Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша
Работник отдела кадров должен самостоятельно позаботиться о том, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку, ведь он является непосредственным продолжением основного трудового документа. Вшивание вкладыша состоит из нескольких шагов:
Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке. Для записей о месте работы вкладыш имеет 9 разворотов, о награждениях – 8 разворотов.
Вкладыш в трудовую книжку
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш. Он оформляется при предъявлении работником паспорта и документа об образовании. На их основании и заполняется титульный лист вкладыша. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке, а не начинается вновь.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Заполненный вкладыш подшивается хлопчатобумажными нитками в обложку трудовой книжки в самом конце. Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки и все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Как заполнить и вшить вкладыш в трудовую книжку
Удобнее всего было бы закрепить документ в середине. Для этого не нужно делать дополнительных отверстий, соблюдать соответствие проколов. Но данный способ затруднит последующее чтение, так как вкладыш будет прерывать старые записи.
- Выдача бланка. Документ приобретает работодатель, в штате которого человек вёл трудовую деятельность на момент окончания свободных полей в книжке. Каждый вкладыш имеет особую защиту от подделки, серийный номер. Работодатель должен купить бланк у специализированной типографии. Предприятие заключает контракт с учреждением, после чего приобретённые документы регистрируются в приходно-расходной книге. Не допускается самостоятельная покупка сотрудниками, однако возмещение средств, потраченных на приобретение, разрешается.
- Первичное оформление. На первой странице бланка указываются сведения о работнике:
- полные ФИО согласно паспорту;
- дата рождения;
- образование — информация заполняется на основании диплома, аттестата или других документов;
- профессия, при этом вносятся данные из документа об образовании;
- дата заполнения, ей считается момент внесения первой записи;
- фамилия кадрового работника.
Правила оформления вкладыша в трудовую книжку
Правила оформления и заполнения такого вкладыша соответствуют правилам для заполнения трудовой книжки, но, несмотря на это во время заполнения вкладыша появляется много существенных нюансов. Эти тонкости необходимо учесть и соблюсти для того, чтобы документ был подлинным.
- Когда руководитель получил от работника все что нужно для этой процедуры, он должен на самом заявлении поставить резолюцию.
- Потом сотрудник из отдела кадров внесет запись уже в трудовой книге при смене фамилии.
- Затем руководитель издает приказ о процедуре смены фамилии.
- После этих действий человек, который ответственен за внесение изменений в документации может приступить к работе.
Какие существуют правила заполнения вкладыша в трудовую книжку
Поскольку ошибочно внесенные записи при заполнении нового бланка вкладыша исправлению не подлежат, то ответственному лицу необходимо будет заменить его на такой же чистый бланк. Оплата стоимости такого испорченного бланка входит в обязанность работодателя.
В п.30 Правил №225 о ведении трудовой книжки прописано, что не допускается исправлять ошибочную запись методом ее зачеркивания. Ее возможно будет изменить только путем внесения в трудовую книжку записи о ее недействительности с последующим внесением правильной записи.
Вкладыш в трудовую книжку (ТК): заполняем правильно
Кроме этого ассоциативное и правовое единство документа создаётся особым способом, при оформлении вкладыша в трудовой книжке. Без регистрирующей записи вшитый вкладыш (см. тут как вшить вкладыш) является недействительным. Производится оформление двумя способами:
Обратите внимание, если чистый вкладыш будет подшит и на титульном листе трудовой будет внесён его идентификационный номер – придётся исправлять ошибку на титульном, вырывать (изымать) вкладыш. Эти действия работник может попытаться квалифицировать как порча документа.
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
- Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
- Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
- Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
- Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
- Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
- Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т. е. к предыдущему).
После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия).
Трудовая книжка
Трудовая книжка – это документ установленного образца, который является подтверждением трудового стажа и трудовой деятельности ее владельца. Согласно ТК РФ, трудовую книжку обязаны вести все юридические и физические лица-предприниматели.
Каждому официально устроенному работнику приходилось покупать трудовую книжку для внесения записей о местах работы. Трудовая книжка нового образца действует с начала 2022 года. Бланк трудовой книжки работника состоит из титульного листа, куда вносятся личные данные ее владельца и двух разделов: «Сведения о работе», куда записывается информация о воинской службе, обучении на курсах повышения квалификации, переквалификации, приеме на работу с указанием периода работы и занимаемой должности, переводе, увольнении и «Сведения о награждениях», куда размещается информация о награждениях за трудовые успехи.
Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку
В соответствии с приказом Минфина РФ от 22.12.2022 г. № 117н утвержден Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Согласно данному приказу изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов РФ (Изготовитель).
Согласно постановлению Правительства РФ от 16.04.2022 г. «О трудовых книжках» изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов РФ.
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Поэтому его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.
Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распрастраняются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.
Этапы заполнения трудовой книжки
- перечеркнуть одной чертой прежнюю фамилию;
- над ней написать новую;
- слева от титульного листа (на обложке) прописать дату и номер подтверждающего документа;
- заверить информацию собственной подписью и печатью учреждения.
- Записи можно вносить синими или черными чернилами. Данные предоставляются подробно, без сокращений. Каждая запись должна иметь порядковый номер в соответствующем разделе.
- Указание паспортных данных производится на титульной странице.
- После выхода приказа сотрудники кадровой службы имеют неделю на внесение изменений. При увольнении информация прописывается в день ухода сотрудника с указанием приказа и статьи из Трудового кодекса РФ.
Как оформить вкладыш в трудовую книжку
Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:
Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку
Если человек работает 25—30 лет на различных должностях и организациях или при склонности человека к частой перемене мест работы все страницы с заголовком «Сведения о работе» оказываются полностью исчерпанными. Реже это случается при полном заполнении других полей. Тогда приходится оформлять вкладыш. Последний не является просто листками, вшитыми или вклеенными в трудовую книжку. Этот документ имеет защиту от подделок.
Через два года у трудовой книжки юбилей. В 2022 году ей исполнится 100 лет. Революционный 1919 год наложил свой отпечаток – в ней отсутствуют данные о наказаниях и взысканиях. Этот документ выдается только раз и сопровождает трудящегося всю жизнь. В будущем, наверное, наша трудовая биография станет электронной, а ее содержание будет храниться в виртуальном пространстве (ох и наплачемся, когда эти сведения начнут красть).
Аполняем вкладыш к трудовой книжке
Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).
Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером такимто недействительна» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2022 г. № 69).
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2022 г
7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).
Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку
Следует отметить, что с работника на основании п.47 Постановления №225 взымается стоимость расходов на приобретение вкладышей, а не номинальная стоимость оговоренного документа, учитывая, что предприятия несет затраты на тот же бензин за доставку бланков на предприятие, оплату работы бухгалтерии при оформлении договоров и квитанций.
В частности, порядок оформления и ведения вкладыша трудовой книжки регламентирован разделом №5 Постановления Правительства РФ №255, где установлен единый порядок ведения оговоренного документа, который, по сути, мало чем отличается от порядка ведения книжек о труде.