Инструкция для подотчетных лиц
2.2. Сотрудник бухгалтерии проверяет, нет ли у работника задолженности по ранее выданным подотчетным суммам. При ее отсутствии ставит на заявлении отметку об этом и передает заявление руководителю. Руководитель, в свою очередь, пишет на нем свое решение о выдаче денег (с указанием, на какой срок) или об отказе в выдаче.
1.5. В случае нецелевого расходования подотчетных средств, отсутствия подтверждающих документов или их несоответствия требованиям, указанным в п. 4, авансовый отчет работника может быть не утвержден руководителем.
Разбираемся с новыми правилами для подотчета
Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2022 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2022 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.
Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.
Составляем инструкцию для подотчетных лиц
Поскольку документы, приложенные к авансовому отчету, являются основанием для учета произведенных затрат, они должны быть оформлены в надлежащем виде. Именно в этом пункте отражаются все основные моменты и нюансы оформления оправдательных документов, на которые должен обращать внимание подотчетный сотрудник. Он отвечает за представляемые документы, а потому должен понимать, что при наличии каких-либо ошибок в них бухгалтер имеет право не принимать к учету произведенные расходы. В инструкции может быть указан перечень конкретных документов, предъявляемых при совершении той или иной операции, а также приведены правила оформления всех полей в них, обязательных к заполнению.
Главной целью составления инструкции является соблюдение законодательства в области расчетов с подотчетными лицами, а также определение порядка действий, которые совершаются в отношениях подобного рода. В соответствии с этой целью можно определить задачи, которые решаются при использовании данной инструкции:
Памятка Подотчетнику С 01072022
В настоящий период требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2022 г. N 359 (далее — Положение N 359).
Однако, гражданин, указанный в качестве заказчика и потребителя услуги, может быть подотчетным лицом организации. Тогда ему нужно позаботиться, чтобы из БСО было ясно, что услуга оказана в интересах работодателя. Например, при ремонте ноутбука, принадлежащего организации, в БСО необходимо указать данные, позволяющие однозначно идентифицировать данный объект.
Готовая инструкция для подотчетника
3.2. За дни командировки в пределах территории РФ работнику выплачиваются суточные в размере 700 руб. в день, за пределами территории РФ — в размере 2500 руб. в день. Условие о размере суточных за дни командировки можно прописать в положении о командировках или ином локальном нормативном акте
1.2. Командированному сотруднику деньги выдаются в подотчет на время командировки, в остальных случаях подотчетные суммы предоставляются на срок 10 дней. Срок, на который выдаются наличные деньги, устанавливаете вы сам Никаких ограничений в законодательстве нет. Это может быть 1 день, месяц или более продолжительный период Если в течение этого времени подотчетные суммы не израсходованы, они должны быть возвращены в кассу организации.
Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи
Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Подотчетными лицами могут выступать любые работники предприятия
Но ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь подотчетные можно выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Однако это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке должен передать в бухгалтерию.
Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами
После получения денежных средств, подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет в установленные сроки с приложением подтверждающих документов на каждый вид расхода. Предоставленный отчет проверяется главным бухгалтером (иным ответственным лицом) и утверждается руководителем предприятия.
Форма авансового отчета утверждена приказом Министра финансов РК «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 20 декабря 2022 года № 562.
К расходам, на которые выдаются подотчетные средства, можно отнести: приобретение товарно-материальных ценностей, командировочные и представительские расходы, оплата за оказанные услуги, выполненные работы, оплата хозяйственных расходов, которые осуществляются работником за счет средств предприятия.
Обеляем» подотчет
Чтобы избежать таких ситуаций, нужно установить, а лучше записать в памятке подотчетнику, что вся первичка оформляется только на фирму. Можно проводить покупки через сотрудников, у которых есть деньги в подотчете. Если таких не найдется, то придется переписывать кассу ради нескольких рублей аванса, якобы выданных подотчетнику.
Высший пилотаж – смета расходов канцтоваров (хозтоваров), утвержденная руководителем фирмы. Это простой расчет «сколько чего фирме требуется». Его можно составить на основании статистики прежних лет (года, квартала, месяца). Конечно, списать канцелярские и хозяйственные товары можно и без сметы. Но ее наличие показывает, что на фирме учтено все – вплоть до клочка бумаги. В итоге инспектору будет не так обидно остаться ни с чем. Начальству он может сказать: «С таким учетом что я мог найти?»
Виды документов для авансового отчета
Кассовые чеки – довольно проблемные документы. Из-за низкого качества печати некоторые реквизиты могут плохо читаться. А во время хранения они выцветают и могут становиться чистыми листами бумаги. Чтобы обезопасить себя, нужно делать копию чека сразу после его получения и заверять ее или у продавца, или у своего руководителя. Эти копии нужно хранить рядом с чеками.
Если в кассовом чеке нет конкретного перечня покупок, а указано что-то обобщенное «канцтовары», «медикаменты», «услуги», то этого документа для отчета недостаточно. Во-первых, объектом учета является конкретный товар или услуга. Во-вторых, бухгалтер должен доказать, что приобретение необходимо для осуществления уставной деятельности. Поэтому кассовый чек нужно дополнить товарным чеком, который детализирует покупки.
Приказ о подотчетных лицах
Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.
Составление приказа о подотчетных лицах является обязательным, в случае, если на предприятии есть сотрудники, которые наделены правом пользоваться выданными из кассы наличными средствами для достижения каких-либо служебных целей.
ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ
2.4. Если работник должен действовать от имени организации (в частности, это случаи, указанные в подп. 4, 5, 8 п. 4), то ему выдается доверенность (на получение ТМЦ – см. Приложение № 2, на иные полномочия – см. Приложение № 3). Работник должен предъявить ее при расчетах с третьими лицами, чтобы подтверждающие документы были оформлены на организацию, и он, как ее представитель, смог забрать причитающиеся ей документы и ТМЦ.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то срок представления авансового отчета начинает отсчитываться со дня выхода на работу.
Принимать у подотчетников БСО станет опасно
Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.
С 1 июля стало больше компаний и предпринимателей, которые обязаны применять онлайн-ККТ (Федеральный закон от 03.07.2022 № 290-ФЗ). Если подотчетник купит у такого продавца товар, но не принесет онлайн-чек, нельзя будет списать затраты. Подробнее>>>
Как правильно воспитать подотчетников
Авансовые отчеты – хлеб начинающего налогового инспектора. Там всегда найдетсячем поживиться: то чека нет, то НДС не выделен, а то и вовсе расходы непроизводственные.Журнал «Расчет» опубликовал полезные советы, которые помогут бухгалтерамизбежать проблем из-за подотчетников.
В приказе пропишите главные запреты: деньги на покупки выдаются только послесдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет правапередавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моментылучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.
Тема: Памятка для подотчетных лиц
1) Сотруднику ООО «. » (далее – Организации) отправляющемуся в командировку согласно решению руководства Организации, необходимо оформить следующие документы:
• приказ о направлении в командировку (тип.форма №Т-9, Т-9а),
• Задание и отчет (тип.форма Т-10а),
• командировочное удостоверение (тип.форма Т-10).
2) В случае если сотрудник командируется сроком на 1 день, то командировочное удостоверение можно не оформлять. Если сотрудник командируется сроком более 1 дня, то на командировочном удостоверении необходимо проставить печать по месту пребывания в командировке.
3) По пребытии из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию в течение 2 дней авансовый отчет о потраченных денежных средствах.
4) Сумма, выдающаяся командируемому сотруднику, определяется Руководством. Норматив составляет 100 руб./день для командировок свыше 1 дня, со сверх нормативных сумм должен быть удержан НДФЛ и перечислен в бюджет в течение 1 дня после утверждения авансового отчета по командировке, а сумма превышения норматива должна быть включена в налогооблагаемый доход сотрудника. (п.6 ст.226 НК).
5) в командировку могут направляться только штатные сотрудники Организации.
6) Сотрудникам, находящимся в командировке, необходимо требовать от иных организаций, оказывающим им услуги при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость. (Постановление Правительства РФ от 16.02.2022 N 84), а именно счет из гостиницы (форма №3-Г или №3-ГМ, утв. Приказом МФ РФ от 13/12/93 №121), счета-фактуры новой формы с указанием в них КПП и расшифровкой подписей (Пост.Прав. №914 от 2/12/2022, в ред. Пост.Прав. РФ №84 от 16/2/04).
1) Сотруднику, получившему денежную сумму из кассы организации, для хозяйственных расходов необходимо отчитаться по потраченным денежным средствам в течение 30 дней с даты их получения, предоставив авансовый отчет в бухгалтерию (см.Уч.политику организации на 2022 год п.3 Прил.4). Срок сдачи отчета по командировке — три дня (по загранкомандировкам — 10 дней). В случае несдачи в срок сумма, выданная подотчет должна быть включена в доход сотрудника и начислен НДФЛ.
2) Следует иметь в виду, что по мнению многих налоговиков покупка товаров (услуг) за собственные деньги с последующим возмещением от организации является порочной практикой.. Так можно было делать раньше. Теперь по Гражданскому кодексу, приобретая что-то за свои деньги, вы становитесь собственником этого приобретения. Для возврата своих средств придется передать право собственности вместе с объектом работодателю. А это уже сделка купли-продажи. Соответственно в форме 1-НДФЛ ее нужно будет зафиксировать в разделе 7 как реализацию физлицом имущества, принадлежащего ему на праве собственности.
3) Сотрудникам, отчитывающимся по потраченным наличным денежным средствам (за материалы, услуги и др.), необходимо приложить к авансовому отчету чек ККМ, товарный чек, накладную и др. Необходимо обратить внимание на наличие печати, подписи, названия, ИНН организации, продающей товары (работы, услуги). Документы, которыми отчитывается подотчетник, должны быть парными: либо накладная плюс квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек плюс чек ККМ. Первый документ в каждой паре описывает саму операцию, второй подтверждает факт оплаты. Если пары нет, выданные деньги включаются сотруднику в доход и облагаются НДФЛ. Кроме того, необходимо контролировать порядок заполнения товарного чека. Статья 9 закона о бухучете содержит набор обязательных реквизитов, которые должны быть в первичных документах. А там имеется такой пункт, как «Содержание хозяйственной операции». Поэтому просто запись «Канцтовары» не может являться достаточной.
4) Следует избегать покупок у ПБЮЛов. Однако, если сотрудник приобрел что-либо у ПБЮЛ, то сотруднику необходимо потребовать (перписать с составлением закупочного акта данные сведения со стенда, которые должны быть у него публично размещены) следующие сведения у продавца: свидетельство о госрегистрации, свидетельство о постановке на учет (Пункт 2 статьи 230 НК).
5) Следует иметь в виду, что согласно Федеральному закону от 22.05.2022 № 54-ФЗ все организации и индивидуальные предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику при расчетах наличными или платежными картами. В момент оплаты они должны выдавать отпечатанные ККТ чеки.
Чек должен содержать следующие реквизиты:
• наименование организации; идентификационный номер организации-налогоплательщика;
• заводской номер контрольно-кассовой машины;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки (оказания услуги);
• стоимость покупки (услуги);
• признак фискального режима.
Согласно письму Минфина от 05.01.2022 № 16-00-17/2, на чеке могут быть и другие данные, «предусмотренные техническими требованиями к ККТ». Отсутствие какого-либо реквизита на чеке может быть приравнено к неприменению ККТ.
По статье 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ, за это полагается штраф для кассиров – 1,5-2 тыс. рублей, для предпринимателей – 3-4 тыс. рублей, для организаций – 30-40 тыс. рублей.
Документы к авансовому отчету требования
—————————————————————————¬
¦ Индивидуальный предприниматель Соколовская Марина Тимофеевна ¦
¦ ИНН 291234567890 ¦
¦ Бланк строгой отчетности N 000103 серия ТМ ¦
¦ Вид услуги: Аренда жилого фонда, код по ОКУН — 803101 ¦
¦ ¦
¦ Содержание услуги: ¦
¦ предоставление для проживания меблированной комнаты площадью ¦
¦ 11 кв. м с правом пользования санузлом в четырехкомнатной ¦
¦ приватизированной квартире по адресу: г. Архангельск, Снежный проезд, ¦
¦ д. 20, кв. 135 ¦
¦ ——————————— ¦
¦ Перечень предметов интерьера и принадлежностей — см. на обороте. ¦
¦ ¦
¦ Отношения сторон регулируются гл. 35 «Наем жилого помещения» ¦
¦ Гражданского кодекса РФ ¦
¦ ¦
¦ Наймодатель: ИП Соколовская М.Т., ОГРНИП 302290000223752 ¦
¦ Наниматель: Прохоров Владислав Константинович ¦
¦ (фамилия, имя, отчество) ¦
¦ паспорт гражданина РФ 54 01 381124 ¦
¦ выдан ОВД «Москворечье-Сабурово» г. Москвы 06.12.2022 ¦
¦ (кем, когда) ¦
¦ место жительства: г. Москва, Каширское шоссе, д. 26, кор. 3, кв. 78 ¦
¦ (согласно паспорту) ¦
¦ контактные телефоны: 8-916-186-04-40 ¦
¦ ¦
¦ Период пользования помещением: ¦
¦ с «29» июня 2022 г. по «02» июля 2022 г. включительно ¦
¦ ¦
¦ Стоимость услуги: Две тысячи четыреста рублей 00 копеек ¦
¦ (сумма прописью) ¦
¦ Оплачено наличными денежными средствами: ¦
¦ 2400= (Две тысячи четыреста рублей 00 копеек) ¦
¦ (сумма цифрами и прописью) ¦
¦ ¦
¦ Дата составления: «29» июня 2022 г. ¦
¦ ¦
¦ Ответственное лицо: ¦
¦ администратор Соловьев Соловьев Михаил Дмитриевич ¦
¦ (должность) (личная подпись) (фамилия, имя, отчество) ¦
¦ ¦
¦ М.П. ¦
¦ Наниматель: Прохоров ¦
¦ (личная подпись) ¦
¦ Изготовитель: ООО «Печатник», ИНН 5104037805; ¦
¦ 567123, г Мурманск, ул. Космонавтов, 21. ¦
¦ Заказ N 2318, год выполнения — 2022; тираж — 1000 экз. ¦
L—————————————————————————
Что касается бланка строгой отчетности, то он заменяет кассовый чек. Разберемся, можно ли принимать авансовые отчеты с такими оправдательными документами. Какие требования предъявляет законодательство к их оформлению?
Памятка для подотчетных лиц с июля
Все российские предприятия могут вести расчеты с использованием наличных денег. Случаи такого применения денежных расчетов установлены Центробанком России в соответствующих указаниях. Одним из допустимых способов является выдача денег под отчет.
Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель должен издать приказ.