборке горючих отходов, хранение рабочей одежды, пропитанной техническими жидкостями, по очистке системы вентиляции от накопившейся горючей пыли;
• порядок проверки и закрытия рабочих помещений после завершения рабочей смены;
• график проведения регулярных противопожарных работ;
• инструкция по отключению электрического оборудования при возникновении возгорания;
• порядок проведения инструктажей, подготовки и обучения, проходимого сотрудниками организации и проверки приобретенных ими знаний по вопросам пожарной безопасности;
• порядок выполнения ремонтных работ и проверок инженерного оборудования;
• порядок установки, использования и обслуживания первичных средств пожаротушения;
• инструкция относительно действий сотрудников на случай возникновения возгорания в рабочей зоне предприятия.

Порядок формирования личного дела работника

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

• заполненная анкета компании;
• копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
• копия ИНН;
• копия СНИЛС;
• копия военного билета (для мужчин);
• диплом или иные документы об образовании;
• фотография (цветная или черно-белая);
• характеристика с прошлого места работы;
• заявление работника о приёме на работу;
• копия приказа о приёме сотрудника на работу;
• копия трудового договора и должностной инструкции;
• опись документов в личном деле;
• иные документы;
• копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Обязательные документы кадровой службы (в соответствии с Трудовым Кодексом 2022 года)

В работе компании одним из самых важных актов работодателя являются приказы. Они часто используются в работе при оформлении кадровой документации. И часто возникают вопросы, как правильно оформлять приказы? Необходимо ли их регистрировать? Об этом и пойдет речь в данной статье.

Одним из инструментов работодателя, который позволяет эффективно организовать работников, являются Правила трудового распорядка (далее — ПТР). При этом зачастую работодатели, особенно индивидуальные предприниматели, организации с небольшой численностью работников, не разрабатывают данный документ, считая его излишним.

Перечень необходимых кадровых документов

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Перечень обязательных необходимых дел документов в организации

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2022 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. Постоянно 7 Положение о системе обучения Статьи 196, 197 ТК РФ При наличии системы обучения в организации.