Может ли работодатель восстановить записи в дубликате трудовой книжки по сохранившейся ксерокопии

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — КонсультантПлюс: Форумы. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

И все данные есть в ПФР. Но вот недавно к нам обратилась женьщина в отдел кадров с просьбой подтвердить ее стаж. В ПФР ей отказали засчитать этот стаж, поскольку . печать местами нечитаема. А мы не можем ей подтвердить, т.к. у нас архив только более позднего периода (да мы и фирма другая, и правопреемником не являемся). В областном архиве за ранний период тоже документов нет.
Вот и получается, что трудовая книжка есть, человек действительно работал (о чем и в ПФР знают), но по одним лишь формальным признакам ей отказывают во включении этого периода работы в стаж. Человека просто продинамили.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

#2 27.06.2021 15:04:15

KateK, это все понятно. Сложности возникают когда прежнего места работы уже нет.
Представьте, у работника есть все справки, подтверждающие стаж и прежние места работы, есть копия трудовой (нотариально заверенная), но ему просто некуда подать все эти документы, т.к. все предыдущие фирмы уже ликвидированы.
Конечно я несколько утрировал ситуацию и довел ее до некоторого абсурда, но с подобием сталкивался, отсюда и родился вопрос.

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

Порядок действий

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы. Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом.

Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников. А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

Как сделать дубликат трудовой книжки

По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже. В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации.

Рекомендуем прочесть:  Аренда Земельного Участка Под Объектом Находящимся В Долевой Собственности

Существует более простой способ оформления копии трудовой книжки. Возможно необходимые печати и подписи, удостоверяющие копию документа, проставить на одной странице книжки, последней. Тогда все страницы должны быть прошиты прочной нитью, ее концы быть выведены наружу и скреплены специальным фиксирующим бланком, с обязательным указанием количества страниц, пометками “Пронумеровано и прошнуровано” и “Копия верна”. Пометки в обязательном порядке должны быть заверены всеми необходимыми подписями исполнителя, должностного лица, их расшифровками, штампами и печатями.

Итак, чтобы заранее сделанная копия книжки имела юридическую силу на каждой странице книжки должна иметься отметка “Копия верна”, написанная собственноручно либо проставленная с помощью специального штампа. Пометка должна быть подписана уполномоченным должностным лицом организации или предприятия и заверена печатью.

Оформление дубликата

Следует иметь в виду, что даже если дубликат оформлялся на основании копии, он может содержать как полную информацию обо всех работодателях, должностях, приказах, т.е. полностью соответствовать утерянному оригиналу, так и иметь упрощенную форму, т.е. содержать информацию об общем либо непрерывном трудовом стаже в каждой организации.

Как восстановить трудовую книжку при утере если есть ксерокопия? Если трудовая книжка сотрудника потеряна, то в соответствии с требованиями пункта 31 Постановления Правительства РФ от 16.04.2021 г. «О трудовых книжках», он должен известить об этом работодателя немедленно, и в течение 15 дней ему обязаны оформить новый документ.

Можно ли получить дубликат на основании копии?

Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии? Конечно можно, но стоит отметить, что копия трудовой подойдет не всякая. Она должна быть заверенной. Знать, как должен выглядеть этот документ, полезно каждому работающему человеку, ведь в период работы трудовая книжка не выдается на руки, а подтверждать наличие работы и стаж периодически приходится, например, при получении крупного кредита.

Какая нужна копия?

Наличие правильно оформленной копии документа сильно упрощает последующее его восстановление, поэтому в качестве первого шага предусмотрительный работник заблаговременно (пока он еще трудится и трудовая книжка хранится в кадровом управлении работодателя) позаботится о том, чтобы обзавестись копией документа.

Трудовой путь человека отражается своеобразной летописью – трудовой книжкой. Многие говорят, что это пережиток прошлого, однако наше государство не дает нам возможности угадать, какая документация на подтверждение чего-либо потребуются от гражданина завтра, не говоря о более длительном периоде времени, например, когда он выйдет на пенсию. Как говориться, береженого бог бережет, небреженного конвой стережет, работник и работодатель должны заботиться о правильном ведении и сохранности этого важного документа. Но – ужас – вдруг его потеряли? Настоятельно рекомендуется работнику заранее запросить заверенную копию этого документа, что существенно упростит решение этой проблемы. Как восстановить трудовую книжку, при наличии ксерокопии?

Трудовая книжка: суть и необходимость документа

Трудовые книжки предприятия могут погибнуть вследствие форс-мажорных обстоятельств, к примеру, прорвавшаяся труба в архиве принесет много проблем компании. Если документации нанесен урон, трудовой стаж работников организации восстанавливают с привлечением специализированной комиссии. Она формируется по запросу представителей органов исполнительной власти субъектов России, включает в себя представителей профсоюзов, работодателей и прочих лиц.

Если виноват работодатель?

Если работодатель вследствие ненадлежащего исполнения обязанностей по хранению трудовых книжек допустил их порчу или потерю, с него можно взыскать ущерб. Бывают также дикие случаи, когда на работников оказывают давление, не выдавая их трудовые книжки. В российском трудовом законодательстве ТК РФ от 30.12.2021 N 197-ФЗ статья 234 предусмотрена ответственность за несвоевременную выдачу трудовых книжек.

  • содержать номер;
  • содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
  • издаваться только в печатном виде;
  • передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
  • иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Некоторые нюансы

Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

Рекомендуем прочесть:  Кировоградгаз нормы льгот

Если предыдущий способ не принес свои плоды, то тогда имеет смысл отправить соответствующий запрос в Пенсионный фонд, в котором может быть информация о трудовом стаже адресанта. Дело в том, что по закону работодатель должен отправлять туда данные о заключенных трудовых договорах. Сотрудники Пенсионного фонда собирают требуемую информацию в течение десяти дней после принятия письменного запроса. Данная процедура совершенно бесплатная.
Для восстановления трудовой книжки можно сделать запрос в пенсионный фонд Если все вышеприведенные способы не помогли, то остается только обратиться с соответствующим запросом в суд. Этот способ самый долгий, однако, наиболее результативный. Суд самостоятельно отправит запросы всем бывшим работодателям человека, заявившего о потере трудовой книжки. Обычно, ответы на запрос суда приходят быстрее, чем на запросы отдельного человека или организации. Так же, в этом случае можно использовать свидетельские показания, что может помочь в восстановлении сведений о трудовом стаже.

Большую роль играет тот факт, каким образом трудовая книжка была утеряна. Если книжка была утеряна вследствие халатности сотрудников, отвечающих за сохранность документа, то за все процедуры по оформлению дубликата должен отвечать работодатель. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь. Но что же делать, если трудовая книжка была потеряна именно владельцем? В первую очередь человек должен написать письменный запрос своему нынешнему работодателю. В случае если человек потерял документ в период времени, когда он был безработным, то тогда письменный запрос следует отправить последнему работодателю – он не имеет права отказать в оформлении дубликата. На почте необходимо провести опись вложения – это будет доказательством того, что запрос был отправлен и в следующие пятнадцать суток работодатель должен подготовить дубликат.

Можно ли восстановить?

Существует множество бытовых ситуаций, для решения которых необходимо наличие копии трудовой книжки. Например, получение визы или большого кредита. Для этого сотрудник должен написать заявление, адресованное работодателю, в котором помимо запроса заверенной копии должна упоминаться причина, по которой эта копия понадобилась. Каждый из листов копии должен быть заверенным, иначе она будет не действительна. Читайте обзор эквайринг тарифов разных банков .

В том случае, если человек был виноват в потере трудовой книжки, восстановлением всех записей в ней должен заниматься он сам. Для этого необходимо обойти все предприятия, на которых он ранее работал, и получать информацию касательно стажа, должности в виде справок. Если все предприятия находятся в одном городе, тогда восстановление может занять всего неделю, а если человек ранее работал в разных городах, тогда придется потратить значительно больше времени. Но это еще не все проблемы.

Что делать, если восстанавливать нужно самому

Выдача дубликата. Не позднее, чем через 2 недели с момента подачи работником заявления, работодатель обязан выдать ему оформленный по всем правилам дубликат трудовой. Здесь должны содержаться сведения об общем рабочем стаже до момента поступления на службу к последнему работодателю.

Поэтапное восстановление трудовой книжки

Трудовая книжка работающего в организации сотрудника находится у его нанимателя. Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек своих подчиненных, поэтому в случае их потери или утраты из-за чрезвычайного происшествия восстановлением занимается директор предприятия или индивидуальный предприниматель как ответственное лицо.

  • первое, что невозможно не заметить, – это отметка на главной странице (в правом верхнем углу) со словом «Дубликат»;
  • основные сведения о сотруднике, которые выписываются из предоставленного им свидетельства, удостоверяющего личность, документов, свидетельствующих о получении высшего, среднего или технического образования;
  • развёрнутые сведения о работе, содержащие все переводы, увольнения, замечания с внесением в книжку и т. п.;
  • информацию о наградах или поощрениях.

Необходимые документы

Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек регламентирует постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2021 № 225, согласно которому трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе ставится запись «дубликат».

Восстановление через портал Госуслуг

  • Его образование, оно указывается на первой странице документа.
  • Количество отработанных лет. Каждый рабочий период записан в книжке. Согласно этим сведениям работодатель производит подсчет общего стажа человека. От этой суммы зависит расчет отпускных и больничных дней.
  • Должности, занимаемые человеком. При оформлении человека на работу, в книжке обязательно прописывается назначенная должность. Если впоследствии она изменяется, об этом также делается соответствующая запись.
  • Причины увольнения. Сотрудника нельзя уволить просто так, потому что его права защищены Трудовым законодательством. По этому причине существует несколько основных причин, которыми могут стать основаниями для увольнения. Они обязательно указываются в этом документе.
  • Название работодателя. Обязательно указывается полное наименование организации, в которой был устроен на работу ее владелец.
  • Поощрения и взыскания. В случае присуждения каких-либо наград, делается запись в этом документе. Все выговоры также обязательно записываются, так как при нарушении дисциплины и прочих нарушениях работодатель имеет право расторгнуть трудовой контракт с сотрудником.

Исходя из вышеизложенного, каждому работающему гражданину следует помнить, что трудовая книжка на настоящий момент имеет огромную важность и поэтому требует предельно ответственного и бережного обращения.

Оформление дубликата в случае утраты оригинала ложится на плечи виновника происшествия. То есть, если трудовая книжка потеряна работодателем, то восстановление документа должно производиться исключительно его собственными силами.

Рекомендуем прочесть:  Розничная торговля в неспециализированных магазинах оквэд 2

Можно ли получить дубликат на основании копии?

Что делать если утеряна трудовая книжка но есть ксерокопия? Стоит внести ясность в вопрос правомерности переноса сведений о профессиональной деятельности гражданина на основании копии трудовой книжки.

Знаете ли Вы, что в спорах о выплате «отступных» (выходного пособия) при увольнении по соглашению сторон, суды вполне могут признать отказ работодателя выплатить согласованную сумму, если она предусмотрена соглашением о расторжении трудового договора, но не предусмотрена самим трудовым договором? Зачастую суды не считают правомерным закреплять условие о выплате выходного пособия в соглашении о расторжении трудового договора при отсутствии такого условия в трудовом договоре.

В организации проводится сокращение штата. Два работника были согласны на досрочное увольнение, и мы их уволили на прошлой неделе (ч. 3 ст. 180 ТК РФ). До истечения двухмесячного срока предупреждения оставалось более месяца. На момент увольнения вакансий не было и перевод им мы не предлагали. После их увольнения появилась вакансия – уволилась в связи с выходом на пенсию одна сотрудница. Нужно ли теперь эту вакансию предлагать досрочно уволившимся по сокращению работникам? Я так понимаю, что нужно, поскольку ст. 180 ТК РФ говорит о предложении вакансий пока длится сокращение штата вплоть до его завершения.

Материалы по теме:

Бывший работник через месяц после увольнения пришел за дубликатом трудовой книжки, в связи с утерей трудовой книжки. В качестве подтверждения стажа принес не справки, а трудовые договоры и заверенные копии приказов о приеме на работу и об увольнении. Надо ли отправлять его за справками?

Также в ПФР могут быть и сведения о работе из утерянной трудовой книжки работника до 2021 года, так как в этот переходный период работодатели отсылали в фонд данные трудовых книжек о стаже работы своих сотрудников.

Вопрос:

Возможно, у гражданина сохранилась копия трудовой книжки. Если она нотариально заверена, работодатель вправе внести в дубликат трудовой книжки сведения из копии. Это подтверждает судебное решение (Определение Московского городского суда от 26.10.2021 № 33-34744).

Ответ:

Из других же копий вносить сведения работодатель не вправе – такая копия не является должным документом, подтверждающим работу гражданина. Однако такая копия пригодится для нахождения реквизитов организаций, в которых работал гражданин.

Если не удается связаться ни с одним представителем работодателя, на основании имеющихся данных в пенсионном фонде сделать запись о работе в трудовой нельзя, потому делается либо запись о предыдущей работе, либо вовсе трудовая не заполняется.

Если вы совсем не доверяете своему работодателю – попробуйте обратиться в пенсионный фонд. Там вам дадут недостающую информацию о том, куда отправлять запросы, а также помогут с вписанием информации в бланк. Однако, такая процедура может затянуться на длительное время.

В ПФР

Следовательно, при ее утрате, выдается какой — то другой документ. Это делается для того, чтобы у гражданина после нахождения первой не получилось, что в руках находится два документа. Это противоречит закону.

Оцените статью
Ответы от Дежурного юриста на ЮрГрупп.ру