Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Особенности учета топливных карт на предприятии. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Нужна Учетная политика, а также План счетов.
Специалисту необходимо открыть счет и субсчет. Альтернативный вариант – отражение на забалансовом счете.
В политике по отражению сведений излагается эта информация: стоимость списания и оприходования бензина, метод учета трат, метод помещения карт на баланс. Также должны быть указаны названия складов оприходования ГСМ.
Необходимо установить тип путевого листа.
Утверждается приказ о норме расходования бензина. При этом нужно основываться на нормах Минтранса.
Осуществляется контроль над тратой ГСМ больше установленного показателя. В путевом листе указывается как утвержденная норма, так и реальный расход. Перерасход помещается на счет 91.2 «Непроизводственные траты».
Требуется завести журнал учета прихода и списания ТК. В нем указываются дата выдачи, ФИО специалиста, момент возврата ТК, обозначение ТС.
Разрабатывается табличная ведомость.

Содержание

Топливные карты в бухучете

В документах должен быть указан объем реально приобретенных литров ГСМ. Информация сверяется с отчетами, составляемыми на базе путевых листов и квитанций. Учет топлива на счете 10-3 производится на базе накладной и отчета. Рассмотрим используемые проводки:

Проводки по ТК для бюджетных субъектов

Лимитированные. На карту заносится определенный объем бензина. Устанавливается предельный объем трат ресурса за некий период.
Нелимитированные. Расход бензина не ограничивается. Тратить ресурс можно в том объеме, в котором он находится на карте.
Литровые. Приобретаются литры ресурса. Отпуск бензина происходит вне зависимости от его фактической стоимости.
Денежные. Пополняется ТК. Ресурс приобретается по его актуальной рыночной стоимости.

Чтобы приобретать бензин по топливным картам, компания должна заключить с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами автотранспорта с использованием топливных карт. По сути, это смешанный договор. Процессинговый центр выступает в роли эмитента и действует по договорам комиссии с собственником топлива.

Лимитированная карта

Израсходованный бензин списывается на затраты в порядке, рассмотренном ранее, на основании путевых листов. Данный порядок учета, а также регулярность составления отчетов держателей смарт-карт и путевых листов должны быть зафиксированы в бухгалтерской учетной политике организации-покупателя.

Бухгалтерский учет затрат на топливо

Важный момент: информация о ценах, содержащаяся в чеках терминалов АЗС, является справочной, поскольку весь объем заявленного топлива был оплачен организацией в порядке стопроцентной предоплаты и не подлежит изменению по мере его отпуска. В то же время в чеке автозаправочного терминала будут указываться текущие цены на каждую конкретную дату, которые, естественно, могут быть другими. Кстати, именно в этом заключается одно из преимуществ топливных карт: организация-покупатель приобретает бензин по сегодняшней цене, а использовать его будет в течение нескольких недель или месяцев, за которые стоимость бензина может существенно возрасти.

В нашем примере используется один склад для оприходования топлива. Если у вас несколько транспортных средств, то можно создать свой склад на каждый автомобиль и учитывать остатки и обороты по каждой единице транспорта.

Для примера перепроведем наши созданные документы, изменив «Основной склад» на склад «Автомобиль». После этих изменений в проводках отобразился «Склад», и при формировании оборотно-сальдовой ведомости появилась возможность добавить субконто «Склады».

Поступление ГСМ по авансовому отчету

Оприходование стоимости топливной карты (если она есть, так как в большинстве случаев карту используют бесплатно при условии ее возвращения) можно оформить как поступление услуги через меню «Покупки» — «Поступление (акты, накладные)» — создать поступление «Услуги (акт)»).

При бесплатном получении ее не нужно показывать. Получение ее для временного использования такое же, как при ОСНО. Если она приобретается за счет денег компании, то ее цену включают в расходы, из которых потом начисляется единый налог.

Топливная карта с микропроцессором выпускается эмитентом или собственником автозаправки. Это такое же современное средство, облегчающее отпуск бензина. Она не является средством для платежа. На карту без лимита вводят объем литров бензина, которое в дальнейшем получает клиент. При исчерпании объема бензина его невозможно будет получить.

Как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия

Топливные карты, которые приобретались за деньги, записываются в составе финансовых ценностей. Принимается только себестоимость по факту. Расходы причисляют к тратам на повседневные разновидности работы (например, за такие деньги приобретают сырье, товары и проч).

Ссылка работодателя на то обстоятельство, что работник сознательно указывал в путевом листе недостоверные сведения о времени и месте заправки транспортных средств, была отклонена судом, поскольку порядок заправки автомобилей на конкретных автозаправках с фиксацией в путевом листе работодателем утвержден не был. Более того, работнику не вверялась лично под персональную ответственность топливно-заправочная карточка. Как установлено судом и не оспорено работодателем, указанная карта находилась в фактическом пользовании четверых водителей и передавалась вместе с машиной «в кармашке» без фиксации факта ее нахождения. Поэтому суд пришел к выводу об отсутствии объективной возможности установить виновный характер в действиях работника по искажению сведений в путевых листах.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

При этом в учетной политике может быть установлено, что с целью обеспечения сохранности топливных карт на основании абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2022 года № 26н, их учет организуется на специально открытом для этих целей забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке. Аналитический учет может вестись в разрезе номеров карт, автомобилей, либо сотрудников – водителей.

Учет топливных карт

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

Типичные ошибки

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в налоговом учете также не отражаются. Это следует из положений подпункта 2 пункта 1 статьи 251 и пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Бухгалтерские проводки по списанию топлива

Условия блокировки топливной карты. Это важно, так как когда карта блокируется, Вы не сможете оплатить счет за топливо. Предусматривает ли договор минимальный лимит средств, который нужно поддерживать на карте, или можно доводить до «0» и уходить в минус. Есть ли возможность отстрочить платеж, какие будут за это браться проценты т.д.

Учитывать карты на счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» будет неправильно, поскольку, как было указано выше, они не являются денежным документом, это техническое средство для приобретения ГСМ. Учитывать стоимость карт в цене приобретенного топлива также будет неверным, так как заранее не известно, сколько они будут использоваться. Возможно два варианта учета топливных карт (выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике).

Бухгалтерский учет карт

Как правило, порядок расчетов с поставщиками горючего по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны должны определить лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданные ГСМ (накладную), а также отчет (или реестр) операций по картам. В отчете должно быть указано, когда и сколько топлива было приобретено.

Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

Организация приобрела топливную карту. Ее стоимость составила 944 рублей (в том числе НДС — 144 рублей). Операции по покупке карты отразит следующими записями:
— дебет 19 кредит 60: 144 рубля — учтен входной НДС по карте;
— дебет 20 (26, 44) кредит 60: 800 рублей (944 — 144) — списана стоимость карты;
— дебет 68 кредит 19: 144 рубля — принят к вычету НДС по топливной карте;
— дебет 012: 800 рублей — стоимость карты учтена на забалансовом счете.

Пример бухгалтерского учёта расходов на топливную карту

Допустим, ООО «Счастливый шанс» заключило договор на заправку топливом по смарт-картам. С расчетного счета в августе 2022 года произведена предоплата за смарт-карты и бензин. Топливные карты изготовлены, проданы по конкретной цене за штуку и переданы в собственность компании по товарной накладной (форма ТОРГ-12) в сентябре 2022 года с выделенным НДС. НДС предъявлен по счету-фактуре, не имеющей дефектов заполнения. Для заправки автомобиля топливная карта выдана в этом же месяце водителю автомобиля, о чем в журнале учета выданных топливных карт сделана запись. В компании имеется утвержденный бланк путевого листа и нормы расхода бензина в производственных целях. В течение сентября был произведен отпуск бензина с заправочных автостанций в бак служебной машины. В конце месяца водитель предоставил путевые листы и чеки с автозаправочных станций.

Пример

Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) топливной компании или АЗС является техническим средством учета отпуска нефтепродуктов. Она не является платежным средством, а представляет собой средство строгой отчетности, которое позволяет ее держателю получить определенное количество товара (ГСМ).

В бухучете ГСМ, приобретенные по топливной карте, оприходуйте на счет 10 «Материалы». Топливо принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. 5, 6 ПБУ 5/01). Сумму НДС, выделенного в счете-фактуре, отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Необходимо определить порядок работы с ТК в организации и закрепить выбранный алгоритм в Учетной политике организации. Указать, на каком счете учитываются топливные карты в учетной политике, недостаточно. Необходимо раскрыть следующую информацию:

Учет топливных карт: разбираем основы

Передача имущества во временное пользование по договору ссуды — для целей налогообложения есть не что иное, как безвозмездно оказанная услуга. Стоимость такой услуги включается ссудополучателем во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Эту стоимость нужно определить самостоятельно, основываясь на данных о рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля.

Топливная карта – современный инструмент расчетов для юридических лиц, позволяющий избегать множества авансовых отчетов, выдачи денежных средств разным сотрудникам и т.д. Она не является платежным средством (карта не позволяет оплачивать товары или сервисы), но дает возможность оптимизировать расходы на ГСМ, получать скидки. Наиболее известные компании, их выпускающие: Лукойл, Роснефть, Газпромнефть, ЕКА, Shell, Татнефть. Но есть и другие.

Важно определить вид

Примечание от автора! Разработанный План счетов содержит до 011 забалансового счета, следовательно, для учета топливных карт можно использовать любой с 012. Также может использоваться 006 счет для отображения карточек как бланков строгой отчетности.

Бесплатные карточки

Если юридическое лицо оплачивает выпуск топливных карт, то они отображаются в бухучете фирмы в составе материально-производственных запасов (счет 10) на основании сопроводительной документации. При получении «входной» НДС принимается к вычету, а списать их стоимость можно сразу после получения на текущие расходы:

о стоимости, по которой ГСМ приходуется и списывается;
о методе учета транспортно-заготовительных затрат по ГСМ;
о способе постановки карт на баланс;
об утверждении специального журнала по учету топливных карт;
о наименованиях складов, где приходуются ГСМ;
о не следовании ПБУ 18/02, если компания относится к малым предприятиям на ОСНО.

В Учетной политике определиться с затратами для расчета налогов по:

ГСМ, израсходованным сверх нормы.
ГСМ в рамках норм (отнести к материальным расходам или к расходам на содержание транспортных средств).
Топливным картам (отнести к материальным затратам или к затратам на содержание транспортных средств, или к другим затратам, связанным с производством и продажами).

Документооборот. Нужно утвердить форму бланка путевого листа.
Приказ о норме расхода ГСМ (ориентироваться на нормы Минтранса).
Контроль за расходованием ГСМ сверх нормы для каждого автомобиля (занести в путевой норму, фактический расход). Перерасход отразить на счете 91.2 (непроизводственный расход).
Наличие журнала учета поступления, перемещения, выдачи, списания топливных карт с указанием:

даты выдачи карты водителю;
инициалы водителя и его личная подпись;
дата возвращения карты в бухгалтерию;
марки заправляемого автомобиля;
гос. регистрационного номера авто.

Организация запроса у поставщика ГСМ ежемесячного отчета по операциям по топливным картам.
Разработка табличной ведомости (Excel) и внутренней аналитической таблицы для удобного учета списания ГСМ по путевым листам.

Что такое топливная карта?

Наша компания пользуется топливными картами, у нас почти 1000 шт. т.к. машин много, контролировать кто и где заправился очень сложно. Участились кражи карт и несанкционированные заправки чужого транспорта, мы это можем обнаружить только в конце месяца, когда загружаем отчет поставщика. Когда будет на заправке оператор проверять в программе разрешенное к заправке транспортное средство? Корпоративным клиентам надо будет только указать в системе(личный кабинет) какие тс(данные ПТС или хотя бы гос. номер) могут заправляться по картам договора(или по конкретной карте). Развивать надо систему для корпоративных клиентов! возьмите за пример операторов сотовой связи.

Андрей

Следует особо отметить удобство формы расчетов с использованием топливных карт. Во-первых, не приходится выдавать деньги в подотчет, обрабатывать авансовые отчеты и следить за правильностью оформления каждого документа при каждой заправке. А если они происходят ежедневно? Тогда количество таких документов просто зашкаливает.