На каких документах можно ставить факсимильную подпись

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — В каких случаях можно использовать факсимиле. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
копии различных официальных бумаг;
квитанция по аккредитиву;
кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
документы по учету сырья и материалов;
ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
акт приемки или передачи работ и услуг;
удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
наградные удостоверения;
различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
полисы обязательного медицинского страхования.

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

Содержание

Решение Высшего суда

Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Векселях.
Налоговых декларациях.
Платежных поручениях, доверенностях. Касательно последнего, имеет место диспозиция, в соответствии с которой допускается использовать факсимиле по соглашению сторон.
На заявках в участии в торгах для обеспечения нужд государства и бумагах, которые входят в их состав.
Банковских картах с образцами оттиска печати и подписи.

Выше было указано, что в таких бумагах факсимильная подпись не может заменять оригинальную. Тем не менее не всем до конца ясен этот вопрос. Как считают контролирующие органы, использование клише на счет-фактуре выступает в качестве нарушения правил ее оформления. Такие бумаги не дают прав на вычет НДС. ВАС в одном из своих Постановлений поддержал позицию налоговых органов. В своем разъяснении суд указал, что в НК, в ст. 169, в частности, не предусматривается возможность использования факсимильной подписи в процессе оформления счета-фактуры. Окружные суды также придерживаются этой позиции и выносят решения не в пользу налогоплательщиков.

Счет-фактура

Зачастую руководители предприятий совершают большую ошибку, когда в своем приказе на применение факсимильного воспроизведения подписи наделяют такой возможностью должностных лиц, чей автограф не заверяется. Это считается нарушением установленных правил делопроизводства. Обуславливается это тем, что использовать факсимильную подпись может только тот, чей автограф, собственно, воспроизводится. В данном случае необходимо помнить, что задача клише — заменить оригинал, по которому можно идентифицировать конкретное должностное лицо.

Закон не содержит юридического понятия факсимиле подписи, однако указанный термин широко применяется в хозяйственной деятельности предприятий и ИП.Это штамп, на котором в зеркальном отображении располагается чья-либо подпись. Можно сделать факсимиле с обыкновенной или с автоматической оснасткой.

Что такое факсимиле?

Казалось бы, счета на оплату работ или услуг выставляются организациям, физическим или юридическим лицам на основе договоров, а значит подпись-отпечаток при их оформлении использовать можно. Тем не менее закон запрещает применение факсимиле на счете на оплату. Счета на оплату следует подписывать только собственноручно, а если на таких документах будет стоять вместо подписи факсимиле, предприятию грозят существенные штрафы.

На доверенности

Для того чтобы упростить документооборот, многие организации заказывают факсимиле. О том, как трактует закон такой вариант удостоверения подписи, и когда допускается использование факсимиле на документах, расскажем в этой статье.

Факсимиле необходимо применять только в случаях, когда это не запрещает законодательство. Например, в гражданском договоре есть пункт о том, что стороны имеют право на использование данного штампа при заключении соглашения.

К изложенному

Тем не менее, если речь идет о подписании документов для налоговой службы или иных государственных органов, то использование факсимиле будет являться незаконным. Потому что в этом случае необходимо личная подпись руководителя организации.

Где можно изготовить?

На каких документах можно ставить факсимиле? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Факсимиле можно ставить на тех документах, которые не являются финансовыми и не должны быть переданы в налоговый орган для отчетности. Исключение здесь составляет доверенность, выдаваемая руководителем организации одному из сотрудников на получение материальных ценностей или же представление интересов организации в государственных и судебных органах. В данном случае необходима подлинная подпись начальника.

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Правовое положение факсимильной подписи

Основная цель использования факсимильной подписи состоит в том, чтобы заменить рукописный вариант электронным. Данная подпись сможет идентифицировать лицо, подпись которого поставили с помощью факсимиле. Обычно такую подпись подделать нет возможности. Некоторые предприниматели, когда передают право пользования факсимильной подписью на сотрудника, который примет на себя данную обязанность, выписывают доверенность.

Также случаются ситуации, когда сотрудники, выставляя счет-фактуру, используют факсимильную подпись. Очень часто в налоговых органах к такому документу могут отнестись с подозрением и не дать разрешение предпринимателю получить возврат НДС после приобретения товара.

Где ставится факсимильная подпись?

Для того чтобы руководитель компании смог использовать факсимиле, ему необходимо издать приказ и в нем указать все положения и правила использования данной подписи. Обычно данный приказ содержит в себе следующие положения:

Факсимиле облегчает руководителю заверение документов. Проработать большое количество бумаг, имея такой оттиск, легче и быстрее. К тому же, ответственный сотрудник может использовать факсимиле, чтобы заверять документы в отсутствие руководителя — например, на время болезни, командировки или отпуска.

Нет времени читать статью?

В большинстве случаев использование факсимильных оттиска печати и подписи в документах законно, однако есть нюансы. Именно их незнание и заставляет обывателя сомневаться в подлинности договоров с факсимиле. Общие правила закреплены в ГК РФ и подкрепляются судебной практикой. Однако не всегда можно быть уверенным на 100%, что электронные оттиски используются правильно. Если у вас есть сомнения, лучше проконсультироваться с грамотным юристом, чтобы не потерять время и деньги.

Содержание:

С другой стороны, ТК РФ не содержит ни понятия, ни правомерности заверения документов с помощью клише. Поэтому невозможно как однозначно запрещать, так и однозначно подтверждать возможность использования такого заверения.

Фасимиле по своему смыслу ближе к печати, так как имеет юридическую силу. Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается.

Необходимость, преимущества и использование

Риск в таком случае может возникнуть, если между заказчиком и исполнителем отсутствует соглашение об использовании факсимильного воспроизведения подписи, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи.

Необходимые термины

Может быть предусмотрен журнал учета выдачи и возврата факсимиле, как в случаях с печатями и штампами. Необходимо при физическом износе подписи отразить в приказе его ликвидацию. При краже либо утере подписи следует обратиться в соответствующие органы власти для объявления в розыск.

Однако, с середины 2022 года абсолютно все суды приняли вторую позицию о невозможности применения факсимильной подписи при оформлении первичных учетных документов. Причиной тому стало вступление в силу Постановление Президиума ВАС от 27.09.2022 № 4134/11. В документе присутствовали ссылки на утративший силу Федеральный закон № 129-ФЗ и статью 169 НК РФ и запрет на использование факсимильного воспроизведения подписи при составлении документов бухгалтерского учета и счетов-фактур. Основанием для принятия такого решения послужило отсутствие разрешения в действующем законодательстве на применение факсимиле в рассматриваемых случаях. Вывод – закон не предусматривает возможности заверения документов таким способом.

Комментарий: Бланки строгой отчетности приравниваются к первичной учетной документации, а потому должны содержать обязательные для нее реквизиты. Заверение факсимильной подписью не допустимо с тех пор, как суды сошлись во мнении, что что возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных учетных документов законодательством не предусмотрена.

Типичные ошибки

До 2022 года судебная практика по вопросу использования факсимиле для заверения документов на предприятии была противоречива. В отдельных случаях суды признавали факсимильную подпись надлежащей подписью на документах бухгалтерского учета и не считали за нарушение применение факсимиле при заверении документов. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 26.04.2022 № КА-А40-2975-05 и Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2022 № А42-4217/2022.

незаключенным (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 08.09.11 №А32-13609/2022 , Уральского от 06.10.09 №Ф09-7622/09-С5 и Дальневосточного от 13.08.09 №Ф03-3794/2022 округов);
недействительным по причине несоблюдения формы договора (ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.10 №А02-413/2022).

Вместе с тем суды нередко отклоняют иски о признании такого договора недействительным или незаключенным, если лицо, факсимиле которого было использовано, впоследствии одобрило эту сделку или подтвердило, что оно само ставило факсимильную подпись на договоре, так как не могло подписать его лично, например из-за травмы правой руки (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.08.11 №А43-18585/2022 и Уральского от 14.12.09 №Ф09-10031/09-С5 округов). Под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров, работ или услуг, их приемка для использования, признание претензии контрагента, уплата неустойки, процентов по основному долгу либо других сумм, реализация иных прав и обязанностей по данной сделке (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.00 №57).

Минфин РФ и налоговая служба против применения факсимиле

Нормы гражданского законодательства допускают при совершении сделок применять факсимильное воспроизведение подписи. Для этого возможность и порядок использования такой подписи должны быть предусмотрены соглашением сторон, законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ). Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки. Соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, а при наличии между сторонами договорных отношений — в виде приложения или дополнения к основному договору. В нем указывают:

Подписание документов с помощью факсимиле в гражданско-правовых отношениях

Некоторые суды согласились с тем, что вычет по счету-фактуре, который заверен факсимильной подписью, не предоставляется. Однако большинство судов до недавнего времени приходили к противоположному выводу и разрешали вычет НДС по таким счетам-фактурам. При этом арбитры отмечали, что факсимильная подпись не является копией подписи физического лица. Она лишь представляет собой один из способов выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому использование факсимиле не свидетельствует о нарушении требований к подписанию счета-фактуры, установленных в НК РФ. Кроме того, суды указывали, что налоговое законодательство не содержит норм, которые бы устанавливали допустимые способы подписания счетов-фактур. В Налоговом кодексе РФ не содержится запрета на совершение подписи руководителя организации или ее главного бухгалтера путем проставления штампа-факсимиле. Таким образом, наличие факсимильного оттиска личной подписи должностного лица на счете-фактуре не может являться основанием для отказа в вычете НДС по нему. По мнению некоторых арбитражных судов, использование факсимиле при подписании счета-фактуры допускается, только если это предусмотрено договором или иным соглашением между поставщиком и покупателем.

Факсимиле – это штамп, на котором в зеркальном отображении расположена подпись ответственного лица (например, начальника отдела или руководителя всего предприятия). Его наличие очень выручает в том случае, когда на служебной документации необходимо проставление большое количества подписей уполномоченного лица. К сожалению, не всегда сотрудники организаций и даже сами руководители предприятий знают о том, когда применение факсимиле допустимо, а когда проставление оттиска подписи не имеет юридической силы. Данный факт нужно учитывать.

Определение

В том случае, если директор кампании пришел к выводу, что он не может лично подписывать все входящие бумаги или внутренние распоряжения организации из-за слишком большого объема документации, то ему в работе просто не обойтись без использования факсимиле.

Эта документация — самая строгая, ведь она связана с финансами. Налоговые органы традиционно запрещают любые заменители подписи. Поэтому все отчеты, которые подаются в ФНС, ответственное лицо заверяет своими руками. Некоторое время назад можно было попытаться отстоять свою позицию в суде, ссылаясь на отсутствие прямого запрета в законодательстве. Но сейчас есть решение Президиума ВАС, которое поддерживает позицию налоговых органов.

Можно проставлять штамп на графики работы или другие кадровые бумаги, не связанные с принятием на работу и увольнением. Для этого нужно издать локальный акт, подписанный директором организации. Также облегчают ведение документооборота штампы, на которых указано ФИО и оставлено место для ручной подписи.

Можно ли использовать факсимиле на договорах?

На товарных накладных формально может быть проставлен оттиск, если есть двустороннее соглашение контрагентов. Но если вы рассчитываете на вычет НДС, то от применения факсимиле в первичных документах придется отказаться. Кассовая документация тоже заверяется оригинальной подписью. Ее же потребуют банки для открытия счета организации.