Как составляется график отпусков по трудовому кодексу

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — График отпусков в организации: правила составления и основные нюансы, которые следует учитывать. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

При этом достоверность сведений, отраженных в составленном графике отпусков, должна быть подтверждена подписью и печатью руководителя, а также датой утверждения, которая проставляется на основании специально изданного приказа об утверждении.

на основании специально утвержденной в организации формы графиков отпусков (утверждается специальным приказом руководителя организации в числе первоочередных документов кадрового типа).
использование специальной формы Т-7, которая была утверждена в 2022 году Госкомстатом РФ в рамках Постановления «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Содержание

Правила составления

Только после того, как был сформирован график отпусков для лиц, которые имеют право преимущественного получения отпуска, формируется вторая его часть, в которую включаются все остальные сотрудники, которым отпуск не предоставляется в преимущественном порядке по каким-либо причинам, в том числе по причине отсутствия у них льгот на первоочередное предоставление отпуска.

женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
сотрудники возрастом до 18 лет;
жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.

Важные моменты и требования закона

В маленьких организациях практикуют предварительный опрос сотрудников, где они могут выразить пожелания относительно времени года своего отпуска. Но во избежание больших разногласий, инспекторы по труду дают рекомендации все же не довольствоваться словесным опросом, а фиксировать его документально с подписью каждого работника. Это будет подтверждением того, что он не возражает против предложенного времени отпуска. Предварительная форма графика отпусков на 2022 год доступна в Интернете, но такой заполненный документ в любом случае подлежит дальнейшему согласованию с руководителем. Далее мы также приведем пример заполненного графика на предстоящий год.

Два отпуска

Ответ: нет, не обязательно, поскольку в шапке раздела «Утверждаю» руководитель оставляет подпись, которая и выполняет роль приказа. Следуя из этого, острой необходимости в дополнительном приказе не существует. Также см. «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».

Конечно, иногда при разбивке отпуска на части или необходимости ознакомить сотрудника с тем, что он уходит в отпуск (это нужно делать за две недели до начала отпуска) возникают сложности, так как форма Т7 не предусматривает подобных действий. Но эту проблему все решают по-своему. Например, задействуют дополнительные строки или добавляют лишнюю графу для подписи работника (а некоторые прилагают к графику отпусков дополнительный ознакомительный лист).

График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и, конечно, с учетом особенностей рабочего процесса. Коллективным договором или другим нормативным актом может быть установлена максимальная численность людей, которые, работая в определенном подразделении, могут одновременно находиться в отпуске. Это делается для того, чтобы не страдал и не останавливался рабочий процесс.

Нужен ли график отпусков, если организация маленькая?

По сути, график отпусков является расписанием ежегодных отпусков сотрудников, который составляется для того, чтобы установить очередность отдыха и обеспечить пребывание на работе нужного количества людей.

Важный факт: работодатель имеет право разделения отпуска так, чтобы его часть приходилась целиком только на выходные дни. В таком случае, работник фактически не получит дополнительного времени отдыха, однако может получить отпускные, что увеличит его доход за календарный месяц.

Следует отметить, что законодательство предусматривает возможность перенесения времени отпуска на следующий год, если таковой не был использован работником. Также, предусматривается и возможность переноса оплачиваемых отпусков на последующий календарный год и по инициативе работодателя в исключительных случаях, когда отсутствие сотрудника на рабочем месте будет недопустимым.

Порядок составления графика отпусков

В то же самое время, выходные дни, входящие в отпуск, подлежат оплате отпускными на общих основаниях, исходя из расчетов среднего заработка работника. При этом согласно трудовому законодательству непосредственно положенные выходные дни для сотрудника не считаются оплачиваемыми.

Несовершеннолетние в возрасте до 18 лет;
Подчиненные, пребывающие в статусе совместителя (при условии, что данная работа для них является второстепенной);
Лица, состоящие в браке с военнослужащими (вне зависимости от их звания);
Сотрудники женского пола, находящиеся на 6-8 месяце беременности (в течение такого отпуска подчиненная должна написать заявление об уходе в декрет);
Работники, несущие службу в опасных или вредных условиях.

Со стороны начальника в этот документ вносятся данные об отпусках для каждого подчиненного на один год. А вот работники имеют право указать в нем свои пожелания касательно даты выхода на отдых и его длительности. В статье 125 ТК РФ четко сказано, что сотрудники одномоментно могут взять половину законного отпуска, а оставшуюся часть использовать через два-три месяца после возврата на работу. Но разрешается это только с письменного одобрения директора предприятия. При его несогласии сотруднику придется отдыхать в период, оговоренный в приказе.

Ответственные лица

Издать указ об изменении ГО;
Передать этот документ в отдел кадров для повторной установки очередности отпусков (подобная процедура обычно осуществляется за одни сутки);
Перепроверить актуальность внесенных правок (заверять документ второй раз подписью работодателя не нужно).

прием или увольнение сотрудников;
обращение самого работника с просьбой о переносе отпуска в связи с личными обстоятельствами (обычно на более поздний период);
возможность того, что отсутствие сотрудника негативно скажется на работе организации (производственная необходимость);
денежная компенсация нескольких неиспользованных дней по согласованию с сотрудником.

В сводной таблице по отпускам должны быть указаны все сотрудники из списочного состава организации на момент его утверждения. Таким образом, принятый на работу до приказа об утверждении графика человек должен быть внесен в него, даже если в период определения очередности ежегодного отдыха он в штате отсутствовал.

Правила составления графика отпусков

Плановая длительность отпуска может указываться как точными датами, так и месяцами. А все предусмотренное законодательством время для отдыха по желанию работника может быть разделено на несколько частей, но с учетом того, что одна из них должна составить не менее 14 дней.

Для нормального функционирования предприятия рекомендуется одновременно предоставлять отпуск не более 10% работников от численности списочного состава. Поэтому нужно провести анализ полученных данных и приступать к следующему шагу планирования – выявлению сотрудников, отсутствие которых подлежит обязательному замещению.

Подготовительные работы

Помимо правильного оформления и сроков подготовки документа важен и срок хранения в организации. Согласно установленным правилам п.693 (Перечень типовых архивных бумаг предприятия, утвержден в 2022 году Приказом Министерства культуры РФ №558), график отпусков должен храниться не менее года, т.е. вплоть до истечения года, следующего за отчетным.

Как хранится график отпусков

На предприятии могут разрабатываться собственные бланки для согласования отпускных периодов работников с утверждением образца заполнения графика отпусков. Форма предприятия по новым правилам утверждается в виде приложения к учетной политике компании.

Обязанности по составлению графика на кадровую службу возлагаются отдельным приказом руководителя. По тому же приказу при отсутствии кадровиков их функцию может выполнить любой сотрудник, имеющий необходимую квалификацию и доступ к информации.

Сроки

прием или увольнение сотрудников;
обращение самого работника с просьбой о переносе отпуска в связи с личными обстоятельствами (обычно на более поздний период);
возможность того, что отсутствие сотрудника негативно скажется на работе организации (производственная необходимость);
денежная компенсация нескольких неиспользованных дней по согласованию с сотрудником.

Нужен ли отдельный приказ?

График отпусков: сроки составления для всех работников по действующим нормам ТК РФ (ч.1 ст. 123) должны быть утверждены не позднее 16 декабря года предыдущего. Чем крупнее предприятие, тем раньше должен быть начат этот процесс.

К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.

Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2022 № 1 указано на недопустимость одновременного использования двух и более отпусков по разным основаниям.

График отпусков и новички

После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется.

В документе с графиком отпусков выделить отдельный 11 пункт «Примечание» или «Ознакомлен», где каждый из работников ставит свою подпись и дату.
Создать отдельный документ — лист ознакомления, где трудящиеся на предприятии расписываются.

Порядок ознакомления сотрудников

Этот расписание, по которому работники уходят в ежегодные отпуска (ст. 123, ч. 1, ТК РФ). График составляется в обязательном порядке, подготавливается до начала года. Обеспечивает право трудящихся на отдых, которое гарантируется работнику Конституцией РФ (ст. 37, п. 5).

Что такое график отпусков по трудовому кодексу

Благодаря обозначенной очерёдности отпусков, сотрудник может заранее спланировать своё время на отдых и провести его с максимальной пользой. Работодатель контролирует укомплектованность штата и не ищет замену сотруднику в последний момент.

Для того чтобы график отпусков стал действительно удобным инструментом планирования и распределения нагрузки, советуем воспользоваться не унифицированной формой Т-7, а таблицей, где по горизонтали будут располагаться календарные месяцы, разбиты на недели, а по вертикали — фамилии сотрудников внутри одного отдела или занятых одним проектом.

История

Громогласное заявление начальника по работе с оптовыми клиентами было несколько неуместно — где еще находиться сотрудникам в обеденный перерыв, как не на кухне. Поэтому начальник отдела кадров, в чью сторону прозвучало замечание, повернула голову к вошедшей, ожидая, что за этим последует.

Шпаргалка

— Я хочу сказать, что, получив заявление, проверяю, есть ли у работника на конкретно заявленную им дату право на отпуск указанной продолжительности. Может, он в этом рабочем году уже отгулял свой отпуск, целиком или частично, или устроился на работу менее полугода назад. А дальше руководитель принимает решение, может он отпустить работника или нет.

Лица, уполномоченного заполнять и готовить выписку из графика отпусков. Можно распределять ответственность на руководителя отдела кадров и его сотрудника.
Периода предварительного согласования дат с работниками в пределах подразделений.
Срока, в течение которого руководитель утверждает подготовленную кадровой службой таблицу.
Даты готовности документа (составляется не позднее 2-недельного срока до окончания текущего года).

Подготовка к составлению

За две недели до окончания календарного года каждая организация обязана подготовить график отпусков на всех трудоустроенных сотрудников, согласовать и утвердить его у руководства. Данная норма закреплена трудовым законодательством и обязательна к исполнению. Работникам кадрового отдела предстоит тщательно изучить вопрос, как составить график отпусков, исходя из требований закона, а также организовать согласование сроков по подразделениям предприятия, чтобы уход сотрудника не привел к сбоям в работе.

Общие положения

Под графиком отпусков понимают локальный нормативный акт, определяющий очередность предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха персоналу в организации. Он обязателен для исполнения как для работника, так и для руководителя предприятия. Необдуманное составление документа может привести к срыву производственного процесса либо к нарушениям, влекущим административную ответственность. Поэтому к вопросу — как правильно составить график отпусков, — стоит подходить очень серьезно.

График отпусков не может быть составлен в точности с пожеланиями сотрудников. Поэтому разумно предупредить работников о том, когда им предстоит отдыхать. Самый оптимальный вариант в этом случае — это ведомость с трафиком отпусков, в которой стоит подпись всех сотрудников. То есть, это гарантия того, что они предупреждены и не придётся ждать никаких сюрпризов.

1-5 тысяч рублей — штраф, который актуален для должностных лиц;
30-50 тысяч рублей — штраф, который актуален для юридических лиц (при этом мера пресечения может быть другой – приостановка деятельности до 90 дней).

Права наёмных работников

При формировании графика отдыха во внимание берётся численность подчинённых, количество подразделений и иные факторы. Из-за этого период согласования может занимать некоторое время. Но с этим вопросом не стоит затягивать.

При несоблюдении законодательства о труде и ущемлении своих прав, работник может обратиться за защитой в профсоюзную организацию, в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру или суд. ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает наложение штрафа на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей, на юридическое лицо от 30000 до 50000 рублей. При повторном нарушении наказание ужесточается.

Участники Великой Отечественной войны и приравненные к ним лица.
Герои Советского Союза.
Герои Российской Федерации.
Полные кавалеры ордена Славы.
Лица, награжденные знаком «Почетный донор России».
Женщины, имеющие двух и более детей до 12 лет.
Опекуны (попечители) несовершеннолетних детей.
Лица, получившие заболевание вследствие катастрофы на ЧАЭС и других авариях на атомных объектах.
Работники моложе 18 лет.
Женщины, супруги которых являются военнослужащими.
Женщины перед отпуском по беременности и родам.
Мужья, в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам.
Совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе).

Основание

Руководителям структурных подразделений предоставить списки работников с указанием предполагаемых сроков отпусков. Данные списки довести до сведения профсоюза до (определенная дата).
Профсоюзной организации внести мотивированные корректировки в графики отпусков до (определенная дата).
Начальнику отдела кадров составить сводный график отпусков с учетом мнения профсоюза и предоставить его на утверждение до (определенная дата).