Разбираемся с новыми правилами для подотчета
Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2022 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2022 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.
- Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
- Подотчетные лица, изменения 2022 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
- Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
- Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.
Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику
1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.
6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ
6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей Инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей Инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т.п.).
6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей Инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.
6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои Ф.И.О., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной — записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.
54-ФЗ: Кто должен применять онлайн кассы, а кто освобожден от применения ККТ
Торговые автоматы. Торговым или вендинговым автоматам не нужен продавец: они установлены в общественных местах и автоматически выдают товар после внесения денег. Обычный ассортимент вендинговых автоматов: кофе, жвачки, шоколадные батончики и прочая быстрая еда. С 1 июля 2022 года владелец вендингового автомата устанавливает онлайн-кассу в офисе, на самом автомате показывает QR-код с чеком. 290-ФЗ, ст. 7. п.11 в системе «Консультант».
Новый закон обязывает использовать онлайн-кассы далеко не всех предпринимателей. Напротив, перечень тех, кто освобождается от использования ККТ, расширился. В число этих лиц вошли организации и индивидуальные предприниматели:
Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет оформление
Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.
Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.
Приобретении товаров через подотчетное лицо
Кассовый чек не является первичным документом (письмо ФНС России от 25.06.13 № ЕД-4-3/11515@). Он подтверждает только факт и время оплаты. Поэтому для списания расходов дополнительно к кассовому необходим товарный чек, в котором должны быть все необходимые для первички реквизиты. Это дата, содержание операции, ИНН и КПП продавца, список товаров и подпись составителя. Поэтому даже если кассовый чек без детализации покупок, а работник приложил к авансовому отчету товарный чек, то вы вправе учесть затраты.
3.Если сотрудник приобретал ценности как физическое лицо без доверенности от организации, то Вы не имеете права требовать товарную накладную по форме № ТОРГ-12, счет-фактуру и другие документы на основании кассового чека. Ведь в этом случае он выступает как обычный человек, приобретающий ценности для личного пользования. Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик обязан выставить счет-фактуру и товарную накладную (п. 3 ст. 168 НК РФ). Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2022 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.
Готовая инструкция для подотчетника
2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
3.2. За дни командировки в пределах территории РФ работнику выплачиваются суточные в размере 700 руб. в день, за пределами территории РФ — в размере 2500 руб. в день. Условие о размере суточных за дни командировки можно прописать в положении о командировках или ином локальном нормативном акте
Как избежать сложностей, покупая товары через подотчетников
Еще один момент, про который часто забывают подотчетники: попросить, чтобы продавец расписал в товарном чеке (или квитанции), что, сколько и за какую цену куплено. Поэтому бухгалтеру придется обратить внимание сотрудников и на это. Конечно, если в чеке стоит просто «канцтовары», это вовсе не означает, что организация уже не сможет отнести их стоимость на расходы. Но в этом случае бухгалтер будет вынужден сам составлять акт, где указывать, какие предметы приобретены и что сколько стоит — чтобы избежать лишних вопросов инспектора.
Если же у фирмы все же возникли разногласия с инспектором, бухгалтер должен помнить: организация не должна выступать налоговым агентом, когда работник получает материальную выгоду. Дело в том, что обязанность удерживать налог возникает, если фирма выдала работнику доход в денежной или натуральной форме. В случае же с материальной выгодой такое возможно, только если сотрудник оформил у нотариуса доверенность и назначил фирму налоговым представителем. Понятно, что в рассматриваемой ситуации это маловероятно. Таким образом, если у налоговиков все же есть претензии, то они могут быть только к сотруднику, но никак не к организации.
Как происходит выдача денег в подотчёт
Бухгалтерская проводка по выдаче денег под отчёт производится в день списания средств с общего счёта компании. Если в налоговом отчёте не указать данные средства, как подотчётные, то ФНС примет это за нарушение. Кроме того, за получение этих денег с подотчётного лица будет изъят налоговый сбор.
Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.
Как выдавать деньги подотчетникам по новым правилам 2022 года
С 19 августа деньги под отчет можно выдать без заявления работника. Достаточно, чтобы директор фирмы или ИП подписал приказ, распоряжение или решение о выдаче средств. В документе нужно указать дату, сумму денег и срок, на который работник их получает. В распорядительном документе фиксируйте ту же информацию, которую раньше подотчетник отражал в заявлении.
Риски остаются, если работник вовремя не отчитался о полученных средствах. Тогда инспекторы могут потребовать включить подотчетную сумму в доходы работника, удержать с них НДФЛ и заплатить страховые взносы. Отбиваться от доначислений придется уже в суде.
Покупки в интернете
Взаимоотношения покупателя и продавца при такой торговле регулируются Правилами продажи дистанционным способом (утв. пост. Правительства РФ от 27.09.2022 № 612 (далее — Правила)). В них определено, что продавец обязан выдать покупателю кассовый или товарный чек либо иной документ, подтверждающий оплату товара. При оплате товаров покупателем в безналичной форме (за исключением оплаты с использованием банковских платежных карт) продавец обязан подтвердить передачу товара путем составления накладной или акта сдачи-приемки товара (п. 20 Правил). Как видим, интернет-магазин должен предоставить документы, на основании которых в учете отражается операция по приобретению канцтоваров, оборудования и т.д.
В случае приобретения товаров в интернет-магазине, находящемся за рубежом, основанием для проведения операции в учете могут быть документы, оформленные по правилам страны, на территории которой зарегистрирован магазин. Это могут быть распечатка заказа с перечнем и стоимостью товаров, упаковочный лист, счет (инвойс) о доставке, почтовая (транспортная) накладная, таможенная декларация. Оплата покупки в иностранном интернет-магазине, как правило, происходит по безналичному расчету посредством банковской карты. Работнику обязательно нужно подтвердить оплату выпиской банка по карточному счету.
Документы к авансовому отчету требования
Подчеркнем: постоянные реквизиты, а также шестизначный номер и серия должны быть внесены в бланк исключительно типографским способом. Заполнение этих сведений вручную недопустимо. Это требование сближает БСО с чеками ККМ.
Нас будут интересовать платежи второй и третьей групп, в связи с которыми компания не упоминается и плательщик не получает кассового чека. Действительно, торговля, скажем, на строительных рынках не требует применения кассовых аппаратов. Продавцы выдают товарные чеки.
Как отразить в бухгалтерском учете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. (Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку.) В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.
Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2022 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2022 г. № КА-А40/12227–05).
Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи
А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. Согласно п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2022 № 749, сотрудник отчитаться по ним обязан в течение 3-х рабочих дней со дня возвращения.
- При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.
- Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или его письменного заявления. Согласно письму ЦБ РФ от 06.09.2022 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ должен быть подписан директором, в нем должна быть указана дата и регистрационный номер.
- Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета, согласно абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У, составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.
- Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2022 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
- Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями.
- Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2022 не является нарушением закона.
- Организации и ИП могут выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2022 № 29-1-1-6/7859).
- Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. Также можно указать Дт 71 Кт 51 при переводе денежных средств на карту.
Тема: с 1 июля товарные чеки от подотчетников
Это в каком смысле? Вам подотчетник принес то, что купил. И принес документ об оплате. Если продавец что-то нарушил, это его проблемы, а не ваши и не подотчетника.
Если вот прям так страшно, то пропишите во внутренних документах, что покупать нельзя там-то и там-то. Всё. Но не надо издеваться над продавцами и подотчетниками
(причины могут быть рахные: потерял, не пробили, был на руках чистый Товарник, который сами заполнили — тоже случается, считаю что в основном из-за этого и возвращается обязательное применение касс всеми — т.е. главное даже не доход конктролировать, а как эти продажи другими в расходы принимаются — но сейчас не про это)
Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги
После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2022 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель» указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.
Исходя из этого у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). За такой доход работнику необходимо будет отчитаться самостоятельно, подав в ИФНС форму 3-НДФЛ по итогам года. При этом он может воспользоваться налоговым вычетом или отразить сумму покупки в расходах (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).