Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Акт на списание ГСМ. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).
Утверждение комиссией
Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.
Для чего нужен акт на списание ГСМ
После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.
Если для машины нет утвержденного Минтрансом лимита, либо организация решила использовать другое значение, она вправе рассчитать собственный лимит. Как правило, в такой ситуации компании действуют одним из двух способов.
Налоговый учет
Добавим, что налогоплательщикам, которые все же решили применять норматив (утвержденный Минтрансом или самостоятельно разработанный) для целей налогового учета, допустимо применять этот же норматив и в бухгалтерском учете. Другими словами, использовать одно и то же значение лимита при подсчетах израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.
Бухгалтерский учет
Как отразить такую передачу? Самый распространенный вариант — это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.
В автономном учреждении списание бензина осуществляется по фактическому расходу, но не выше норм, установленных Распоряжением № АМ-23-р. Рассчитанная с учетом данного документа норма расхода ГСМ по служебному автомобилю («Волга Сайбер» 2.4) составляет 10 л/100 км. Согласно представленному путевому листу фактический расход топлива равен 25 л. Пробег автомобиля за время поездки, зафиксированный в «путевке», – 250 км, что соответствует показаниям спидометра.
В настоящее время унифицированных форм путевых листов, обязательных для применения государственными (муниципальными) учреждениями, не установлено. Исходя из этого в целях определения объемов израсходованных ГСМ, подлежащих списанию, указанные учреждения вправе:
Путевые листы – основание для списания ГСМ.
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом. Выдача путевых листов подлежит регистрации в соответствующем журнале. Должностное лицо, ответственное за выдачу путевых листов, обязано оформить «путевку» до выдачи ее водителю и зарегистрировать выданный документ в журнале.
В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 и пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены в пределах фактически понесенных затрат на расходы при исчислении базы по налогу на прибыль.
Также нередко лицо, эксплуатирующее автомобиль в течение дня, ставит свою подпись не в каждой строке, в которой указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения, а одну внизу путевого листа, предполагая, что тем самым подтвердил использование автомобиля в течение этого дня по нескольким направлениям. Однако контролирующие органы при проверке признают это нарушением.
Путевые листы: оформление и порядок списания ГСМ
Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. На практике представление путевых листов в бухгалтерию может быть организовано по-разному. Например, ответственное лицо, регистрирующее выезд автомобилей из гаражей и въезд в них, выдачу ГСМ (денежных средств на приобретение ГСМ, талонов на бензин), представляет заполненные должным образом путевые листы в бухгалтерию организации в зависимости от установленного порядка документооборота (ежедневно, еженедельно либо в конце месяца за месяц). После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина.
Поскольку такое положение прямо не предусмотрено письмом Минфина России от 21.07.1992 № 57, то представляется правомерным и позиция налоговых органов по данному вопросу. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля: сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо МНС России от 02.06.2022 № 04-2-06/419).
Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.
Бухгалтерский учет ГСМ
По мнению Минфина России, изложенному в письме от 15.03.2022 № 03-03-02-04/1/67, расходы на приобретение ГСМ в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству, могут быть признаны в целях налогообложения при соблюдении требований, установленных упомянутым выше пунктом 1 статьи 252 НК РФ. УМНС России по г. Москве в письме от 23.09.2022 № 26-12/44873 выражало аналогичное мнение.
Списание в соответствии с законом и установленными нормами делового обычая возможно только тогда, когда акт утверждает комиссия. Она формируется внутри компании и включает в себя минимум два человека — утверждается комиссия. Ее назначение в обязательном порядке должно быть ознаменовано выпуском отдельного приказа.
В случае с налоговым учетом все иначе. Первое что нужно определить: классификация ГСМ как расходов — материальные или прочие. Под первый класс они попадают в том случае, если применяются для технологических нужд; ко второму же относятся в случае, когда производится использование для служебного транспорта.
Акт на списание: какие правила составления существуют
- всегда использовать заготовленный шаблон: для этого компания должна ввести его в оборот посредством внутреннего указа
- всегда сверять фактические данные и установленные нормы
- учитывать в подсчете внешние факторы, которые могли или могут повлиять на объемы
На страницах печатных изданий довольно часто освещаются вопросы приобретения и расхода горюче-смазочных материалов. Но различные виды топлив, масел, смазок, поступающие в организации и учреждения, требуют также соблюдения правил обращения с ними квалифицированными должностными лицами, обладающими специальными познаниями. Поэтому проверяющие органы всегда обращают внимание на нормы потребления и расхода горючего, способы его сохранения и использования по прямому назначению.
Материальная ответственность за перерасход ГСМ
Таким образом, на расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, могут быть отнесены потери нефтепродуктов в пределах норм естественной убыли, если фактические потери подтверждены результатами инвентаризации.
Виды потерь и нормы естественной убыли
Руководству учреждения, в частности заместителю командира батальона по вооружению, начальнику автомобильной и электрогазовой службы авиационно-технической воинской части необходимо принять меры по устранению причин перерасхода (пережога) горючего сверх установленных норм (п. п. 310, 378 Руководства по войсковому (корабельному) хозяйству в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденного Приказом министра обороны РФ от 23.07.2022 г. N 222).
Недавно были обновлены правила учета ГСМ, и с тех пор бухгалтеры сталкиваются с проблемами расчета нормативов и отражения находящегося в баке автомобиля бензина. В данной статье постараемся ответить на наиболее часто встречающиеся вопросы относительно учета горюче-смазочных материалов.
Правила учета ГСМ обновлены
Если в компании более двух транспортных средств, учитывать расходы на топливо будет проще, если вести внутреннюю отчетность. Формы отчетности, сроки составления, список ответственных лиц – все утверждается руководством в приказе. Среди полезных отчетных форм:
Типичные ошибки
- когда бензина в баке совсем мало, его не учитывают, и бухгалтер отмечает поступление и списание бензина с момента первой заправки;
- если бак почти полностью заполнен, необходимо узнать объем топлива и оформить безвозмездное получение (это будут облагаемые налогом доходы, стоимость ГСМ проводится по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 98, при списании делают проводки по ДЕБЕТУ счета 20 (26, 44) и КРЕДИТУ 10, а также по ДЕБЕТУ 98 КРЕДИТУ 91) либо выявить излишки (они включаются в доходы и проводятся по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 91, в налоговом учете формируются доходы).
Чиновники больше не требуют применять нормы Минтранса России при списании расходов на бензин. В начале этого года в Минфине России отказались от своей многолетней категоричной позиции и согласились с тем, что Налоговый кодекс РФ не ограничивает компании в учете топлива, израсходованного на служебные поездки (письмо Минфина России от 30 января 2022 г. № 03-03-06/2/12).
На заметку! Возможно вам также будут интересны следующие документы, связанные с автотранспортом: акт приема-передачи автомобиля — скачать, акт списание транспортного средства ОС-4а — скачать, приказ на списание ГСМ.
Приказ на списание топлива
Для вас мы подготовили также идеальные образцы двух важных документов, которые помогут бухгалтерии обосновать перед инспекторами, почему именно такое количество бензина списывает компания. И в деталях рассказали, что обязательно надо учесть при их оформлении.
- полное название организации
- календарная дата составления
- сведения о водителе
- информация об автомобиле: номер и марка
- используемые товары: наименование, количество и стоимость
Основное назначение акта
При нем используется счет 10 и в ряде случаев особый субсчет 10-3. Дебет полностью отвечает за приход, а кредит за списание. В соответствии с этими алгоритмами производится расчет ГСМ, которые были использованы, и полученное значение умножается на стоимость единицы.
Порядок списания
Теперь что касается необходимости нормирования расходов при налоговом учете. Законодательство напрямую не отвечает на данный вопрос, вследствие чего сложилась общепринятая практика: если нормы ГСМ установлены лично организацией, и они же ею превышены, то налоговая в качестве расходов таковые не признает. Это дает возможность для доначисления налога на прибыль. Судебная практика демонстрирует, что суд в таких вопросах поддерживает инспекцию.
Несоблюдение установленного в Методических рекомендациях порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (см. письмо Минфина России от 13.12.2022 N 02-10-010/55111). Вместе с тем, несоблюдение получателем бюджетных средств норм, содержащихся в Методических рекомендациях, может послужить поводом для претензий со стороны контролирующих органов по вопросам неэффективного использования бюджетных средств (см., в частности, п. 1 представления Счетной палаты РФ от 15.08.2022 N ПР 07-216/07-04).
ГАРАНТ:
В ходе деятельности организации госсектора, конечно же, могут иметь место факты отклонений от установленных норм расхода материальных запасов (как в большую, так и в меньшую сторону), а также факты использования ресурсов в соответствии с нормами, но без достижения заданного результата. Сами по себе данные факты не могут рассматриваться в качестве нарушений действующего законодательства — соответствующие управленческие решения должностные лица учреждения могут принимать только после анализа всех обстоятельств, обусловивших возникновение отклонений.
Внимание
Методические рекомендации используются только в отношении автомобильного подвижного состава общего назначения, а также в отношении специальных автомобилей. При этом расход топлив на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм, приведенных в Методических рекомендациях, не включен и устанавливается отдельно.
Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом следует ознакомить всех водителей автотранспорта. Отсутствие в организации утвержденных норм может привести к злоупотреблениям со стороны водителей, и, следовательно, к неоправданным дополнительным расходам.
Нужны ли нормы
Формально путевые листы выписывают организации. Так сказано в Постановлении № 78. Предприниматели по формальным признакам заполнять путевой лист не должны, поскольку согласно статье 11 НК РФ являются физическими лицами. Но ведь они используют транспорт в производственных целях. И МНС России в письме от 27.10.2022 № 04-3-01/665@ обратило внимание на то, что путевые листы должны ими использоваться.
Пример
При разработке этих норм организация может использовать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России от 29.04.2022 (руководящий документ № Р3112194-0366-03 согласован с руководителем Департамента материально-технического и социального обеспечения МНС России и применяется с 1 июля 2022 года). В документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава, норм расхода топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и методика их применения, а также нормативы по расходу смазочных масел.