Хранение Кадровых Документов В 2022 Году

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
пункт 8.2 – противодействие коррупции;
пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
пункт 8.4 – награждение.

документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

для отчетности, аудиторских заключений, регистров бухучета отсчитывать срок хранения начинают после отчетного периода (п. 1 ст. 29 402-ФЗ);
для учетной политики, стандартов компании, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета, а также для средств воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи срок начинает течь, после того как они в последний раз использовались для составления отчетности (п. 2 ст. 29 402-ФЗ);
для бумаг по основным средствам, нематериальным активам (акты, ведомости, заключения об определении амортизации и пр.) срок отсчитывается с года, следующего после продажи, списания или выбытия имущества (стр. 323 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2022 № 236);
для бумаг и файлов по безнадежным долгам контрагентов (договоры, письма, платежки) отсчет идет после периода, когда долги признали безнадежными.

трудовые договоры с допсоглашениями;
график отпусков, график сменности;
штатное расписание, табель учета рабочего времени;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о персданных работников;
акты и приказы о полномочиях на подписание документов;
положение об аттестации рабочих мест;
положение по охране труда;
документы по воинскому учету и другие бумаги, связанные с кадровым составом.

декларации, отчеты, расчеты по всем видам налогов;
налоговые регистры;
свидетельства об освобождении от налогов, льготах, отсрочках в уплате или отказе в них;
книги покупок и продаж;
сведения о доходах физических лиц;
расчетно-платежные ведомости;
кассовые и банковские документы;
акты выполненных работ, оказанных услуг и др.

Компании должны обеспечить сохранность всех документов: бумажных и электронных — независимо от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона 125-ФЗ). Срок хранения не зависит от формы — электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2022 № 237). Хранить их следует в том виде, в котором они были составлены: бумажные нельзя оцифровать, а электронные распечатать.

После истечения 5 лет первичку можно уничтожить, но только после завершения ее проверки налоговыми и другими контролирующими органами, а также аудиторской проверки (письмо Росархива от 26.03.2022 №7/905). Экспертная комиссия организации не обладает полномочиями по проведению проверок. При разногласиях первичку хранят до разрешения спора. За ее уничтожение без выездной налоговой или аудиторской проверки компании может грозить штраф.

Содержание

Основные документы кадрового делопроизводства в 2022 году

Согласно закону все документы, которые касаются сотрудников и их персональных данных, необходимо хранить определенное количество лет. Именно работодатель должен обеспечивать условия хранения всей этой документации.

В отделе кадров находятся все текущие документы, в то время как старые бумаги должны оставаться на хранение в организации до того как истечет «срок годности». Если компания закроется, то все бумаги должны быть перенаправлены в архив. Но в любом случае, бумаги должны быть сгруппированы и организованы таким образом, чтобы любой требующийся документ можно было бы найти быстро и без каких-либо трудностей.

Наименование организации (полное и сокращенное).
Соответствующее название, к примеру «Номенклатура дел на 2022 год».
Дата, когда составлен документ.
Виза, которой документ утверждается руководителем компании (с датой утверждения).
ФИО и должность сотрудника, составившего документ.
Отдельные согласования (при необходимости).

Все документация по персоналу должна строго учитываться и архивироваться. Любая бумага может понадобиться как в текущий момент времени, так и через десяток лет. Если номенклатура дел упорядочена, систематизирована и отсортирована, то у кадровика не возникнет никаких проблем с поиском любого документа.

Приведенный перечень следует назвать приблизительным, поскольку он лишь дает ориентировку на то, какие комплексы в обязательном порядке имеют место в кадровом делопроизводстве. Данный список можно взять за образец, учитывая особенности вашей конкретной организации и адаптируя его под свои требования.

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица

Даже в небольшой организации каждый день создается несколько документов. А в средних и крупных компаниях ежедневный документооборот исчисляется десятками и сотнями официальных бумаг. Это письма, договоры, приказы, первичка, счета-фактуры, отчетность и прочее. Поэтому в любой компании неизбежно возникают вопросы: надо ли хранить тот или иной документ, а если да, то, как долго? В настоящей статье приведены сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году; рассказано, как составить номенклатуру дел, и что будет, если нарушен порядок хранения документации.

Так, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). А в отношении учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, пятилетний срок отсчитывается с того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

За неисполнение обязанности по хранению документов АО или ООО в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством, организации наказываются строже. Размер штрафа составляет от 2 500 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 200 000 до 300 000 руб. для самого общества (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ). А за несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям предусмотрен штраф от 4 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб. для организаций (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ). Чуть меньшие взыскания (от 1 000 до 2 000 руб. для должностных лиц и от 10 000 до 20 000 руб. для юрлиц) предусмотрены за нарушение сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля (ч. 2 ст. 14.20 КоАП РФ).

Четырехлетний срок хранения определен для книги покупок и книги продаж, включая дополнительные листы к ним. При этом отсчет ведется с даты последней записи в книге (п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137). Что касается счетов-фактур, то их следует хранить пять лет (ст. 317 Перечня № 236).

Всю переписку с налоговой (уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) предписано хранить пять лет. Этот срок увеличивается в два раза, если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148 и 314 Перечня № 236). Все электронные документы с УКЭП, и сертификаты ключей проверки электронной подписи, которой завизированы жалобы и технологические документы, нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Здесь сроки считаются с даты получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка, приведенного в прил. № 4 к приказу ФНС от 20.12.19 № ММВ-7-9/645@).

Перечень документов в личном деле сотрудника

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2022 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2022 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2022 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению: для документов, оконченных делопроизводством после 01.01.2003, это может быть 50 лет, до этой даты — 75 лет, а отдельные документы вообще в течение всего периода существования компании. К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения № 26 к приказу № 526, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

приказ Минкультуры России от 31.03.2022 № 526 (устанавливающий правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов);
приказ Росархива от 20.12.2022 № 236 (устанавливающий перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения).

В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
- с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
- какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
2-я графа номенклатуры по форме приложения 26 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

10 важных нововведений для кадровика в 2022 году

Порядок выплаты пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством будет беззаявительным. Закреплен механизм назначения и выплаты пособий без заявления застрахованного лица – с использованием электронного документооборота между страхователем, медорганизациями, уполномоченными органами. Например, для назначения пособия по беременности и родам сведения о размере зарплаты будут поступать в ФСС России от работодателя, а о факте рождения ребенка – из Единого госреестра ЗАГС.

Неправомерно выплаченное пособие работодатель должен будет вернуть в бюджет ФСС России. С 2022 года вводятся два новых вида камеральных и выездных проверок, в рамках одного из которых ФСС России проверит полноту и достоверности предоставляемых страхователем сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий. Если по итогам такой проверки будет выявлено, что документы недостоверны, ФСС России вправе выставить работодателю требование о возврате выплаченных средств.

Больничные листы – только в электронной форме. Бумажные больничные в виде исключения останутся только для лиц, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, а также для тех, в отношении которых реализуются меры государственной защиты.

С 2022 года – новый порядок расчета больничных, «декретных» и иных пособий, который мало чем отличается от привычного: в расчетный период все так же входят два календарных года, предшествующие году, в котором наступила болезнь или открыт больничный по беременности и родам; средний дневной заработок для пособий по временной нетрудоспособности определяется путем деления заработка, начисленного за расчетный период, на 730.

Уточнены положения об учете среднего заработка в случаях, когда гражданин на момент наступления страхового случая работает в нескольких местах. Закреплено, что пособие по временной нетрудоспособности не может быть ниже МРОТ. Предусмотрено применение районных коэффициентов к зарплате и среднему заработку для исчисления пособий.

Хранение Кадровых Документов В 2022 Году

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТK РФ).

Если письменное согласие не получено, то работодатель не вправе применять КЭДО в отношении работников (лиц, поступающих на работу). Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО.

трудовых книжек;
сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде;
акта о несчастном случае на производстве (по формам Н-1 и Н-1ПС, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
приказа (распоряжения) об увольнении работника (может составляться по унифицированным формам № Т-8 или Т-8а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем);
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником).

Кроме того, работодатель может в электронной форме ознакомить работника при приеме на работу с Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с будущей трудовой деятельностью, коллективным договором (при наличии) (ч. 11 ст. 22.2 ТК РФ).

При этом расходы на получение работником электронной подписи (если она отсутствует) и ее использование несет работодатель. При наличии у работника или лица, поступающего на работу, усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), полученной им ранее, он вправе использовать эту подпись (ч. 12 и ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Новые сроки хранения кадровых документов 2022: таблица

Если говорить простым языком, то кадровая бумага – это любой документ, который разрабатывается работодателем в отношении сотрудника. Отличным примером такой документации являются трудовые договоры, должностные инструкции, приказы о приеме на работу, о переводе, о назначении на должность, об увольнении и т.д.

коллективный трудовой контракт;
договора о материальной ответственности;
бумаги, регламентирующие повышение производительности труда и мотивацию работников;
график сменности;
документы о коммерческой тайне;
книга учета прохождение медицинских осмотров;
должностные инструкции и правила безопасности при работе в условиях повышенной опасности.

график отпусков, который формируется на год вперед;
правила трудового распорядка;
расписание труда и отдыха (штатное расписание);
документы, необходимые для учета труда;
должностные инструкции;
инструкции по пожарной и иной безопасности;
бумаги, регламентирующие защиту личных данных всех сотрудников;
расчетные ведомости и другие документа, на основании которых организация начисляет и выплачивает вознаграждения работникам и предоставляет иные виды выплат.

Важно! Единого метода утилизации кадровых бумаг на законодательном уровне не установлено. Руководство вправе воспользоваться специальным устройством, услугами утилизирующей компании или сжечь, обязательно соблюдая правила пожарной безопасности.

Как правило, практически все обязательные кадровые документы имеют унифицированную форму. Исключением являются трудовой договор, основания к различным приказам, правила внутреннего распорядка, охраны труда и бумаги, регламентирующие защиты персональных данных сотрудников.

Основные документы кадрового делопроизводства в 2022 году

Даже если у вас в организации небольшое количество документов, они все равно должны быть упорядочены. Для упрощения ведения и хранения кадровой документации уполномоченный сотрудник (кадровик) группируют бумаги по соответствующим папками согласно номенклатуре дел. Если же в компании номенклатуры нет, то целесообразно было бы ее создать и утвердить, вне зависимости от объемов кадровой документации.

Кадровые документы представляют собой огромный перечень бумаг, который должен иметь каждый работодатель, будь то предприниматель, штат персонала у которого не велик, или огромная компания, где делопроизводством заняты целые отделы. Часть таких документов имеет отношение к общим организационным вопросам по работникам, другие – к расчетам по заработной плате и иным выплатам, третьи касаются защиты персональных данных. Проверку такой документации вправе проводить различные госструктуры, осуществляющие контроль над тем или иным вопросом, в частности: ИФНС и другие фонды, Роскомнадзор, ГИТ. Соответственно, данные документы должны быть систематизированы. В итоге у руководителя любой организации встает вопрос о том, какие папки должны быть у кадровика в соответствии с номенклатурой дел, чтобы подобные проверки прошли успешно?

Всю кадровую документацию следует отсортировать по группам. Это – трудовые соглашения, приказы и распоряжения, должностные инструкции и так далее. Такие группы носят название – первичный комплекс, или если говорить простым языком – дела. Для того чтобы документы были правильно сформированы по соответствующим папкам, необходимо установить четкий порядок – какой документ должен относиться к той или иной группе. Именно для этой цели разрабатывается и утверждается номенклатура дел, согласно которой определяется перечень и состав дел, сроки хранения и тому подобные критерии.

Из представленной в предыдущем разделе таблицы видно, что частично испорчены табели учета рабочего времени, срок хранения которых по Перечню составляет 5 лет. Поскольку оформлялись эти данные самим работодателем и информация об отработанном сотрудниками ООО «Премьера» времени сохранилась в компьютере бухгалтерии, вопрос о восстановлении испорченных экземпляров трудности не представляет.

Необходимо отметить, что просто выкинуть документы с истекшим сроком хранения нельзя. В этом случае предусмотрена специальная процедура, предусматривающая экспертизу документов с оформлением специального акта. Только затем бумаги утилизируются подходящим для компании способом.

Просто выбросить пришедшие в негодность табели (без их замены на аналогичные) нельзя — тогда произойдет самовольное уменьшение нормативно установленных сроков хранения данного вида кадровых документов. А это грозит наказанием для руководства фирмы (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).

Срок хранения кадровых документовможет быть различным. К примеру, 3 года для графиков отпусков или 5 лет для приказов по административно-хозяйственной деятельности. Большая часть кадровой документации хранится гораздо дольше, например, 50/75-летний период хранения предусмотрен для личных дел сотрудников.

Обратите внимание. Специальные сервисы, такие как 1С:ЭДО, помогут облегчить и ускорить процесс пересылки документов в фискальную службу. Он дает возможность отправить десятки тысяч электронных документов одновременно. Через веб-сервис также можно передать любые электронные документы, включая счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и другие документы, которые создаются по утвержденным форматам. В этот перечень также входят скан-копии документов на бумажном носителе:

На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:

В Федеральном законе №125 указано, что документы по личному составу, которые были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, подлежат хранению на срок 50 лет. Действие закона распространяется на трудовые договора, дополнительные соглашения, включая соглашения о расторжении, личные дела и карточки работников.

типовые управленческие архивные документы, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и компаний, с указанием сроков хранения – согласно приказа Росархива №236;
типовые архивные документы, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании с указанием сроков хранения – согласно приказа Министерства культуры №1182.

Хозяйственная деятельность всех категорий организаций, даже небольших, предполагает ежедневное создание документов. В средних и крупных компаниях ежедневный документооборот составляет десятки или сотни официальных писем, приказов, первичных документов, отчетности. В связи с чем, и возникают вопросы относительно правильного хранения документов. Из этой статьи вы узнаете, сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов, правила составления номенклатуры дел и ответственность за нарушение порядка хранения.

В 2022 году организации могут уничтожить документы следующих лет:
1946 года со сроком хранения 75 лет;
1976 года со сроком хранения 45 лет;
2011 года со сроком хранения 10 лет;
2022 года со сроком хранения 5 лет;
2022 года со сроком хранения 3 года;
2022 года со сроком хранения 1 год.

Сроки хранения документов определяет ПТУАД и, руководствуясь, статьями по Перечням, экспертная комиссия ежегодно принимает решение об уничтожении документов, у которых срок хранения истек до 1 января 2022 года.
Важно помнить, что срок хранения любого дела организации начинается с 1 января следующего года за годом, когда были созданы документы.

Сколько нужно хранить документы организации? Сколько нужно хранить отдельные виды документов? Как уничтожать документы организации? Какой порядок уничтожения документов? Это вопросы, которые всегда задают слушатели наших курсов.
Специалист Государственного архива Санкт-Петербурга, который проводит курсы по архивному делу разъясняет какие именно документы можно будет уничтожить в 2022 делопроизводственном году.

Порядок уничтожения документов должен быть следующий:
1) экспертная комиссия в составе председателя комиссии и членов комиссии (руководитель не является членом экспертной комиссии, он утверждает решение комиссии) проводит заседание, на котором происходит экспертиза ценности документов и по результатам заседания составляет протокол, который визирует руководитель. В протоколе должны быть отражены дела и документы подлежащие уничтожению, у которых истек срок хранения и они не имеют исторической ценности для организации или даже страны;
2) на документы в соответствии с Перечнями хранения составляется Акт о выделении к уничтожению документа и согласовывается с ЭК организации;
3) производится физическое уничтожение документа посредством сжигания, шредирования, уничтожение с помощью кислоты или сдача в макулатуру с личным присутствием ответственного работника организации;
4) стороной, занимающейся уничтожением документов составляется акт, где фиксируется факт уничтожения с указанием способа уничтожения и лиц, которые присутствовали при этом. В этом акте должна быть подпись представителя организации.
Обращаем ваше внимание на то, что любой специалист организации, в частности, секретарь не может единолично принять решение об уничтожении документов. Так как это влечет за собой серьезную административную, а в некоторых случаях уголовную ответственность руководителя.

Разъяснено (разъяснения Росархива по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов. ), что приказы Росархива об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения и Инструкции по его применению были опубликованы на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru) соответственно 7 и 14 февраля текущего года. Таким образом, они вступили в силу соответственно 18 февраля и 25 февраля 2022 года. Одновременно с вступлением в силу приказа Росархива об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов (далее также приказ Росархива № 236), аналогичный приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558 признан утратившим силу.

Сроки хранения документов, установленные новым Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до вступления в силу приказа Росархива № 236.